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電子檔案的采集制度是規(guī)范電子檔案集成管理的基礎

由于電子檔案的形成設備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數(shù)據(jù)庫的建立，并且對檔案的調(diào)用、查閱帶來諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應該對電子檔案的范圍、種類、格式、運行平臺程序等在一定時期內(nèi)做出明確的規(guī)范，形成對內(nèi)、對外均可兼容運行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫、保存、調(diào)用等相關的工作制度，從而建立運行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機制。

電子檔案的管理制度是維護檔案安全、真實可靠的保證由于網(wǎng)絡的開放性和易受攻擊性的特點，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機、加密、拷貝、備份、調(diào)用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應用平臺的基礎

電子檔案的建立和使用都離不開計算機系統(tǒng)，要不斷根據(jù)電子信息技術的發(fā)展為檔案管理軟硬件進行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計算機系統(tǒng)為標志的配置，主要考慮處理速度、儲存空間、網(wǎng)絡接口等要件，做到相對先進；軟件部分主要是加強管理應用軟件的開發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質(zhì)是電子檔案管理平臺高效、規(guī)范運行的核心

不論檔案管理平臺構(gòu)建的如何好，都需要由人來操作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關系到電子檔案平臺功用的發(fā)揮，由于電子檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)問題，但從目前的實際情況來看，檔案管理人員對電子檔案管理相關技能的培訓相對滯后，不能完全適應檔案管理發(fā)展的需要。因此，要不斷強化檔案管理人員的業(yè)務技能和政治思想的系統(tǒng)性培訓教育，使之在必須具備相應的計算機應用、網(wǎng)絡技術、軟件操作、維護等相關技能，以及檔案管理學、檔案保護技術學、甚至是必要的英語等素質(zhì)。同時，要持續(xù)加強檔案管理人員的政治素質(zhì)教育，強化愛崗敬業(yè)、努力鉆研、盡責盡職、遵章守紀等職業(yè)道德，為電子檔案管理的不斷發(fā)展進步做出應有的貢獻，為企業(yè)的發(fā)展進步提供有力的記錄、見證、分析、決策等支持！電子檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，需要企業(yè)管理者的高度重視和必要的投入作保障，需要建立、健全電子檔案管理的相關制度并加以切實推進，需要檔案管理工作者在實踐中的不斷創(chuàng)新，才能使電子檔案管理不斷適應新形勢、新發(fā)展、新需要。

本文作者：林璐作者單位：大唐韓城第二發(fā)電有限責任公司