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1當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理中的現(xiàn)狀

1.1與紙質(zhì)檔案長期互相并存

紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長久保存、載體相對(duì)穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在文件形成時(shí)間長、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、存儲(chǔ)密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時(shí)間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時(shí)期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對(duì)檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計(jì)算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。

2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失

一些企業(yè)對(duì)檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡單的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上,用文件夾加以分類對(duì)電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒有充分認(rèn)識(shí),一旦計(jì)算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會(huì)承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對(duì)載體的依賴性較大

傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動(dòng)的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業(yè)人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足

目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對(duì)已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時(shí)得到保存。長此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價(jià)值。企業(yè)工作人員對(duì)電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對(duì)其都沒有一個(gè)正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業(yè)電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計(jì)算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對(duì)同一份檔案采用相同的歸檔號(hào)碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢肩利于長期保存。

3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)

采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢在必行通過信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)

為確保電子檔案的完整和真實(shí)性就必須給電子檔案一個(gè)健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫采用多種方式載體備份如光盤、移動(dòng)硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時(shí)采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

3.5注重加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

電子檔案的信息化對(duì)檔案人員的專業(yè)性有較高的要求高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍才能承擔(dān)和勝任信息化進(jìn)程的發(fā)展。除了基本的管理人員外還要有一批專業(yè)的軟件、硬件管理人員及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)維護(hù)人員,以適應(yīng)企業(yè)電子檔案的信息化建設(shè)步伐。

作者：王帥馬玉濱單位：哈爾濱游樂園九三零一五部隊(duì)