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1、企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性

1.1信息處理速度快

電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中,以文字或者圖片掃描的方式都可,然后在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的整理、統(tǒng)計(jì)分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤,節(jié)省時(shí)間,提高工作效率。

1.2查閱方便

將檔案信息錄入后,自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索,對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理,完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí),只需要輸入關(guān)鍵詞,就可以快速的查閱到相關(guān)信息,省去了查找的時(shí)間。

1.3存儲(chǔ)穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放,不僅浪費(fèi)空間,還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定,只需要存儲(chǔ)在光盤、U盤或者存儲(chǔ)卡等載體中即可,受到外界環(huán)境的影響較小,存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng),具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用

在以往的檔案管理工作中,如果需要查閱檔案信息,需要提取紙質(zhì)檔案,不僅費(fèi)時(shí),而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化,通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通,可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作,提高了檔案的利用效率,減少了查找和傳遞的繁瑣。

1.5信息補(bǔ)錄方便

在檔案管理工作中,有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充,在傳統(tǒng)的檔案管理方式中,就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中,只需要輸入關(guān)鍵詞,查閱到對(duì)應(yīng)的檔案,然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可,省時(shí)省力,提高了工作效率。

1.6提高檔案工作者的工作效率

以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣,任務(wù)量大,耗時(shí)耗力,檔案管理者根本沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí),更沒有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái),提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí),提高對(duì)檔案的利用效率。

2、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀

2.1電子檔案管理普及率低

盡管計(jì)算機(jī)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣,但大多是用在會(huì)議辦公,企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面,在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案,也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。

2.2對(duì)電子檔案管理缺乏重視

很多企業(yè)的檔案管理人員,對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存,對(duì)文件、圖片多次備份更罕見。時(shí)長(zhǎng)日久,企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失,這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。

2.3電子檔案自身存在缺陷

企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式,這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜,一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低,大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意,加上電子檔案的開放性,使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。

3、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施

3.1構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建

電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及,須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì),對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后,在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處,使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理,使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化,使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格,使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。

3.2加強(qiáng)電子檔案的控制和管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定,并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次,要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求,對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后,再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。最后,要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù)。

3.3建立檔案安全保障體系

建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要,檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。

3.4提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)

由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng),內(nèi)容繁雜,需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作,所以要避免過于頻繁的人員流動(dòng),保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作,使其更好的掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)和,從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。

4、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今我們處于信息化的時(shí)代,信息化已在我們生活中無(wú)所不在,同時(shí)也是企業(yè)檔案管理工作的重要發(fā)展方向。目前企業(yè)檔案管理電子化和信息化的實(shí)現(xiàn),有效的提高了企業(yè)檔案管理的工作效率,為檔案工作的發(fā)展提供了必要指導(dǎo)信息,特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下,企業(yè)更應(yīng)為檔案管理提供必要的設(shè)備和人才的培養(yǎng)環(huán)境,從而加快企業(yè)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

作者：陳靜李靜單位：內(nèi)蒙古北方蒙西發(fā)電有限責(zé)任公司