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一、電子檔案具有的優(yōu)勢

（一）在資源與成本節(jié)約方面的優(yōu)勢。

傳統(tǒng)的檔案需要大量的人力、物力來管理。然而，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，歸檔、分類、信息利用變得更加輕松，立卷歸檔、檢索查找不再困難，工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度也得到了減輕。傳統(tǒng)檔案管理需要大量的人力記錄、整理和分類，當(dāng)有更新或變動(dòng)時(shí)，更是勞民傷財(cái)。電子檔案的管理只需要持有人將電子檔案數(shù)據(jù)通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者，有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)效率。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存在檔案室中，這就要求嚴(yán)格的防火、防潮、密閉。嚴(yán)格的環(huán)境要求增加了儲(chǔ)存成本，電子檔案不需要具體的檔案室，而是使用虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，這大大地節(jié)約了成本。

（二）在安全管理方面的優(yōu)勢。

基于紙質(zhì)檔案本身的特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案在運(yùn)輸或更新時(shí)很容易丟失損毀。電子檔案由于其可備份的能力，丟失損毀的幾率大大減小，且在長時(shí)間存儲(chǔ)過程中也不易出現(xiàn)失真和損毀現(xiàn)象。因此，在安全管理方面也更具優(yōu)勢。

（三）對于滿足使用者多樣化需求的優(yōu)勢。

在時(shí)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的條件下，檔案工作的服務(wù)對象不再只需要查看文字檔案，還需要一些圖片、音頻、視頻的資料，傳統(tǒng)檔案已經(jīng)無法滿足這些需求。電子檔案由于擁有多種多樣的信息形式而逐漸被越來越多的人接受。隨著社會(huì)發(fā)展水平和人們生活水平的提高，檔案需求逐漸顯現(xiàn)出多樣性，這就要求我們應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，更好地滿足檔案使用者的多樣化需求。

二、做好電子檔案管理工作的對策

（一）有效整合電子檔案資源。

要制定完善的檔案利用審批制度，使用者使用檔案時(shí)，必須由相關(guān)部門進(jìn)行審批。檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，通過整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）合理保護(hù)電子檔案安全。

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，切實(shí)做好電子檔案的安全性保護(hù)工作至關(guān)重要。必須提高電子檔案持有者和管理者的責(zé)任心，培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，采取有效的保護(hù)手段，在電子檔案得到利用的同時(shí)也要保護(hù)電子檔案的安全，既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

（三）規(guī)范電子檔案利用制度。

建立健全電子檔案密級管理制度，根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理，對于內(nèi)含密級信息的電子檔案一般不宜提供拷貝，通訊傳輸應(yīng)使用有效密匙，直接利用瀏覽過程也應(yīng)加以監(jiān)控。確保重要信息完整，電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。

三、電子檔案管理工作中需注意的事項(xiàng)

（一）建立合理的檔案使用規(guī)則。

根據(jù)利用者的情況采取合理的檔案使用規(guī)則，依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進(jìn)行有效地管理。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。

（二）強(qiáng)化對保密文件的管理。

采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對有密級的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期地更換。系統(tǒng)應(yīng)對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于失誤所帶來不可挽回的損失。

作者：王麗娟 單位：哈爾濱市呼蘭區(qū)呼蘭社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心