電子檔案管理問題及應(yīng)對思考
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我國的經(jīng)濟不斷的發(fā)展，促進了我國的很多行業(yè)的快速發(fā)展，在這樣的大前提下，我國的生產(chǎn)力以及國家綜合國力都呈現(xiàn)了上升的趨勢。在科技信息化高速發(fā)展的今天，很多信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始運用到企業(yè)的發(fā)展中，在對于電子檔案的工作管理的時候也是沒有例外的。但是對于電子檔案的管理仍然喲組合很多問題，所以應(yīng)該對管理存在的問題采取的應(yīng)對策略，電子檔案的管理人員就這些存在的問題進行一一解決實現(xiàn)檔案電子管理的可持續(xù)發(fā)展。
（一）對于檔案的管理意識不強，管理制度不合理
在我國經(jīng)濟文化建設(shè)中，電子信息行業(yè)發(fā)展迅速，使得檔案管理模式變得多種多樣。部分檔案管理人員只注重傳統(tǒng)檔案管理工作，沒有對電子檔案管理的重要性形成一種很好的意識，所以很多管理人員在對待電子檔案的時候缺乏正確的態(tài)度，導致檔案管理的工作缺乏時效性和科學性。同時，因為不重視電子檔案的管理，所以在電子檔案的管理中沒有一個科學的規(guī)章制度來約束它，在電子檔案的管理中也缺少考核的標準。在實際的操作過程中很多檔案管理員沒有實現(xiàn)對電子檔案信息質(zhì)量、工作效率、以及不按照規(guī)范來進行電子檔案的管理工作，造成了電子檔案工作的無序性以及低質(zhì)量。另外一個方面就是，現(xiàn)有的高科技信息技術(shù)沒有有效的應(yīng)用到電子檔案中，這就造成了電子檔案的發(fā)展速度十分的緩慢，約束了了電子檔案的管理水平。
（二）電子檔案利用率低
對于檔案管理這個工作來說，它是一個相對其他工作來說更加繁瑣的工作，所以在進行管理的途中就會出現(xiàn)各種各樣的問題，但是電子檔案的管理人員沒有對出現(xiàn)的相關(guān)問題進行收集整理以及分析，所以就會使得重要的信息丟失，使得電子檔案行業(yè)的發(fā)展舉步維艱。在實際工作規(guī)程中，電子檔案管理工作對員工缺少一種有效的績效考核制度，所以很多電子檔案管理工作人員缺乏工作的責任感，忽略了建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺以及對收集有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息，造成了電子檔案的利用率非常低，使得電子檔案失去存在的真正價值。
（三）缺乏培訓，專業(yè)水平不高
目前，電子檔案管理工作開展過程中，普遍存在檔案管理管理人員的專業(yè)水平不高，缺少專業(yè)的技術(shù)人才，所以整個電子檔案管理行業(yè)的管理水平普遍低下，這種情況制約了電子檔案管理的發(fā)展。另外一方面，各種電子設(shè)備的不完善、專業(yè)人才的缺乏，導致電子檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)，嚴重影響電子檔案管理的整體效用。
（四）人才短缺，管理信息化不強
目前，從事電子檔案管理的工作人員都趨向老齡化，使得電子檔案管理工作專業(yè)人才嚴重稀缺，從而導致電子檔案管理的信息化速度非常緩慢，給電子檔案管理工作質(zhì)量帶來一定影響。電子檔案的管理工作中，因為進行管理的人才普遍缺少對于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練運用，沒辦法實現(xiàn)新技術(shù)的應(yīng)用，所以在管理上信息化綜合素質(zhì)水平不高，根本無法滿足新形勢下電子檔案管理工作的實際需求，給電子檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展帶來極大影響。
二、新形勢下電子檔案管理中問題的應(yīng)對措施
（一）增強電子檔案管理意識
我國市場經(jīng)濟的環(huán)境下，電子檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)陳舊的觀念和工作態(tài)度，對電子檔案管理工作的認識應(yīng)該有一個很大的提高，有效的落實電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，從而達到增強管理意思的效果，促進電子檔案管理規(guī)范化發(fā)展。在實際工作過程中，同時要規(guī)范管理的規(guī)章制度，制定有效的切實的電子檔案管理績效考核標準，有效的提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平，最后達到有效的提升電子檔案管理工作的整體效用。在日常工作中，對電子檔案管理工作人員的實行有效的監(jiān)督，在工作過程中嚴格把關(guān)他們是否按照國家規(guī)范標準執(zhí)行，才能確保電子檔案信息的準確性、可靠性和完整性。
（二）加強管理，提高檔案管理標準化
在實際工作中，電子檔案管理的有效性對于電子檔案信息的建設(shè)有著非常重要的意義，關(guān)乎著它的安全性，所以管理人員應(yīng)該有效的監(jiān)督電子的檔案管理的工作，切實的貫徹規(guī)章制度，有效的將管理人員的的認識提高，實現(xiàn)有效的考核制度加強他們的責任感?，F(xiàn)行的市場條件下，檔案的發(fā)展是朝著自動化、現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展的，為了保證它的安全性，首要任務(wù)就是要對網(wǎng)絡(luò)安全進行管理。所以相關(guān)人員要進行電子檔案信息的查詢時，必須要按照規(guī)定程序進行查看。例如，首先，在檔案的建設(shè)過程中必須要設(shè)立個人賬戶和密碼，這是為了自助登陸檔案中心，然后登記簽字方可進入檔案管理室，并且在進入檔案管理時候要進行安檢，主要是防止進入的人員帶有便攜式設(shè)備進行拷貝資料，這樣做的目的是有序開展電子檔案管理工作
（三）培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才
我國現(xiàn)階段的電子檔案管理工作人員的工作水平和技能都不夠?qū)I(yè)，因此，在實際工作過程中，要加強電子檔案管理工作人員的培訓，吸收高素質(zhì)、高技能、高水平的電子檔案管理工作人員，并有效培養(yǎng)專業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。為了滿足我國經(jīng)濟快速發(fā)展，提升電子檔案管理工作的水平務(wù)必要提高管理人員的綜合素質(zhì)，建立規(guī)范化的電子檔案管理隊伍，使得電子檔案工作快而好的有效發(fā)展。例如，在開展培訓電子檔案管理人員的活動在的，舉行一些技能大賽，并實行獎勵制度，可以提高電子檔案管理工作人員的自我提升意識和競爭意識，對于推動電子檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展具有重要作用。
（四）提升素質(zhì)，提高電子檔案信息安全性
在不斷加強電子檔案管理的同時，要注重全體員工綜合素質(zhì)能力的提升，才能有效調(diào)整電子檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，逐步實現(xiàn)電子檔案管理的自動化、信息化和現(xiàn)代化。在信息技術(shù)發(fā)展的今天，電子檔案管理工作人員應(yīng)該加強自身的素質(zhì)意識，有效的提高自身的素質(zhì)，在檔案管理的工作中，與同事密切溝通，取長補短，熟練掌握和運用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正意義上實現(xiàn)電子檔案管理的信息化。所以，根據(jù)電子檔案管理工作的實際發(fā)展需求，完善信息技術(shù)同時引進各種電子信息設(shè)備，促進檔案管理工作的效率，從而保證電子檔案管理中各種信息的安全性。
三、結(jié)束語
總的來說，隨著高科技信息技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，新形勢下電子檔案管理的不斷加強，必須注重上述的相關(guān)問題，并根據(jù)實際情況采取應(yīng)對策略，才能真正提高電子檔案管理工作的整體效用，從而在提升全體工作人員綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，推動我國電子檔案管理工作長遠發(fā)展。
作者：李興國 單位：延安職業(yè)技術(shù)學院
