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【摘要】計(jì)算機(jī)的發(fā)展拉動(dòng)著自動(dòng)化辦公程度不斷提升，高職院校應(yīng)用電子檔案極大程度上提高了檔案部門(mén)辦公效率，但是管理電子檔案工作還存在著一些問(wèn)題，需要探索新的管理途徑，文中對(duì)高職院校的電子檔案管理工作發(fā)展做了簡(jiǎn)單的論述。

【關(guān)鍵詞】高職院校；電子檔案；工作途徑

高職院校檔案管理工作比較繁重，而電子檔案的應(yīng)用可以將復(fù)雜的檔案管理工作簡(jiǎn)單化，電子檔案管理具有及時(shí)查閱檔案、完善檔案、易保存等優(yōu)勢(shì)，高職院校應(yīng)用電子檔案管理檔案工作已經(jīng)是必然趨勢(shì)，需要各高職院校根據(jù)自身情況有效地運(yùn)用。

一、電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

電子檔案的一些文件信息難以持續(xù)識(shí)讀，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)是準(zhǔn)確、方便，但是計(jì)算機(jī)的軟件和編碼方式的變化，使系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境發(fā)生變化，極易造成文件不可讀，由此需要高度重視這一問(wèn)題。檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的重視程度不夠。一些檔案管理工作者，習(xí)慣將紙質(zhì)檔案作為檔案保存的載體，不重視電子檔案，只是將電子檔案作為副本來(lái)保管，沒(méi)能做到及時(shí)打印或備份文件，很容易造成重要文件信息丟失。管理人員對(duì)電子檔案管理觀念的認(rèn)識(shí)不足，在一定程度上阻礙了電子檔案管理工作的開(kāi)展。電子檔案還缺乏一定的安全保障。電子檔案是以電子文件形式，以計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者光盤(pán)等材料為載體，以數(shù)字編碼的形式來(lái)記錄并保存信息，若出現(xiàn)管理不當(dāng)或者非法技術(shù)操作等情況，很有可能給電子文件帶來(lái)安全隱患。

二、發(fā)展高職院校電子檔案管理工作的對(duì)策

（一）實(shí)現(xiàn)科學(xué)化電子檔案管理。高職院校需要推行標(biāo)準(zhǔn)化的著錄電子文件，保障電子檔案文件的可讀性要求，在軟件升級(jí)時(shí)積極地做好文件打印或者備份工作，防止檔案信息流失，積極應(yīng)對(duì)電子檔案文件不可讀的問(wèn)題，管理人員需要及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行更新，做好計(jì)算機(jī)的管理工作以及計(jì)算機(jī)的清理工作，保證電子檔案文件信息可及時(shí)調(diào)閱、查檔等。高職院?？梢耘c軟件公司相互合作，建立并完善屬于自己院校的電子檔案信息管理系統(tǒng)，督促管理人員做好電子文件收集信息的完整性，做好電子信息文件的識(shí)別和標(biāo)識(shí)工作，做好檔案信息變化及時(shí)錄入工作，將文件信息完整準(zhǔn)確的納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，同時(shí)做好防火墻工作以及安全病毒查殺能力強(qiáng)的軟件，防止由于非法侵入造成檔案流失的問(wèn)題，提高本校電子檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

高職院校需要建立健全檔案歸檔制度，電子檔案的管理工作涉及的內(nèi)容較多，且需要管理人員具備一定的技術(shù)能力，需要高效的各個(gè)管理部門(mén)及時(shí)給予及時(shí)的配合，及時(shí)將本部門(mén)相關(guān)的檔案信息及時(shí)上報(bào)，由檔案信息的管理人員及時(shí)進(jìn)行信息歸檔工作。做好高職院校的電子檔案管理工作，需要以管理制度為依托，將其納入到高校管理工作的程序中，由電子檔案管理人員負(fù)責(zé)嚴(yán)格把關(guān)，做好定期收集專(zhuān)用軟盤(pán)工作，同時(shí)跟進(jìn)各個(gè)戶頭管理，根據(jù)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)選擇儲(chǔ)存文件的格式以及文本歸檔工作，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，需要充分地了解信息的始末，保障電子文件信息的真實(shí)程度，形成電子檔案后，要對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)控，按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、檔案鑒定以及檔案歸檔等工作。

（二）做好電子檔案實(shí)體保存工作。電子檔案的實(shí)體保存載體主要是光盤(pán)，負(fù)責(zé)檔案管理工作人員需要做到輕拿輕放，將其放置在防磁柜中，并使其保持直立的狀態(tài)，防止由于堆疊或者摩擦造成光盤(pán)出現(xiàn)變形或者劃痕。要保證貯存光盤(pán)環(huán)境具備適宜的溫度與濕度，防止光盤(pán)出現(xiàn)老化或者受潮的情況，其溫度需要控制在14℃~24℃，保存的濕度控制在40%~65%內(nèi)。除此之外還需要做好避光工作，防止光盤(pán)受到紫外線的照射造成過(guò)早老化的問(wèn)題，定期對(duì)光盤(pán)進(jìn)行復(fù)制，在進(jìn)行光盤(pán)轉(zhuǎn)存貯時(shí)，需要保證編號(hào)前后一致，每五年左右進(jìn)行一次光盤(pán)復(fù)制。最好檔案的分類(lèi)管理工作，大多數(shù)高職院校都有很多的電子檔案文件，需要根據(jù)不同的類(lèi)別進(jìn)行劃分，主要分為基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、學(xué)生檔案、職工檔案等。其中基建類(lèi)的檔案最終輸出是以紙張的形式，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行打印，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要按照相關(guān)的要求將檔案信息輸入進(jìn)去，對(duì)紙張文件進(jìn)行掃描，根據(jù)其編號(hào)和圖號(hào)以及案卷號(hào)進(jìn)行保存，保證用戶端可以檢索到圖紙資料。

（三）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的管理。高職院校的電子檔案管理工作正在向現(xiàn)代化方向發(fā)展，電子檔案的管理工作將會(huì)更加規(guī)范、科學(xué)，對(duì)管理人員的要求也將越來(lái)越高，由此高校必須建立專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理職位，提高管理人員使用電子計(jì)算機(jī)的能力以及提高其管理工作的能力，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其可以及時(shí)接受并應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)以及管理理念，提高其操作計(jì)算機(jī)的能力，提高其對(duì)電子檔案管理工作的重視程度。電子檔案的管理人員需要做好日常的檔案室管理工作，及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制工作，同時(shí)保證電子檔案載體儲(chǔ)存的環(huán)境干凈整潔，提高電子檔案的使用壽命。

三、結(jié)語(yǔ)

高校應(yīng)用電子檔案管理檔案工作，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，可以及時(shí)地更新各類(lèi)檔案信息，有效縮短查檔、歸檔時(shí)間，降低檔案管理工作的強(qiáng)度，高職院校需要及時(shí)地解決電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮電子檔案的作用，提高檔案工作的管理效率。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(07).

作者：朱柳紅 單位：湖南有色金屬職業(yè)技術(shù)學(xué)院