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［摘要］在信息化高速發(fā)展的今天，稅收工作信息化也在不斷推進，稅收檔案管理工作正在逐步實施現(xiàn)代化管理，電子檔案管理成為稅務管理的主要部分。但是信息技術在應用于稅務檔案工作的過程中存在一定的問題，思想認識和工作經(jīng)驗都有不足之處。本文就電子檔案管理在稅務工作中的意義以及當前稅務電子檔案工作中容易出現(xiàn)的問題進行了分析探討，并針對問題提出了相應的措施、對策，希望能對提高稅務檔案管理工作水平有所幫助。

［關鍵詞］稅務；電子檔案；管理；信息化

當前納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營方式呈現(xiàn)多樣化特征，稅務部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的稅務檔案管理已經(jīng)無法適應當前的社會需求，稅務檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術進行稅務檔案管理是今后稅務檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務部門間的程序缺乏聯(lián)系，難以做到信息共享，這給稅務檔案的收集、整理帶來了困難。

1 稅務電子檔案管理的特點及意義

電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進行電子文件的記錄。它相對于傳統(tǒng)的紙質檔案來說，具有連續(xù)不斷復制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統(tǒng)完成的，它可以利用計算機系統(tǒng)進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進行自由組合分類，并且突破了紙質檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無限增長的紙質檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。把電子檔案管理方法應用到稅務檔案管理工作中，有效減輕了稅務檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務檔案信息的流通與共享，使稅務檔案的收集、整理、建檔、服務一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務部門還能及時掌握稅源動態(tài)，為稅收計劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出了其應有的價值。

2 稅務電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

雖然近幾年來電子檔案已廣泛應用于我國各級稅務機關之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現(xiàn)的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務部門中的應用效率。因此，必須總結稅務電子檔案管理的經(jīng)驗教訓，并進行認真分析、探討，找出相應的對策和方法，切實讓稅務檔案在稅收工作中發(fā)揮應有的作用。

2.1 稅務電子檔案管理設施尚不完善

稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費和技術的限制，我國多數(shù)基層稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設脫節(jié)，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。

2.2 稅務電子檔案的安全措施不到位

在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，做好網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全保密措施是第一位的。在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務電子檔案的數(shù)字化建設還不夠完善，網(wǎng)絡安全措施還不到位。稅務電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，做好安全保密工作。

3 稅務電子檔案管理改進對策

3.1 加強辦公自動化系統(tǒng)建設，加強信息化技術研究

當前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設，有助于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的業(yè)務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統(tǒng)計查詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門還要對計算機專業(yè)人才加強稅收專業(yè)知識的培訓，使其能夠更好地從事計算機的開發(fā)管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓，強化信息數(shù)字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協(xié)同相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好稅務電子檔案管理工作。

3.2 規(guī)范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式

國家稅務總局應該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實可行的辦公自動化流程，并根據(jù)當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發(fā)出能夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務信息系統(tǒng)的應用效率。稅務部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務積累不受影響的情況下，在同一省內努力實現(xiàn)稅務系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。另外，稅務部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構建稅務部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務部門自身實際情況的稅務電子檔案管理辦法。此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅務電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結合稅務系統(tǒng)的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、歸檔、開發(fā)有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質。

3.3 完善稅務檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權限控制法，以及數(shù)字時間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數(shù)據(jù)，以此來保護電子檔案不被竊取。數(shù)字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時間不可改變。然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密技術和解密技術都在不斷地升級和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項長期而艱巨的任務，任何時間都不能有半點松懈。另外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。4 結語電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務部門的工作效率。然而，稅務電子檔案管理存在著稅務電子檔案管理設施尚不完善，稅務電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務部門加強辦公自動化系統(tǒng)建設，規(guī)范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式，完善稅務檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務電子檔案真正發(fā)揮其應有的作用。

主要參考文獻

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作者:彭 琴 單位:廣東省惠州市地方稅務局