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一、充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，提高工作人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才刻不容緩

隨著干部人事制度改革的不斷深化，整個社會信息化進(jìn)程的不斷加快，干部檔案管理的手段、內(nèi)容也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到年輕化、知識化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。但在實(shí)際工作中，干部人事檔案管理由于不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)和社會效益，在單位工作中得不到足夠的重視，導(dǎo)致用人隨意、檔案管理人員流動性大且沒有專職管理人員等現(xiàn)象，因此，提高檔案工作人員的素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，成為我們現(xiàn)階段檔案管理工作的關(guān)鍵。一是提高人事檔案管理人員政治思想覺悟，加強(qiáng)政治責(zé)任感、敏銳性和鑒別力；二是提高專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才；三是引入競爭機(jī)制，擇優(yōu)錄取優(yōu)秀人事檔案管理人員；四是隨著科技發(fā)展，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入人事檔案管理中，利用數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等先進(jìn)科技，進(jìn)一步提高人事檔案管理效率和管理水平。

二、完善人事檔案設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理

人事檔案工作在員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查等方面起著重要作用，更能有效的規(guī)避人事風(fēng)險，同時，個人檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一折損或缺失就無法補(bǔ)救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時的工作時，要嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫房內(nèi)的溫濕度，并每天監(jiān)測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對收集來的需要?dú)w檔的材料，及時進(jìn)行歸檔。歸檔時嚴(yán)格按照《人事檔案管理規(guī)范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進(jìn)行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類準(zhǔn)確、手續(xù)齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：

1.對屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。

2.對紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或壓平。對于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊；對過窄的材料，要根據(jù)檔案規(guī)定尺寸進(jìn)行加邊擴(kuò)充；對時間較久、較軟的材料要在背面加頁固定；對填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍(lán)色或紅色的，要進(jìn)行手工臨描或加頁復(fù)?。晃慈霗n的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。

3.對每類材料除四類和九類外按時間順序進(jìn)行排序，對四類和九類材料要按照材料性質(zhì)進(jìn)行再次分類，分類后的材料再按時間順序進(jìn)行排序，對排好順序的材料再進(jìn)行編號和編頁。

4.按照分類順序進(jìn)行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對應(yīng)，準(zhǔn)確核對材料形成時間，份數(shù)和頁數(shù)填寫無誤。

5.目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時添加目錄。經(jīng)過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。

三、健全制度，強(qiáng)化人事檔案規(guī)范化管理

一定的法律環(huán)境和強(qiáng)效的法律保護(hù)是檔案管理所必須的，在檔案的收集、保管和利用的過程同樣需要法律法規(guī)加以約束，因此組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《人事檔案管理辦法》等一系列法規(guī)文件，深入了解人事檔案工作的全程序，使檔案意識得到進(jìn)一步提高是很有必要的。根據(jù)社會和單位的發(fā)展需求，完善檔案管理所需的軟件和硬件，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，確保人事檔案有章可循。同時要建立健全一整套人事制度，如《人事檔案管理工作制度》、《人事檔案保管制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案查閱、借閱利用制度》、《人事檔案鑒定銷毀制度》、《人事檔案統(tǒng)計(jì)制度》等，做到制度上墻，有章可循，有法可依。

四、加強(qiáng)人事檔案保管的保密工作

做好檔案保密是檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，貫穿了各個環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及個人資料，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責(zé)。但現(xiàn)在個別單位在人事檔案管理中存在著：轉(zhuǎn)遞接收檔案時沒有密封，收集整理材料沒有專人負(fù)責(zé)，檔案傳遞不走機(jī)要渠道，檔案由個人或非單位持有、管理等不負(fù)責(zé)的情況，破壞了人事檔案的完整、有效，嚴(yán)重影響了人事檔案的安全，這樣會造成不必要的后果。因此，人事檔案保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求。

五、加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案是單位了解個人的重要工具，也是記錄個人成長和工作業(yè)績的重要依據(jù)，是單位考察領(lǐng)導(dǎo)干部、選人用人的重要保證，所以干部人事檔案至關(guān)重要。因此加強(qiáng)人事檔案管理工作，實(shí)行開放式管理，使人事檔案社會化，才能更充分的利用人才資源。隨著社會進(jìn)步，人才資源將越來越占優(yōu)勢，人才流動也會越來越活躍，而伴隨政治體制改革的不斷深入，人才將成為一種無政府色彩產(chǎn)業(yè)，人事檔案開放式社會化模式將成為一種常見的管理模式。因此，現(xiàn)階段大多數(shù)城市將偏重于大中專畢業(yè)生實(shí)施人事，人才服務(wù)中心將托管大中專畢業(yè)生的人事檔案，這種方式促進(jìn)了人才流動，促進(jìn)了人事檔案社會化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理。

六、做好信息化管理人事檔案

隨著人事檔案的深化改革和計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)在實(shí)際工作中的廣泛應(yīng)用，原有的人事檔案管理方式已跟不上時代的腳步，主要表現(xiàn)在：一是現(xiàn)有人事資料只注重紙制的收集和整理，使每個干部的信息和工作動向不能及時進(jìn)行更新和查詢；二是傳統(tǒng)人事檔案重收集輕分析的管理方式落后；三是人事檔案管理人員對檔案的利用只滿足于平時工作需要，缺乏對人事檔案工作的開發(fā)和利用。因此，要使人事檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就必須使傳統(tǒng)的管理方式有所改變，發(fā)揮計(jì)算機(jī)易于更新和統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢，健全干部檔案數(shù)據(jù)庫。以最快速度為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供快速、全方位、準(zhǔn)確的干部人事信息，獲取個人各方面的綜合信息，大大提高工作人員的工作質(zhì)量和勞動效率。

七、大力宣傳人事檔案管理工作

做為檔案管理人員，如何讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，那么就需要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重檔案的良好格局。使各級領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，關(guān)心工作人員的政治、生活待遇，注重管檔人員和理論和業(yè)務(wù)水平，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理崗位要競爭上崗，層層挑選，要選出有黨性意識，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優(yōu)秀人才從事管理工作，注意保護(hù)和調(diào)動他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提高。作為一名新時代檔案管理人員需改變以往傳統(tǒng)的管理理念，更新觀念，勇于創(chuàng)新，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把日常管理工作與社會活動緊密結(jié)合，使檔案工作適應(yīng)新形勢的要求。在信息化時代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識。以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，帶動一個單位的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值。總之，人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，加強(qiáng)人事檔案檔案管理工作，不僅是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對人事檔案管理工作的認(rèn)識，在日常工作中不斷進(jìn)行研究和探索，不斷向前邁進(jìn)，才能更好地服務(wù)于單位，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會服務(wù)。

作者：王麗麗單位：臨沂市人民醫(yī)院