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一、醫(yī)院人事檔案制度存在的問題

第一，人事機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量有待提高。人事機構(gòu)的定位是社會服務(wù)，但在開展醫(yī)院人事檔案的管理運行中卻不能從行政管理型向社會服務(wù)型進行有效的職能轉(zhuǎn)變，十足的優(yōu)越感導(dǎo)致服務(wù)態(tài)度惡劣。人事機構(gòu)服務(wù)態(tài)度的不到位，一方面使人事人員在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時感覺自尊心頗受打擊，另一方面使醫(yī)院人事檔案管理人員沒有卸掉繁瑣的人事管理事業(yè)，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理成本有增無減。第二，醫(yī)院人事管理特點使人檔分離度制度的優(yōu)勢蕩然無存。人事檔案制度的一大優(yōu)點就是通過“人檔分離”來將技術(shù)性和事務(wù)性的人事管理事宜交給專業(yè)的人事機構(gòu)，優(yōu)化單位的人力資源配置并降低人事管理成本。但由于醫(yī)院人事管理的特點使得其對人事檔案的依存度較高，人員在醫(yī)院工作期間涉及到工資調(diào)整、晉升及年度考核等都要形成相應(yīng)的人事材料并需要查詢相關(guān)檔案信息，如果每一次檔案信息的查詢都要到人事機構(gòu)進行，那么會無形中增加很多檔案查閱的時間及各類繁瑣的手續(xù)。第三，人事機構(gòu)的人事檔案內(nèi)容不能及時更新。由于“人檔分離”，人事機構(gòu)所管理的人事檔案只是人員最初的檔案資料，人員在醫(yī)院工作期間因工資調(diào)整、崗位調(diào)換、晉升及年度考核等形成的人事材料無法第一時間在檔案中進行補充（材料交接具有一個時間差），從而導(dǎo)致人事機構(gòu)的人事檔案內(nèi)容相對滯后。

二、醫(yī)院人事檔案制度的優(yōu)化建議

1.規(guī)范檔案管理操作流程，明確醫(yī)院和人事機構(gòu)的工作職責(zé)

實行人事制度后，醫(yī)院人事檔案工作開展需要醫(yī)院和人事機構(gòu)雙方的共同協(xié)作才能完成，這就要求雙方在良好溝通和協(xié)作的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理操作流程，對雙方的職責(zé)范圍、工作程序等進行明確的劃分（避免因權(quán)責(zé)不清而造成工作中的扯皮現(xiàn)象），對人事檔案工作開展中的關(guān)系不順、職責(zé)不清、信息反饋不及時和程序不規(guī)范等問題進行重點解決，從而構(gòu)建一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、人事檔案真?zhèn)蔚蔫b別、查詢、傳遞、與人員和醫(yī)院定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度，確保醫(yī)院人事檔案工作的開展都有章可循。

2.構(gòu)建醫(yī)院人事檔案制度的監(jiān)察機制

制度監(jiān)察機制對于醫(yī)院人事檔案制度的落實有著非常重要的影響，它可以監(jiān)察人事人員的各項權(quán)益是否得到保障、人事機構(gòu)的服務(wù)是否落到實處等，為此要構(gòu)建由政府職能部門組織或組建的監(jiān)察機構(gòu)，對涉及醫(yī)院人事檔案工作的醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機構(gòu)的工作情況進行跟蹤檢查，對于違規(guī)行為要給予嚴厲的處罰（尤其是對醫(yī)院主管人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和人事機構(gòu)的負責(zé)人實行責(zé)任追究制），然后對制度執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差和失誤進行分析，從而針對性地采取調(diào)控措施。

3.加快醫(yī)院人事檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)

第一，構(gòu)建人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。在原有醫(yī)院人事檔案基本信息的基礎(chǔ)上構(gòu)建基本信息數(shù)據(jù)庫，將性別、年齡、姓名、黨團時間、籍貫、工作年限、職稱、學(xué)歷、工資、考核標準、獎懲情況、職務(wù)及合同等基本信息都包含在其中，并且健全與人事檔案密切相關(guān)的五險一金等人事信息功能。第二，推廣人事檔案管理信息軟件。醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機構(gòu)都要積極研發(fā)和使用人事檔案管理信息軟件，對檔案信息進行及時更新和動態(tài)管理，確保檔案內(nèi)容的完整性、時效性和準確性。在遵守檔案保密制度的前提下，醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機構(gòu)要利用計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化，推廣人事檔案信息的網(wǎng)上查詢服務(wù)（查詢時要對用戶的身份進行驗證，避免檔案被不法分子竊?。４送庖粩嗤貙挋n案利用渠道，利用現(xiàn)代技術(shù)來便于檔案的檢索、信息統(tǒng)計分析、預(yù)測等工作的開展，切實提高人事檔案管理工作的效率。

4.轉(zhuǎn)變觀念，提高人事機構(gòu)的服務(wù)水平

一方面，人員因身份穩(wěn)定性較差、待遇不公平等原因，在心理和言語上都比較抵觸人事檔案制度，這對于醫(yī)院人事檔案制度的順利實施和人員的日后發(fā)展都是很不利的。為此，人員要轉(zhuǎn)變理念，積極配合人事機構(gòu)，主動移交具有參考價值和保持價值的個人材料，以便在確保個人檔案完整性和及時性的同時，為相關(guān)部門考察選用人才提供檔案依據(jù)。另一方面，人事機構(gòu)在管理檔案時涉及的內(nèi)容較多且政策性較強，它需要檔案管理人員具有較高的責(zé)任心、豐富的人事知識、良好的主動服務(wù)意識和現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)。為此人事機構(gòu)要加強檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，確保檔案管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)并增加服務(wù)意識，由目前的被動式服務(wù)向主動式服務(wù)轉(zhuǎn)變，并且在工作中不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，通過與人員和醫(yī)院的溝通來搭建人事檔案工作開展的良好平臺。

三、小結(jié)

本文筆者認為，要想真正發(fā)揮醫(yī)院人事檔案制度的優(yōu)勢，就必須糾正人員關(guān)于人事檔案制度的偏見、提高人事機構(gòu)的服務(wù)水平、加快醫(yī)院人事檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建醫(yī)院人事檔案制度的監(jiān)察機制及明確醫(yī)院和人事機構(gòu)的工作職責(zé)。

作者：常德海 王建軍 單位：山東省德州市人民醫(yī)院