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企業(yè)人事檔案管理作為企業(yè)檔案管理工作的一部分在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中起著關(guān)鍵性作用，它將企業(yè)各類人才的基本信息工作履歷書面化，更有利于人才的提升擇用，是勞資分配、評(píng)定職稱等的重要依據(jù)。所以，應(yīng)提高企業(yè)人事檔案的重視度及管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

一、企業(yè)人事檔案工作的現(xiàn)狀

1.人員流動(dòng)頻繁，人事檔案控制難。

當(dāng)今社會(huì)受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響，流動(dòng)人員迅速增加，企業(yè)不重視人事檔案管理，人事檔案工作往往由人力資源部一名同事兼職負(fù)責(zé)。因?yàn)槠髽I(yè)人員流動(dòng)性較大，人力資源部同事要負(fù)責(zé)各方面工作，不能及時(shí)更新人事檔案，出現(xiàn)“有人無檔”、“有檔無人”等現(xiàn)象。此外，一些企業(yè)委托當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)管理人事檔案，這給人才的管理與利用、檔案的轉(zhuǎn)遞帶來了一系列問題。

2.企業(yè)效益性致使企業(yè)對(duì)人事檔案重視度低。

人事檔案只能起到企業(yè)內(nèi)部服務(wù)的功能，不能為企業(yè)創(chuàng)造明顯的效益，這就造成人事檔案在一些企業(yè)中形同虛設(shè)。如果運(yùn)用信息化手段使檔案提供更好的服務(wù)，也是值得探討的問題，只有服務(wù)好了，把人用好了，效益也會(huì)增加。

3.檔案的不透明性使個(gè)人對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)度不夠。

一直以來人們對(duì)自己檔案的概念只是一個(gè)牛皮檔案袋，至于檔案袋里的信息內(nèi)容一無所知，自己的檔案都是神秘陌生的，更談不上對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)。很多檔案因?yàn)橹獣远鹊?，企業(yè)不重視，往往會(huì)成為“死檔案”。在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達(dá)，提倡政務(wù)公開，信息公開的大環(huán)境下，檔案的透明度也是檔案管理中面臨的一個(gè)關(guān)鍵問題。

二、人事檔案在收集審核中遇到的問題

1.人事檔案材料收集制度不完善，收集力度欠缺，審核不嚴(yán)。

第一，全面完整的收集材料是做好檔案管理工作的前提，嚴(yán)格審核是做好檔案管理工作的保證，要體現(xiàn)檔案的內(nèi)在價(jià)值，必須重視檔案管理和審核，健全收集歸檔制度，工作主動(dòng)、及時(shí)。但目前很多企業(yè)未健全相關(guān)制度，收集也未按規(guī)章制度執(zhí)行，往往造成檔案的缺失和不全面；審核也只注重外觀、格式，不注重檔案內(nèi)容，使得檔案材料缺乏精度和準(zhǔn)確性。第二，人事檔案作為人事管理的信息資料，記錄企業(yè)人員的工作、學(xué)習(xí)培訓(xùn)和晉升，是企業(yè)工作人員的證明和企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)。目前來說，部分企業(yè)對(duì)人員檔案工作審核不嚴(yán)格，監(jiān)督不到位，出現(xiàn)檔案造假、作弊的情況，導(dǎo)致企業(yè)工作人員專業(yè)能力、素質(zhì)層次不齊，影響企業(yè)的發(fā)展。

2.人事檔案管理人員水平能力有限，不了解檔案的重要性、管理方式和審核流程。

檔案管理人員基本上都是由人事部同事兼職，未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，所以對(duì)檔案的重要性、檔案管理方式和檔案審核流程都不了解，也沒有足夠的時(shí)間和精力投入到檔案工作中，就造成了檔案入檔材料審核不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，嚴(yán)重影響了檔案利用水平。

三、人事檔案在整理與利用時(shí)遇到的問題

1.人事檔案管理工作規(guī)范性不足。

現(xiàn)階段人事檔案管理存在法規(guī)滯后，方式單一，模式封閉，內(nèi)容陳舊，手段落后等問題，整理歸檔的資料不全面、不準(zhǔn)確，一些歸檔的材料內(nèi)容形式極其相似，不能準(zhǔn)確反映真實(shí)情況。

2.人事檔案利用意識(shí)不足，利用價(jià)值不高。

目前，社會(huì)普遍對(duì)人事檔案的重視度不足，不重視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的分離，檔案材料不完整，不能客觀地反應(yīng)本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值降低。

四、對(duì)人事檔案收集審核整理與利用如何改進(jìn)的建議

1.遏制弄虛作假，確保人事檔案的真實(shí)性。

企業(yè)應(yīng)完善檔案管理體制，做好人事檔案資料管理的搜集、整理和審核工作；企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全，目錄清晰和層次分明；人力資源管理部門應(yīng)做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象，從根源上杜絕信息失真。

2.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理部門與市場(chǎng)人才機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。

企業(yè)各個(gè)部門之間只有加強(qiáng)交流，保證交流渠道暢通，才能使人事檔案信息資源得到合理的運(yùn)用，優(yōu)化企業(yè)人才優(yōu)化配置。加強(qiáng)與人才市場(chǎng)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，吸納優(yōu)秀人才，強(qiáng)化企業(yè)人才建設(shè)，提升企業(yè)人才軟實(shí)力。因此，企業(yè)要建立人力資源管理部門與市場(chǎng)人才機(jī)構(gòu)交流溝通的渠道，確保人力資源管理部門發(fā)揮其職能和作用，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

3.規(guī)范檔案制度，推廣信息化人事檔案管理體系。

人事檔案的管理工作應(yīng)從數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段著手建立目錄數(shù)據(jù)庫，使人事檔案得以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享；增強(qiáng)人事檔案的內(nèi)在實(shí)用價(jià)值；建立相對(duì)開放式的人才檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建實(shí)用平臺(tái)，這樣既可以提高搜索人才效率也可以降低人事檔案的社會(huì)管理成本。

五、結(jié)語

綜上所述，在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，做好企業(yè)的人事檔案管理工作，不僅僅是企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的需要，更是一個(gè)企業(yè)謀求長(zhǎng)期發(fā)展，提高人才核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。要想加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理就要意識(shí)到管理中的缺陷和不足，并正視缺陷，采取有效的措施來克服缺陷，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)資源，使企業(yè)的人事檔案管理逐步地完善化和科學(xué)化，從而為企業(yè)更好的服務(wù)。

作者：湯曉蓓 單位：中電投電力工程有限公司