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一、堅持豐富館藏和優(yōu)化館藏的原則

豐富的館藏既是真實可信的歷史資料，又是全面、有效地搞好檔案服務(wù)的前提。優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量，一定要以實事求是的科學(xué)態(tài)度，從為各項事業(yè)服務(wù)這一指導(dǎo)思想出發(fā)，廣征博采，精篩細(xì)選。農(nóng)業(yè)科研檔案的形式有它自身的特點(diǎn)?？蒲泄ぷ魇且豁検謴?fù)雜的工作，形成檔案材料經(jīng)歷的時間可能是幾年甚至十幾年，這樣長的周期，若不采用有效的方法，要保證一項科研成果檔案的齊全完整是十分困難的。“三結(jié)合”、“四同步”管理體系充分體現(xiàn)了尊重農(nóng)業(yè)科研工作客觀規(guī)律的思想，它是保證科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要舉措。把科技檔案管理與科研計劃管理、成果管理、條件管理結(jié)合起來，做到下達(dá)科研任務(wù)與科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃完成進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步;鑒定、驗收科研成果與鑒定、驗收檔案材料同步;上報評審獎勵科研成果材料與出具文件材料歸檔情況證明同步。幾年來，由于采取了以上這些措施，使我們的36項科研課題所形成的500卷有價值的農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率、齊全率、準(zhǔn)確率達(dá)到100%，為檔案利用工作打下了堅實基礎(chǔ)。

二、建立完善的科研跟蹤服務(wù)機(jī)制

檔案工作的根本宗旨是:充分開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足利用者的需要，為科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。為了全面了解和掌握各個研究課題組的科研動態(tài)，主動尋求服務(wù)機(jī)遇，我們深入各科室、課題組調(diào)查研究，建立完善的科學(xué)技術(shù)研究跟蹤服務(wù)機(jī)制，開辟檔案利用效果信息反饋果道，實行服務(wù)跟蹤記錄，收集利用效果信息，總結(jié)檔案利用規(guī)律，積極配合科研立項，及時提供相關(guān)信息，有針對性地開展服務(wù)，收到了良好的效果。例如，在“可紡60支以上紗棉花新品種選育”及“新型殺菌劑二氯異氛尿酸鉀的研究開發(fā)”兩課題的申報過程中，考慮到農(nóng)業(yè)科研工作的連續(xù)性，在同一領(lǐng)域開展新的課題研究之前，必須充分了解前人的研究成果，查閱過去的檔案，從中得到借鑒。由于申報前查閱了大量的科技檔案、聲像檔案，以豐富的信息、翔實的數(shù)據(jù)填寫項目申報材料，在國家科技部的科研項目招投標(biāo)中，一舉中標(biāo)，“可紡60支以上紗棉花新品種選育”被列入國家“十五”863計劃，“新型殺菌劑二氛異氛尿酸鉀的研究開發(fā)”被列入國家“十五”科技攻關(guān)計劃。

三、加強(qiáng)檔案信息資源的宣傳和開發(fā)

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研人員科技活動的真實記錄，具有珍貴的保存價值和重要的開發(fā)利用價值。它是科學(xué)研究、成果轉(zhuǎn)化、推廣應(yīng)用等得以延續(xù)、發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，因此，必須大力宣傳農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性。

1999年，我們利用聲像檔案提供100余幅圖片，編輯萬字文字說明，以展板形式展出科技成果30余項、科技產(chǎn)品50余項、成果轉(zhuǎn)化項目20余項，接待各級領(lǐng)導(dǎo)、科技人員、農(nóng)村技術(shù)人員等參觀者5萬人次。與此同時，我們抓住河北省實施的“科技下鄉(xiāng)”這一有利時機(jī)，發(fā)揮和依靠下鄉(xiāng)科技人員的橋梁和紐帶作用，采用授課、科技大集等形式，大力宣傳和展示科技檔案信息資源，并精心挑選科技檔案中適合貧困縣(村)發(fā)展的科技項目，以技術(shù)開發(fā)、技術(shù)推廣、技術(shù)培訓(xùn)為重點(diǎn)，促進(jìn)科技檔案信息資源的轉(zhuǎn)化。獻(xiàn)縣下淀村，地處黑龍港區(qū)，農(nóng)民種植結(jié)構(gòu)單一，人均收入低。根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況，我們將半干旱中心的科研成果及技術(shù)產(chǎn)品進(jìn)行篩選，有針對地提供“雙杭棉栽培技術(shù)”及“油葵栽培技術(shù)”等檔案資料，通過組織培訓(xùn)，將這一技術(shù)廣泛推廣，使當(dāng)?shù)剞r(nóng)民擺脫了陳舊耕作制度，實現(xiàn)效益經(jīng)營。2001年種植雙杭棉330多公項、油葵100公頃，在華北地區(qū)干旱少雨的情況下，獲得大豐收，人均增收100元。

四、注重深層次檔案信息資源的開發(fā)和利用

深層次檔案信息資源的開發(fā)利用，是主動向廣大利用者提供科學(xué)、系統(tǒng)檔案信息服務(wù)的一項專門性工作。它是通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成的檔案信息半成品，使利用者直接獲得相關(guān)信息，從而縮短收集信息的時間，提高工作效率。例如，圍繞國家科技部對半干旱中心驗收這一工作部署，我們大力挖掘深層次的檔案信息資源，將檔案材料整理、歸納、摘錄、綜合，使其序列化，編寫二次、三次文獻(xiàn)，如年鑒、大事記、重要文件匯編、科技產(chǎn)品匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等，為向科技部提交的《驗收總結(jié)報告》、《評估調(diào)查表》、《驗收登記表》、《成果開發(fā)案例》等驗收材料提供了可靠依據(jù)。

五、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響檔案信息資源的利用率和利用效果，因此，檔案人員必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，不斷研究檔案利用中的新情況、新特點(diǎn)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識結(jié)構(gòu)，提高工作創(chuàng)新能力。信息社會，提供原始信息往往不能滿足利用者多種需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同的角度進(jìn)行加工，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品，從而實現(xiàn)檔案信息的增值，達(dá)到高效利用的目的。另外，檔案工作者要具備良好的英語水平和計算機(jī)運(yùn)用技能，為檔案信息的快速傳播打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。