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1計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于中小學(xué)檔案管理工作的作用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)行政管理工作帶來(lái)了巨大的便利，在相關(guān)技術(shù)的支持下，學(xué)校等單位的行政管理工作都產(chǎn)生了自動(dòng)化與數(shù)字化的變革，而中小學(xué)檔案管理工作也在整個(gè)行政管理工作的變革中普遍獲得了良好的發(fā)展。探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理工作中的作用，有利于相關(guān)管理人員認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的必要性。

1.1有利于檔案的收集錄入

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作往往是采用人工錄入、紙質(zhì)管理的模式，其工作量非常大而且錯(cuò)誤率比較高，同時(shí)由于時(shí)間的推進(jìn)，檔案的積累會(huì)占用大量的空間，使得管理工作難度越來(lái)越大。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，如果能夠?yàn)橹行W(xué)建立合理有效的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化，能夠?yàn)槠湫畔浫搿n案校對(duì)、檔案存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的工作都帶來(lái)極大的便利，并且整個(gè)檔案都由數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫(kù)存儲(chǔ)，占用空間小，管理方便。而對(duì)于必要的紙質(zhì)檔案，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，管理者可以建立電子目錄，一方面使檔案的歸類管理更加便捷，另一方面也規(guī)范了檔案的目錄形式。

1.2有利于提高檔案管理工作的效率

由于中小學(xué)涉及的日常事務(wù)多，工作節(jié)奏快，檔案管理的工作內(nèi)容一直非常多，因此很多時(shí)候檔案管理工作很難與日常工作的開(kāi)展完全同步。而如果采用計(jì)算機(jī)技術(shù)支持檔案管理工作，則在日常工作的開(kāi)展過(guò)程中，也可以同步開(kāi)展檔案的管理工作。一方面檔案管理人員可以初步的編譯檔案的大綱或者模型，在后期進(jìn)行常規(guī)的讀寫(xiě)或者修改，并在工作結(jié)束后進(jìn)行校對(duì)存檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，其便捷化錄入方式和修改方式可以大幅度提高整個(gè)檔案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的開(kāi)展中，有了電子檔案目錄或者檔案管理系統(tǒng)的支持，可以大幅度縮短整個(gè)檔案查詢、調(diào)取工作的時(shí)間，提高工作效率。

1.3有利于減輕檔案管理的工作量節(jié)省人力成本

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進(jìn)行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計(jì)算機(jī)的支持就可以完成。從這方面看，計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)又促進(jìn)了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個(gè)校園的檔案管理工作獲得了進(jìn)一步的完善。因此，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，以探索計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際工作中運(yùn)用的可行性。

2.1對(duì)檔案管理工作內(nèi)容開(kāi)展數(shù)字化模式變革

由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會(huì)涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開(kāi)展檔案管理工作時(shí)往往會(huì)忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開(kāi)展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來(lái)，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時(shí)檔案管理的目錄也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下由原來(lái)的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進(jìn)行管理。完成這些工作的跟進(jìn)才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入

計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的支持，是通過(guò)相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開(kāi)展中發(fā)揮好計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門(mén)必須根據(jù)自己的需求，聘請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)為自己設(shè)計(jì)合理的信息管理系統(tǒng)，來(lái)保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入會(huì)造成學(xué)校管理成本暫時(shí)性的提高，但是數(shù)字化工作開(kāi)展后，人力成本長(zhǎng)期性的節(jié)約以及工作效率長(zhǎng)期性的提高都會(huì)給學(xué)校帶來(lái)巨大的補(bǔ)償。

2.3規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個(gè)檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行便捷化的操作。但是在實(shí)際使用過(guò)程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過(guò)程中，往往為了簡(jiǎn)便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過(guò)客戶端的管理將實(shí)際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

2.4定期開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護(hù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利性，但是在實(shí)際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來(lái)支持。因此在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)時(shí)，往往由于部分人員沒(méi)有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，造成整個(gè)培訓(xùn)工作很難順利開(kāi)展。因此，學(xué)校要適時(shí)調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護(hù)與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及操作系統(tǒng)的維護(hù)工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過(guò)企業(yè)的技術(shù)支持定期對(duì)整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展。

3結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合大大的提高了檔案管理工作的效率，促進(jìn)了檔案管理工作內(nèi)容和方式的變革。由于教育的特殊性以及中小學(xué)管理工作的復(fù)雜性，其檔案管理工作也普遍繁瑣復(fù)雜。因此，合理采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、加強(qiáng)電子檔案的建立、定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和軟件更新，才能將計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷化作用在中小學(xué)檔案管理工作中完全發(fā)揮出來(lái)，才能以最有效的方式完善整個(gè)中小學(xué)檔案管理工作，為學(xué)校的發(fā)展提供支持。

作者：安聃 單位：錦州市實(shí)驗(yàn)學(xué)校