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摘要：隨著信息化社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)開始融入到了人們的生活、工作之中。而為順應(yīng)時(shí)展的潮流，電子政務(wù)建設(shè)也不斷加快了步伐，這對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作有著非常大的影響。有效加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的運(yùn)行成為了機(jī)關(guān)單位關(guān)注的重大問題。為有效探究網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的出現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理存在的影響，本文在分析其導(dǎo)致的機(jī)關(guān)檔案管理出現(xiàn)的新變化的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析其存在的問題，并針對(duì)性地提出了解決問題的措施，以期能為提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理水平提供參考和借鑒的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機(jī)關(guān)檔案管理；多元化；影響

在紙質(zhì)社會(huì)中，機(jī)關(guān)檔案管理還是主要依靠紙質(zhì)材料進(jìn)行收集、記錄和管理，而檔案的儲(chǔ)存則主要依靠于機(jī)關(guān)檔案室，這種檔案管理方式不僅不利于檔案的長久保存和查閱，也不利于提高檔案管理工作的發(fā)展。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)設(shè)備得以普及應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理帶來了極大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)于傳統(tǒng)的、紙質(zhì)的機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，更是帶來了極大的沖擊。因此，不少學(xué)者將研究的眼光放在了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及機(jī)關(guān)檔案管理的研究上，以期能進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展。

1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境機(jī)關(guān)檔案出現(xiàn)的新變化

1.1檔案產(chǎn)生過程的多元化

傳統(tǒng)的檔案制作一般只有手工制作，而所謂的手工制作則是指在單位內(nèi)部通過一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式傳統(tǒng)檔案，并以手工方式保存、管理檔案。而隨著信息化社會(huì)不斷發(fā)展，電子政務(wù)開始出現(xiàn)在大眾的眼前，機(jī)關(guān)部門制作文件檔案的方式也有多種路徑可選擇。具體來說主要包含半手工制作，計(jì)算機(jī)生成，數(shù)碼設(shè)備生成等等。而信息化的手工制作與傳統(tǒng)的手工制作不同，信息化的手工制作在通過一系列的文件起草流程之后，可通過錄入電腦以形成正式文件。計(jì)算機(jī)生成則是指機(jī)關(guān)文件的制作人通過計(jì)算機(jī)來生成文件，并在計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改，打印，最后形成正式的文件檔案。在網(wǎng)絡(luò)化的今天，甚至能通過制作相關(guān)的模板來完成簽單、擬辦等須填寫的內(nèi)容，最終的文檔還可通過電子文件的形式來歸檔，不僅方便查閱，還節(jié)約了儲(chǔ)存的空間。隨著數(shù)碼設(shè)備的出現(xiàn)，在機(jī)關(guān)部門開始大量使用，不少檔案都依靠著數(shù)碼設(shè)備來生成，例如機(jī)關(guān)召開的會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，采用數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行全過程的視頻、音頻記錄，并形成相關(guān)的電子材料檔案。

1.2檔案載體、內(nèi)容記錄的多元化

由于計(jì)算機(jī)設(shè)備和電子設(shè)備的多種多樣，所形成的文檔最終也變得多元化。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的沖擊下，電子政務(wù)建設(shè)開始逐漸成熟，數(shù)碼技術(shù)和新設(shè)備大量使用，電子文檔的數(shù)量也大大增加，機(jī)關(guān)檔案的載體很內(nèi)容均出現(xiàn)了多元化的趨勢(shì)。比如在磁性材料中，可以保存電子文本、電話錄音等多種形式的材料；而光盤材料則可以保存視頻材料、音頻材料等。而對(duì)于機(jī)關(guān)檔案所記錄的內(nèi)容，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，不僅包含了紙質(zhì)檔案，還有電子檔案，而電子檔案則是根據(jù)編碼的形式，將其以“0”、“1”來進(jìn)行組合匯編[4]。對(duì)于不同形式的材料，則以不同的形式體現(xiàn)出來。例如磁盤和光盤所儲(chǔ)存的語言和視頻等依托激光技術(shù)來進(jìn)行錄入的信息，語音文件屬于波形文件，視頻文件屬于現(xiàn)代數(shù)碼技術(shù)的刻錄文件，用于儲(chǔ)存語音[5]。電子設(shè)備、磁盤等一磁性材料來作為載體的檔案，則是通過電流顯示信息，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)榇庞涗浀浇橘|(zhì)上，最終形成文檔內(nèi)容。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題探究

網(wǎng)絡(luò)社會(huì)在一定程度上改變了檔案的形成方式和內(nèi)容，使其變得多元化，但也在一定程度上對(duì)檔案的管理造成了影響，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1收集難

由于我國的辦公軟件并沒有一個(gè)固定的標(biāo)準(zhǔn)，且各個(gè)機(jī)關(guān)單位的辦公軟件各不相同，使得一些文檔在形成和傳遞方面存在一定的阻礙，甚至?xí)?dǎo)致結(jié)果發(fā)生了改變，這對(duì)于文件的收集而言存在著非常大的阻力。檔案管理者技術(shù)水平受限。部分機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平比較低，以至于在起草、制定或者是修改電子檔案中可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)誤，這將直接影響到電子檔案的收集。

2.2歸整難

由于在機(jī)關(guān)單位中編制比較有限，因此一般比較少配備專門的檔案管理工作人員，大多數(shù)的檔案管理工作人員都是身兼數(shù)職，這對(duì)于其工作而言具有一定的影響。在現(xiàn)代變化多端的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，現(xiàn)代機(jī)關(guān)的辦公環(huán)境深受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，因此無論是檔案的形成，還是檔案載體、內(nèi)容，都朝著多元化取向發(fā)展。這在一定程度上也會(huì)增加相應(yīng)數(shù)量的傳真件與修改稿，增加了檔案規(guī)整的難度。

2.3保存難

即使是在目前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，依舊存在檔案難保存的問題。由于各類軟件與硬件更新?lián)Q代的速度相當(dāng)快，以至于很多機(jī)關(guān)單位來不及更新?lián)Q代，使得檔案的保存一直處于舊版與新版之間，最終使得檔案并未得到妥善的保存。由于受到新設(shè)備的影響，打印件和復(fù)印件成為了檔案保存的重要形式之一，但是，由于其文件壽命與紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量息息相關(guān)，因此，這對(duì)于機(jī)關(guān)部門檔案的保存而言也存在一定的挑戰(zhàn)性。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理措施

3.1加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案制度制定與鑒定整理

檔案的鑒定管理需要有完善的制度。針對(duì)目前機(jī)關(guān)檔案真實(shí)性的問題，需要從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行改善。一是完善檔案收集制度，從制度方面人手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的束縛，提高資料收集的效率。二是強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案的鑒定工作。所謂的鑒定工作，不僅鑒定到紙質(zhì)檔案與電子檔案，還需要將鑒定的范圍擴(kuò)展到其他新形式中，提升鑒定水平。三是，強(qiáng)化對(duì)理論的研究。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響中，機(jī)關(guān)檔案的整理既需要使用現(xiàn)代化的管理模式，也需要使用到先進(jìn)的設(shè)備，因此，強(qiáng)化對(duì)新載體的檔案管理力度能更好地開展檔案管理。

3.2創(chuàng)新服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

機(jī)關(guān)的檔案管理服務(wù)是其主要職能，因此，創(chuàng)新服務(wù)手段和拓寬服務(wù)領(lǐng)域?qū)ζ涠宰兊檬种匾?。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)建相關(guān)的電子文件數(shù)據(jù)庫等電子儲(chǔ)存空間，才能有效利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案的儲(chǔ)存，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化。而另一方面，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案服務(wù)面向的是機(jī)關(guān)單位本身，但隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)開始面向社會(huì)，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會(huì)各方面的發(fā)展需要。這對(duì)于提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量而言，還是有著極為重要的意義的。

3.3加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理能力

受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，如今檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作存在不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是針對(duì)實(shí)物，如紙質(zhì)檔案、文件等進(jìn)行整理和管理，如今機(jī)關(guān)檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，這對(duì)于管理人員來說，加大了一定的管理難度，即需要管理人員具備相應(yīng)的管理能力才能有效提升管理的質(zhì)量。因此，相關(guān)部門的工作人員需要不斷加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理培訓(xùn)，尤其是注重加強(qiáng)管理人員對(duì)全新管理方式，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案技術(shù)的掌握，以確保提升個(gè)人的工作能力，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

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作者：袁淑儀 單位：東莞市第一市區(qū)人民檢察院