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      企業(yè)檔案管理

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      企業(yè)檔案管理

      1企業(yè)檔案管理的重要性

      企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中,各種文件材料的形成、積累,并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理,統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案,實現(xiàn)檔案的有效利用。

      (1)企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

      (2)企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

      (3)企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

      (4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分,是企業(yè)成功的金橋。

      2企業(yè)檔案管理原則

      (1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。

      (2)維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書,嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全,對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項,保護(hù)知識產(chǎn)權(quán),維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

      (3)便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用,既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點,又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

      3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

      3.1統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),加快相關(guān)法規(guī)的完善,保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性

      檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門,而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則,對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作,都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外,還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》(GB/T17679-1999)、《CAD電子文件管理》(GB/T17825.1~10-1999)、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005)、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T32-2005)等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律,進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。

      3.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

      (1)具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì),首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國特色社會主義理論與檔案工作實際結(jié)合起來,著力解決好世界觀、人生觀問題,為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎(chǔ)。

      (2)具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德,要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨,提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史,堅持據(jù)實立檔,據(jù)實用檔;必須忠于職守,具有嚴(yán)格的保密觀念,以確保檔案在政治上的安全。

      (3)應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ),掌握檔案工作的方法和規(guī)律,精通檔案業(yè)務(wù),在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上,豐富計算機(jī)知識,實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

      (4)應(yīng)具有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動力,知識經(jīng)濟(jì)的來臨,我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步,需要創(chuàng)造性學(xué)習(xí),善于發(fā)現(xiàn)新事物,研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機(jī)遇,解放思想,開創(chuàng)性工作,以新思維對待新問題,以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題,努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

      3.3服務(wù)創(chuàng)新

      信息化時代,文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容,與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比,發(fā)生了巨大的變化,提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用,形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多,對信息服務(wù)的要求就越多、越廣,因此,檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上,一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求,提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng),在功能模塊設(shè)計時,對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多,功能全面。但用戶在利用信息時,往往只是希望查找文件本身,他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此,有必要為用戶建立專門的信息利用平臺,將信息過濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺,突出了用戶的權(quán)益,保護(hù)了用戶信息利用的效果,使用戶在共享信息的同時,體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨,縮短了用戶與檔案工作的距離;另一方面,在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上,建立專題,收集、篩選、深層加工相關(guān)信息,以先進(jìn)技術(shù)為依托,將專題信息制作成光盤,形成信息產(chǎn)品,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù);第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶,提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

      3.4正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

      保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。

      3.5加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

      (1)明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有,企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù),不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次,要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔,保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料,要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況,檔案員要跟蹤督辦,相關(guān)部門和人員要積極配合。

      (2)嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

      (3)完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。

      摘要:分析了企業(yè)檔案管理的重要性,闡述了企業(yè)檔案管理的原則,并對現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議,以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

      關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案;管理;建議

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