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區(qū)級(jí)衛(wèi)生行政部門擔(dān)負(fù)著轄區(qū)內(nèi)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人事檔案管理，人事檔案的管理走向現(xiàn)代化是一個(gè)必然的趨勢(shì)。人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，就是要擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，利用計(jì)算機(jī)對(duì)輸入的人事檔案信息進(jìn)行檢索、查詢、比較、選優(yōu)、排序、分析、統(tǒng)計(jì)和輸出，有助于對(duì)人員的素質(zhì)狀況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析，為人才配置和預(yù)測(cè)提供各種數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)者制定相關(guān)政策提供科學(xué)的依據(jù)，為人事工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，它與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比具有顯著的優(yōu)點(diǎn)。

1.計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的作用

人事檔案管理工作的信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求。我區(qū)共有衛(wèi)生技術(shù)專業(yè)人員人事檔案一千余卷，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式是對(duì)職工檔案進(jìn)行信息翻閱、抄錄、核對(duì)、裝訂、制表、清潔等工作，這種純手工的管理方式存在著許多明顯的弊端，如效率低、保管周期長等。另外，隨著時(shí)間的延續(xù)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給查找、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)都帶來了不少困難，而使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，其優(yōu)點(diǎn)在于速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強(qiáng)，可以及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為全區(qū)的人員編制、人員調(diào)整、人員配置、人員開發(fā)、人員使用、人員培訓(xùn)、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，這些作用能夠極大地提高人事檔案管理的工作效率，也是衛(wèi)生信息化管理的重要體現(xiàn)。

（1）應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，可提高人事工作質(zhì)量和效率。計(jì)算機(jī)管理人事檔案，既可以避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，還可以使檔案管理人員改變過去“紙面操作”和人工歸檔的落后勞動(dòng)方式，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。例如，要提供一份干部任免呈報(bào)表，過去先要用手工制畫表格，然后要從檔案室找出個(gè)人檔案，從個(gè)人材料中找出所需要的信息，填完報(bào)表后再重新裝回檔案袋中存入檔案室。如果利用計(jì)算機(jī)管理，可根據(jù)需要將貯存的干部個(gè)人基本情況，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需信息，然后利用管理軟件所自帶的報(bào)表生成功能，自動(dòng)生成報(bào)表即可，打印出的任免表既美觀整潔又能保證信息的正確性，從而節(jié)省大量手工操作填表時(shí)間。

（2）應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，可提高人事檔案的利用率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)查閱檔案替代現(xiàn)有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便，能夠快捷地完成檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、借查閱、自動(dòng)生成各種人事檔案業(yè)務(wù)目錄表等業(yè)務(wù)工作。如根據(jù)利用者的需要，進(jìn)行檔案的查詢，可以按姓名、部門或任意條件查詢相關(guān)人員的檔案；人員基本情況的統(tǒng)計(jì)和查詢，如職業(yè)類別、性別、職稱晉升時(shí)間、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、離退休時(shí)間等。檔案輸出，可以輸出個(gè)人檔案、全體檔案、人事卡片、各類人員名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)等。省去了調(diào)卷、閱卷、摘抄材料等工序，為檔案管理人員和利用者節(jié)省了大量時(shí)間。

（3）應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，可以延長人事檔案材料的壽命。人事檔案材料實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，原則上以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹?，從而使原始檔案材料的利用率大大降低，減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長了人事檔案的壽命。

2.人事檔案數(shù)據(jù)庫的搭建和維護(hù)

衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的搭建和維護(hù)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，隨著人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。因此，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立對(duì)強(qiáng)化人事管理，提高工作效率，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，有著十分重要的意義。

（1）應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。包括醫(yī)院職工姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、入黨團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間、職務(wù)、職稱、工資、職業(yè)類別、年度考核、離退休時(shí)間、終身碼等各項(xiàng)信息。

（2）應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立人事檔案查詢目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的快速查找。如將人員按姓氏歸類，依次錄入人員姓名、檔案編號(hào)、檔案柜號(hào)等，查找人員檔案時(shí)，只需打開計(jì)算機(jī)“查找功能”，輸入某個(gè)人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號(hào)及存放的檔案柜。

（3）應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立人事檔案材料目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案目錄的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案材料的基本分類有:個(gè)人履歷材料;自傳材料;鑒定、考察和考核材料;學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料;個(gè)人政治歷史審查材料;加入黨、團(tuán)（包括派）材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料;干部任免、工資待遇、各種代表會(huì)代表登記表等方面的材料;其他供組織參考材料。在日常人事檔案管理工作中，形成大量的人事信息，這部分信息絕大多數(shù)是用手工完成的，由于手工管理不可避免地造成不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)。我區(qū)各類專業(yè)技術(shù)人員，每人每年積累了大量的檔案材料，如：學(xué)習(xí)、進(jìn)修鑒定、繼續(xù)教育、晉升材料、干部任免、業(yè)務(wù)總結(jié)、年度考核、學(xué)歷變更、工資調(diào)整等名目繁多的紙質(zhì)檔案材料，檔案收集后都必須用手工抄寫成目錄并分類，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低。利用管理軟件可將大量的信息材料通過計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、歸檔、分類，給予同類檔案材料名稱編制代碼，實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的數(shù)據(jù)化。過去用手工抄寫檔案目錄平均三十分鐘抄一份，現(xiàn)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)來錄入檔案目錄信息平均僅用五分鐘就可以打印一份，可見用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制的檔案目錄比手工抄寫的目錄就快多了。

人事檔案采用計(jì)算機(jī)管理，使檔案管理人員擺脫了傳統(tǒng)的手工操作，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了辦公效率，成為最方便、快捷、高效的管理手段，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各項(xiàng)工作的開展及時(shí)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和信息，人事檔案信息資源也得到了充分開發(fā)與利用。