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正是由于檔案管理具有十分重要的作用，因此，國家各主管部門頒布了一系列的法規(guī)和辦法，對該項工作予以指導。這些法規(guī)和辦法包括：《中華人民共和國檔案法》、DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學技術(shù)檔案工作條例》、《交通檔案管理辦法》、《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》和GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等。這些文件都為工程建設(shè)單位的檔案管理工作提供了政策依據(jù)，同時也為規(guī)范公路建設(shè)項目檔案管理工作提出了明確而具體的要求。

1高速公路工程檔案的特點

（1）專業(yè)性高速公路工程檔案是伴隨工程項目的實施而不斷形成并貫穿于高速公路建設(shè)的每個階段的，其形成的內(nèi)容和領(lǐng)域決定了其具有很強的專業(yè)性。

（2）復雜性高速公路工程項目建設(shè)周期長，從始至終各個階段都會產(chǎn)生大量的、種類繁多的工程檔案資料，如：地勘、規(guī)劃、環(huán)評、征地、拆遷、地基處理、路面鋪設(shè)、橋梁、隧道、服務區(qū)、收費站及通訊監(jiān)控等輔助設(shè)施的建設(shè)等。同時，這些檔案資料往往是由不同單位、部門和工作人員進行收集、整理的，因此這些因素都決定了高速公路工程檔案十分復雜。

（3）多樣性每個工程項目都會形成數(shù)以千卷的檔案，其形式包括紙質(zhì)、實體、聲像及電子等，而征地拆遷過程中更是會產(chǎn)生大量手繪的房屋丈量示意圖等，因此工程檔案可謂數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜且載體多樣。

（4）系統(tǒng)性高速公路建設(shè)項目在各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料都具有系統(tǒng)性，也即完整性和成套性，這也是其最顯著的特點。工程檔案的完整性和成套性十分重要，因為只有銜接好工程建設(shè)的每個環(huán)節(jié)，才能保證檔案資料的完整性和成套性不被破壞，也才能最大限度地發(fā)揮其使用價值。但在實際施工中，由于高速公路工程檔案建檔耗時長、涉及面廣且內(nèi)容繁雜，因此要做到系統(tǒng)性難度也是很大的。

（5）服務性由于建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)過程中直接形成的，與建設(shè)工程各項活動有關(guān)的，對國家、社會、單位具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄[2]，這種保存利用價值決定了其必須具有很強的實用性，也即服務性。因此，高速公路工程檔案不僅是施工質(zhì)量管理、竣工驗收和檢驗工程質(zhì)量的重要憑證，而且也將為投入使用后的高速公路后期管理、維護及改擴建工程提供必要的服務。

2高速公路工程檔案管理現(xiàn)狀及面臨的問題

高速公路檔案管理是一個系統(tǒng)工程，點多面廣，時間跨度長，涉及的環(huán)節(jié)、參建單位和管理人員也多。由于管理人員素質(zhì)不一、更換頻繁，加之一些領(lǐng)導和工作人員思想上存在偏見，對檔案管理工作的重要性認識不足，支持力度和重視程度也不夠，因此導致目前檔案管理工作存在不少問題。

2.1重視程度不夠

檔案管理工作的重視程度達不到應有的標準，這一方面是部分領(lǐng)導對該工作的重視程度不夠，認為檔案管理是小事，支持力度也??；另一方面是由于部分工作人員檔案管理意識不強，致使一些建設(shè)檔案沒有得到應有的妥善保管，以致出現(xiàn)內(nèi)容不全、質(zhì)量無法保證等現(xiàn)象，進而影響了后期的檔案交接，增加了檔案管理工作的難度。

2.2資料歸檔不及時

公路工程建設(shè)項目從規(guī)劃、立項、勘察設(shè)計、施工建設(shè)到竣工等各個環(huán)節(jié)都會涉及到眾多單位和個人，形成的檔案不僅數(shù)量大、類別多，而且載體多樣。按《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》第5條規(guī)定的要求，公路建設(shè)項目檔案工作實行的是項目法人負責制，也即：項目法人單位負責做好本單位形成的公路建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并承擔各參建單位檔案材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導等管理職責；同時，該法人單位還應將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統(tǒng)和安全②。但在實際工作中，一些主、客觀原因常常導致文件資料歸檔不及時，這主要體現(xiàn)在2個方面：①施工階段，由于任務重、工作量大，需要牽扯的精力和時間也多，因而忽視了檔案管理工作，致使原始檔案資料的留存、收集、征收和歸檔等都受到一定的影響；②工程建設(shè)過程中，由于涉及到的參建單位工作人員眾多，難以全部做到及時、準確地甄別出具有參考利用價值的文件材料并及時歸檔，碰到責任心不強、工作態(tài)度不認真或當時比較忙而事后忘性大的，文件資料歸檔的及時性就更得不到保證。資料歸檔的整個流程可以說是一環(huán)扣一環(huán)，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)，整個環(huán)節(jié)就會受到影響。只有保證了文件資料的原始性和及時性，文件檔案的準確、完整、系統(tǒng)和安全才能得到保證。

2.3完整性有待提高

《中華人民共和國檔案法》第3章第10條規(guī)定：對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。DA/T28－2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》第7.8.3條規(guī)定：歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)，應記述和反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。但是，在實際工作中，目前的高速公路檔案的完整性有待提高。這主要體現(xiàn)在以下幾方面：①由于宣傳力度、廣度不夠，導致部分工作人員對檔案管理的法律、法規(guī)了解不多，認識不足，檔案管理的意識也薄弱，導致這部分員工經(jīng)手的檔案資料有可能出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。例如，在檔案提交時就不完整或不合規(guī)；由于保管不當，致使部分資料或圖紙模糊不清，檔案資料質(zhì)量低下，甚至出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，導致最后無法按時移交，更談不上為公路建設(shè)和管理提供有效的服務了。②部分工作人員的業(yè)務不熟悉，導致檔案資料不完整。例如，按規(guī)范要求，拆遷協(xié)議后面必須附有拆遷補償統(tǒng)計表，而實際工作中沒有附表的情況時有發(fā)生，等到提交檔案時再回頭補，常常因為時過境遷、當事人工作變動及部分原始資料遺失等原因而無法補全，這也就給后續(xù)的管理工作埋下隱患。③部分工作人員存在認識上的誤區(qū)，將部分檔案據(jù)為個人或部門所有，甚至將一些工作中形成的原始有價值的資料誤當成無用資料丟棄，等發(fā)現(xiàn)時已很難找回，這也是造成部分檔案無法完整歸檔的原因。

2.4管理水平不均衡

按相關(guān)文件要求，檔案管理工作應實施科學化、規(guī)范化和制度化的管理模式，建立科學的管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，配備實用的基礎(chǔ)設(shè)施和高新技術(shù)管理設(shè)備，吸收先進的管理經(jīng)驗，推行高效的管理辦法，并采取有力的管理措施。但在實際工作中，公路建設(shè)相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作軟、硬件設(shè)施離文件要求的都有一定差距，致使檔案管理水平基本達不到標準要求。而檔案管理人員素質(zhì)、業(yè)務能力水平參差不齊，尤其是既懂工程又懂檔案管理業(yè)務的工作人員少之又少，這也在一定程度上阻礙了檔案管理工作水平的進一步提高，使其處于不均衡狀態(tài)。

3高速公路工程檔案管理發(fā)展的思考

針對高速工程建設(shè)的特點，其檔案建設(shè)與管理工作在實際工作中應遵循完善制度、健全機構(gòu)、明確責任、縱橫結(jié)合、分類收集及集中管理的基本原則，并重點做好3方面的工作。

3.1領(lǐng)導重視

爭取領(lǐng)導支持，幫助解決檔案工作中遇到的實際困難和問題，可為檔案管理工作提供有力的保障。在公路工程建設(shè)中，若能得到領(lǐng)導的重視和支持，無疑會給檔案管理工作帶來一定的便利。同時，檔案管理部門應加強檔案管理工作相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳和推廣，增強領(lǐng)導的檔案意識，讓領(lǐng)導了解到檔案工作的重要性及其在整個項目中不可或缺的地位，使領(lǐng)導在高度重視工程質(zhì)量的前提下，也能兼顧到檔案管理工作，并加大對檔案管理工作的支持力度和重視程度，給檔案管理工作以人員、資金及政策上的大力支持。

3.2健全制度

（1）要建立健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔、查閱、借閱以及安全保密制度，明確管理原則和職責。在實際工作中，要將檔案管理工作納入到工程建設(shè)管理程序中，并列入有關(guān)部門和人員的職責范圍，盡量避免出現(xiàn)即使檔案缺損、遺失、錯誤也找不到人負責的狀況，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。2）要加大檔案有關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹力度、深度和廣度，包括歸檔要求、歸檔時間、歸檔范圍和歸檔手續(xù)等。這種宣傳要貫徹到每個部門、每個員工，要不厭其煩、常抓不懈，讓全體人員都認識到工程檔案管理工作的重要性，認識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，樹立起“檔案質(zhì)量，人人有責”的觀念。只有每個員工的檔案意識都增強了，工作中才能自覺按照檔案管理的規(guī)定和要求去做，才能確保檔案資料收集的完整、齊全和規(guī)范，從而為檔案管理工作者整理檔案提供便利條件。3）要善于在工作實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓，加強檔案質(zhì)量的事中檢查、控制與管理。在檔案的日常管理中，要及時解決、糾正出現(xiàn)的問題，對不符合要求的資料及時整改，做到保存的檔案資料至工程竣工驗收時不返工，從而不斷推動檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，使檔案管理工作得以良性有序地開展。

3.3建設(shè)隊伍

對于建設(shè)單位來講，應依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和實際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定③。為此，應做好以下3方面的工作：首先，建設(shè)單位在工程初期就要從思想上高度重視檔案管理工作，配置專人、專崗管理檔案工作，并給從事專、兼職檔案工作的員工創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的機會，使之不斷提高業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時，建設(shè)單位還應經(jīng)常組織人員對檔案資料進行自檢，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。其次，建設(shè)單位可通過聘請一些檔案管理專家上門檢查、指導、答疑解難和宣傳貫徹檔案法律法規(guī)，推廣檔案管理的先進技術(shù)、方法和經(jīng)驗，或者定期與不定期地組織兄弟單位的檔案管理工作者，結(jié)合工作實際進行交流學習，取長補短，并通過案例分析，總結(jié)工作中遇到的問題和困難，提出最佳解決方案，從而使檔案管理工作者的政策、業(yè)務水平不斷得到提高，以滿足檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。第三，建設(shè)單位要盡量保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，避免出現(xiàn)人動檔案動，人動檔案丟的現(xiàn)象發(fā)生。同時，制定嚴格的交接制度，如當事人交接的檔案資料不合格就不準調(diào)動，以保證檔案資料的真實、完整、系統(tǒng)與安全，并盡而保證檔案資料質(zhì)和量的統(tǒng)一，使檔案管理工作得以更好地開展。對于檔案管理工作者個人來講，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作對人員的要求也越來越高，只有政治素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)?，才能成為一個合格的檔案管理工作者。具體來說，政治素質(zhì)就是要有高度的社會責任感，忠于國家和人民，遵章守紀，嚴格按照相關(guān)法律、法規(guī)辦事；專業(yè)素質(zhì)就是要有強烈的事業(yè)心，刻苦鉆研業(yè)務，做到既熟悉檔案業(yè)務，又熟悉公路工程專業(yè)技術(shù)，并且與時俱進，不斷學習計算機在檔案管理中的應用，以滿足信息時代檔案管理工作的需要。因此，要做一個合格的檔案管理工作者，一定要養(yǎng)成終生學習的習慣，并通過不斷地學習來提高自己的業(yè)務水平，并在實踐中靈活地運用檔案管理和公路工程專業(yè)知識，滿足不斷發(fā)展的檔案管理工作的需要。

4結(jié)語

通過多年工作實踐，筆者認為，作為一個高速公路檔案管理者，應努力做到以下幾點：

（1）心態(tài)好。俗話說心態(tài)決定態(tài)度，態(tài)度決定一切。有了正確的心態(tài)，才能有正確的態(tài)度，并運用正確的方法，進而取得正確的結(jié)果。每一個檔案管理工作者都應發(fā)自內(nèi)心地去喜歡自己的工作，只有對工作產(chǎn)生興趣了，才能有積極性和主動性，也才能在其中體會到成就感。

（2）工作細致認真。檔案管理工作平凡而瑣碎，需要日常工作中一點一滴地積累，因此不能怕麻煩，如果到了檢查或者要上交時，才進行整理，肯定會出現(xiàn)留存不全等問題，那時再想補全，不僅耗時長，還會因人員工作變動等因素，出現(xiàn)無法補全的情況。有時候即使補全了，也會耗費大量的財力、物力和時間成本，且準確性也會大打折扣。只有嚴格按相關(guān)文件規(guī)定和要求去做，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時彌補和改正，才能不留隱患，避免給個人、單位和國家造成無法彌補的損失和遺憾。實踐證明，檔案管理工作的性質(zhì)決定了每一個檔案管理工作者只有將耐心和細心貫穿項目的始終，才能成為一個稱職的檔案管理工作者。

（3）在工作中不斷地學習、總結(jié)和歸納，揚長避短，努力提高業(yè)務水平。檔案管理工作者應牢牢樹立檔案管理意識，加強主人翁責任感，在工作中找出一套適合自己的工作方法來。例如，如果硬性地要求隨時隨地存檔，這在實際工作中也不現(xiàn)實，但是我們可以多準備幾個資料夾，將待存檔、待存檔但資料需補全等文件分門別類地存放在對應的資料夾中，定期對其進行分類、整理和歸檔。這樣，不僅工作上井井有條，而且也是對自己、對單位，更是對國家和人民負責。

作者：韓春芳單位：安徽省高速公路控股集團有限公司