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一、重點學科檔案存在問題及原因

（一）檔案歸類不清

由于專職檔案員對此項業(yè)務工作不夠了解，一開始不了解學科建設的周期性與材料產生的特點，把其歸類為文書檔案或科研檔案，導致歸檔材料分散不成套，無法體現(xiàn)學科檔案價值，而且還給利用帶來不便；上級檔案管理機構不了解，沒有相應的業(yè)務指導。（二）收集歸檔不全制度不健全，歸檔范圍不明確。科教科只重視檢查驗收，忽略其歷史價值；材料分散在各職能科室；重要業(yè)務檔案未能真實反映；上級驗收重點學科時未要求檔案部門出具歸檔證明。

二、重點學科檔案管理

（一）檔案歸類

重點學科檔案應單獨設類保管。

1．歸入文書類檔案不妥。重點學科是近年來新興的建設項目。本院2004年開始進行第一個重點學科建設。檔案部門與學科建設人員開始不十分清楚學科建設特點，移交與歸檔按文書檔案的年度進行。至第二年、第三年才發(fā)現(xiàn)材料的產生規(guī)律與性質特點，利用時感到材料分散不成套，查找費時。檢查學科建設時認為檔案組卷不科學系統(tǒng)，不符合文件材料整理原則。導致重新拆卷后再分類組卷。

2．歸入科研檔案不妥。雖然重點學科與科研檔案在材料成套性、材料種類、形式、涉及科室多這幾方面性質相同，但它們也有以下不同之處：

（1）文件內在聯(lián)系方式不同。重點學科建設周期固定為

3年，科研課題時間長短不一；科研課題內容比重點學科單純，各文件的聯(lián)系以縱向性為主，內容呈線性連接；而重點學科建設檔案涉及范圍廣，建設目標要求的六大內容中文件內在聯(lián)系呈現(xiàn)縱橫交錯狀，是完全不同形式的檔案。

（2）地位與歷史價值不同。科研課題其成果代表一點。重點學科建設涉及六大內容，其成就代表的是面。

（3）形成者不同?？蒲袡n案以課題為來源單位，圍繞的是課題。重點學科建設檔案以整個學科為單位，圍繞的是整個學科建設。因此，醫(yī)院重點學科檔案應作為新的門類保管更為妥當。

（二）落實措施方法控制收集歸檔

1．管理制度約束法。制定重點學科建設文件材料的歸檔制度，以歸檔制度強化具體落實。完善組織機構，建立學科檔案分級管理體系。歸檔工作納入單位目標考核管理，激發(fā)學科建設者的主動性、能動性。制定學科建設驗收考核必須先行檔案驗收制度。

2．歸檔范圍明確法。檔案管理領導小組根據重點學科建設考核標準，制定學科檔案歸檔范圍，并不斷調整、完善。在具體制定歸檔范圍時一定要具有針對性，盡量詳細、明了，材料按類別分門別類地列出，各兼職人員收集材料范圍分別加以落實規(guī)定。

3．收集方式可控法。根據學科檔案產生特點，檔案部門既要通過制度來進行約束歸檔，更要發(fā)揮主觀能動性，想法設法采取有效的收集方式控制材料歸檔。如：針對學科建設文件產生于多部門、多個不同階段以及文件的多樣化。就采取網式收集方法，弄清文件產生于何處，檔案員可發(fā)揮機構的三級管理體系，通過向科教科收集，實行各部門預立卷；針對重點學科建設周期較長，在文件運行的不同階段，根據文件的不同特點，采用零星收集與整體收集相結合。

4．日常監(jiān)督指導控制法。重點學科建設所形成的文件材料，具有周期長、階段性強、數量多、內容豐富的特點。檔案部門和檔案人員要有預見性、計劃性，樹立文檔一體管理理念。必須把握時機，及早介入，從源頭上抓起。進行早期控制、階段控制與全程控制。充分發(fā)揮檔案管理組織機構中兼職檔案員的職責，實施“四參加”、“四同步”管理。

5．檔案素質教育法。通過檔案法和檔案業(yè)務知識培訓，使學科建設者了解檔案的重要性，強化歸檔意識；通過檔案行為教育使其形成良好的歸檔工作習慣。重點學科檔案工作是一項科學性與業(yè)務性很強的重要工作，檔案管理者要從學科檔案服務于學科建設的思路上去開拓創(chuàng)新重點學科檔案管理方法，使檔案保障與推動學科發(fā)展，成為重點學科建設和發(fā)展的好幫手。

作者：阮建萍單位：浙江省嘉興市婦幼保健院