概述校史工作中的檔案管理
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隨著各大高校對(duì)校史工作的重視，校史工作中檔案管理日漸成為檔案管理的重要工作，并且成為學(xué)校工作中不容忽視的一個(gè)部分。它對(duì)于總結(jié)辦學(xué)規(guī)律，推進(jìn)教學(xué)改革具有重要作用，以下對(duì)其具體功能進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
（一）見(jiàn)證校史的功能
高校校史是高校發(fā)展的總結(jié)和反映，校史檔案中涵蓋了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的教學(xué)、育人、科研和服務(wù)社會(huì)等多方面的工作，而且記載了教師、學(xué)生和其他職工所開(kāi)展的內(nèi)容多樣、博大精深的活動(dòng)，檔案形成的過(guò)程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式?jīng)Q定了檔案具有見(jiàn)證校史的功能。從檔案的內(nèi)容上看，檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事人直接使用相關(guān)文件從而轉(zhuǎn)化來(lái)的，它不同于事后的另行編制，它是對(duì)以往歷史的客觀記錄具有令人信服的特征。正如恩格斯說(shuō)：“對(duì)于事態(tài)的真相，現(xiàn)在是無(wú)法用文件來(lái)證明的，只有事件本身成為歷史的時(shí)候才可以拿出證據(jù)來(lái)證明它。”檔案是歷史沉跡的證據(jù)，它可以對(duì)往事形成證明作用。從檔案的形式來(lái)看，文件上保留著歷史的真跡，有些文件是全文性的、是當(dāng)事人的對(duì)原事件的親筆記錄；有些文件上保留著負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員的親筆簽字；還有些檔案直接是原來(lái)事件形成的照片、錄像和錄音等。這些原始標(biāo)記和數(shù)據(jù)是對(duì)原來(lái)事件最原始和最真實(shí)的印記。檔案管理就是通過(guò)這些反映高校發(fā)展歷程的檔案集中管理和開(kāi)發(fā)，從而使檔案對(duì)校史的考證價(jià)值顯示出來(lái)。以南京中醫(yī)藥大學(xué)為例，校史館通過(guò)對(duì)早期檔案的整理，就可以發(fā)現(xiàn)建校初期的成就。根據(jù)校史檔案顯示：1954年7月江蘇省人民政府召開(kāi)中醫(yī)藥工作會(huì)議，1954年8月江蘇省人民政府衛(wèi)生廳上報(bào)關(guān)于籌建中醫(yī)藥大學(xué)的方案，1954年10月江蘇省編制委員會(huì)同意了衛(wèi)生廳的方案，當(dāng)月任命葉橘泉為副校長(zhǎng)，1955年3月江蘇省中醫(yī)進(jìn)修學(xué)校舉行成立大會(huì)，并于當(dāng)年在北京成立中醫(yī)研究院，1956年根據(jù)的指示中醫(yī)應(yīng)該開(kāi)辦學(xué)校，于是在北京、上海、成都和廣州成立了中醫(yī)學(xué)院。這些校史檔案是南京中醫(yī)藥大學(xué)在新中國(guó)中醫(yī)教育史上的歷史見(jiàn)證。從該校另一份檔案材料可以發(fā)現(xiàn)該校早期的辦學(xué)成果，第一，在學(xué)校建設(shè)方面它從一個(gè)專科進(jìn)修學(xué)校升級(jí)為本科院校，硬件設(shè)施有了極大的改進(jìn)。第二，教材建設(shè)方面，該校已經(jīng)形成自己的系列教材。第三，辦學(xué)班次方面，該校所招收的學(xué)員遍布全國(guó)各地，甚至還有還有海外留學(xué)生，所辦班次引人入目。
（二）教化育人的功能
由豐富的校史檔案所形成的高校發(fā)展歷程本身就是一部非常有教育意義的教材，高校通過(guò)將最原始、最真實(shí)、最有說(shuō)服力的檔案材料呈現(xiàn)在人們面前，可以使人們體會(huì)到學(xué)校對(duì)真理的渴求和對(duì)學(xué)生欲望的滿足，并使人們產(chǎn)生心靈的震撼。當(dāng)該校的學(xué)生直面這些歷史的時(shí)候就會(huì)激發(fā)起其以校為榮、尊師愛(ài)校的榮譽(yù)感和自豪感。因而，校史檔案管理工作的開(kāi)展具有教化育人的功能。搜集和整理校史檔案工作材料其中有些是可以直接用于教書育人的，以高校的校訓(xùn)為例，如清華大學(xué)的校訓(xùn)是“自強(qiáng)不息、厚德載物”，廈門大學(xué)的校訓(xùn)是“自強(qiáng)不息、止于至善”。校訓(xùn)的形成是有一個(gè)過(guò)程的，從某種程度上可以說(shuō)校訓(xùn)是高校辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)宗旨的高度概括，是學(xué)校引導(dǎo)學(xué)生做人、做事和做學(xué)問(wèn)的行為準(zhǔn)則，這些校訓(xùn)可以激發(fā)學(xué)生從事科學(xué)研究的興趣培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新精神，為學(xué)校的學(xué)術(shù)氛圍的營(yíng)造奠定基礎(chǔ)。無(wú)論是歷史時(shí)間長(zhǎng)的高校還是正在成熟的高校其檔案管理都是其發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，都是該校良好校風(fēng)的凝結(jié)。高校檔案管理教化育人的作用還體現(xiàn)在校史人物檔案的建立上，高校的校史檔案上記載了高校史上值得后人學(xué)習(xí)的優(yōu)秀學(xué)子，他們自強(qiáng)不息艱苦奮斗的精神，可以營(yíng)造教育人的良好環(huán)境，使人產(chǎn)生一種奮進(jìn)的力量、使當(dāng)前的大學(xué)生更加熱愛(ài)母校，激發(fā)起創(chuàng)造業(yè)績(jī)的雄心壯志。總之，校史檔案的教化功能可以對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想和人生觀教育，使其更加熱愛(ài)本校熱愛(ài)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)對(duì)學(xué)校、個(gè)人的信心，從而更加自覺(jué)地投入到學(xué)習(xí)和科研中。
（三）傳承校園文化的功能
首先，檔案管理起著積淀校園文化的作用。高校的校史檔案真實(shí)地記錄了高校在發(fā)展中所形成的教育思想和教育內(nèi)容，高校的校史檔案是一個(gè)文化寶庫(kù)。高校檔案管理的作用就是要對(duì)這一財(cái)富進(jìn)行完整地保存。其次，檔案管理具有傳播校園文化的作用。高校檔案管理與校史工作的開(kāi)展對(duì)校園文化的傳播具有重要作用。校史的編輯、出版和展覽過(guò)程中可以在每一個(gè)人的心中深深印上高校的形象，激發(fā)師生更加熱愛(ài)自己的母校。
（四）服務(wù)科研的功能
首先，校史檔案形成于當(dāng)時(shí)教學(xué)、科研、黨政管理活動(dòng)中，是一系列活動(dòng)的歷史記錄不僅可以縱向了解高校的發(fā)展還可以系統(tǒng)的歸納和評(píng)價(jià)科研工作方法，所以離開(kāi)了校史的編研學(xué)術(shù)活動(dòng)就無(wú)異于無(wú)源之水。其次，檔案管理對(duì)校史編研的索引作用。不同類別的檔案可以反映出學(xué)校工作的方方面面，有助于對(duì)校史綱領(lǐng)的勾勒，當(dāng)有需要的時(shí)候師生可以從分門別類的檔案中選擇自己需要的信息。再次，檔案管理對(duì)校史編研具有重要的參照作用。不同角度、不同側(cè)面的史學(xué)材料相互之間存在著有機(jī)聯(lián)系，把這些不同載體的檔案歸集起來(lái)就以對(duì)學(xué)校的歷史進(jìn)行復(fù)原從而起到重要的參考作用。
二、校史工作中檔案管理的主要內(nèi)容
（一）校史檔案的征集工作
在校史檔案的征集工作中應(yīng)該做好以下幾項(xiàng)工作：第一，做好宣傳。檔案征集管理應(yīng)該做好宣傳和教育，檔案管理人員要從社會(huì)的需要出發(fā)，克服封閉狀態(tài)，使人們認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。第二，主動(dòng)積極、細(xì)致工作。學(xué)校的檔案管理部門要針對(duì)檔案的材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門服務(wù)把反映學(xué)校主要功能的活動(dòng)反映在教學(xué)、科研和實(shí)務(wù)中。第三，調(diào)動(dòng)群眾積極性。檔案征集工作要涉及到學(xué)校的方方面面，因而要調(diào)動(dòng)學(xué)校各個(gè)階層人員的積極性做好會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話的收集和整理工作，豐富檔案管理工作的內(nèi)容，為檔案的利用提供極大的便利。第四，建立健全制度。檔案管理要有規(guī)范的工作制度，來(lái)使工作有章可循，走向規(guī)范化的軌道。因此，要加強(qiáng)制度的建立和健全工作，使檔案管理的各項(xiàng)工作逐步走向規(guī)范化。第五，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。檔案人員必須具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，研究新學(xué)問(wèn)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案的管理學(xué)習(xí)，從而保證文件材料的真實(shí)性和可靠性。
（二）校史檔案的科學(xué)管理
校史檔案的管理工作應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則:第一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)行校史檔案二級(jí)管理模式。校史檔案管理工作要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家方針政策，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、省和高校系統(tǒng)有關(guān)檔案管理與校史工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，因而應(yīng)該建立健全校史檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范，形成校史檔案的院系二級(jí)管理制度，實(shí)現(xiàn)全校檔案管理和校史工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理。第二，努力維護(hù)學(xué)校校史檔案的完全與完整。學(xué)校檔案首先應(yīng)該改善校史檔案的保管條件，加強(qiáng)檔案物質(zhì)檔案的保護(hù)措施，盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案管理要嚴(yán)守學(xué)校秘密，保證校史檔案信息的安全按維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。第三，便于學(xué)校黨政機(jī)關(guān)及各個(gè)院系利用的原則。學(xué)校檔案利用工作存在一個(gè)效率問(wèn)題，要求利用及時(shí)準(zhǔn)確。所以學(xué)校檔案管理要從方便和提高效率的角度出發(fā)，改變作風(fēng)、改進(jìn)工作方式和改善工作手段途徑，為利用者提供便利優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣才能使檔案管理工作切實(shí)有效，為社會(huì)做好服務(wù)。
（三）校史檔案的開(kāi)發(fā)和利用
首先，開(kāi)展多種形式的校史編研工作。通過(guò)多種校史編研工作，就可以吸引更多的師生、員工和校友來(lái)關(guān)注校史，為校園文化建設(shè)創(chuàng)造良好的氛圍。其次，開(kāi)發(fā)校史人物檔案。人物檔案的開(kāi)發(fā)具有以下途徑：報(bào)道式開(kāi)發(fā)，報(bào)道式開(kāi)發(fā)可以將科研人員的采訪報(bào)道、科研成果簡(jiǎn)介編輯在校史人物傳記上，通過(guò)這種方式可以收到很好的社會(huì)效果；展覽式開(kāi)發(fā)，很多高校檔案利用館藏人物檔案資源，建立校史展覽廳，使學(xué)校成為素質(zhì)教育愛(ài)國(guó)教育基地；編纂式開(kāi)發(fā)，編纂式開(kāi)發(fā)分為簡(jiǎn)介、名錄類、選編和專題書刊類，是校史人物檔案開(kāi)發(fā)利用的高級(jí)形式，可以起到良好的社會(huì)反響。再次，提供多渠道的校史信息服務(wù)。高校檔案應(yīng)根據(jù)學(xué)校校史檔案信息的特別、用戶的需求性質(zhì)以及檔案部門的自身?xiàng)l件，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)和選擇提供利用的方式方法，全方位地開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)。具體應(yīng)該做好以下工作：第一，編制校史檔案檢索工具。第二，提供檔案報(bào)道服務(wù)。第三，提供檔案閱覽、咨詢和復(fù)制服務(wù)。第四，不斷提高校史檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。最后，建設(shè)富有特色的校史館。校史館的建設(shè)不能復(fù)制別的模式和樣式，要抓住自己的特色做到精心選材，對(duì)歷史有所選擇有所取舍，體現(xiàn)特色，有針對(duì)性地體系學(xué)校的獨(dú)到之處，發(fā)揮自己的檔案優(yōu)勢(shì)，使之出現(xiàn)鮮明的特色。
三、結(jié)語(yǔ)
高校的檔案管理工作在校史中具有重要作用，因而在校史檔案管理工作中要做好校史檔案的征集、對(duì)校史檔案進(jìn)行科學(xué)管理、做好校史檔案的開(kāi)發(fā)和利用，從而確保校史檔案工作的效率和作用。
作者：陳亞利單位：南通大學(xué)檔案館
