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一、及時做好歸檔文件的收集

檔案的收集是開展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在整個檔案業(yè)務(wù)管理工作中是一個關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)。主要應(yīng)從以下幾方面做好歸檔文件的收集工作。①建立健全文件歸檔制度，明確檔案管理人員和檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)，在單位各部門中普及檔案法規(guī)知識。②確定歸檔文件收集的范圍。本單位制發(fā)和上報的各類文件記載了本單位的各種事項，是與工作同步形成、不可再生的原始記錄，反映了本單位的基本面貌，是文書檔案收集的主體和重點。外單位制發(fā)的與本單位工作有直接聯(lián)系的文件材料，從側(cè)面反映了本單位的工作活動，也應(yīng)作為收集的重點。③針對歸檔文件材料形成的特點，還可采用以下方式開展收集工作：按照“收發(fā)文記錄”收集。對照收文薄的記載一一收齊；收集未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料，如會議記錄、活動材料、表冊、大事記等，根據(jù)本單位工作活動和文件形成規(guī)律進行收集；按“單項活動”收集，逐份收集活動所形成的具體文件材料，確保整個活動所形成的文件材料齊全完整。

二、在文件歸檔時，明確文件的歸檔范圍和保管期限

根據(jù)《檔案法》及國家有關(guān)規(guī)定，各機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位和其它組織在本單位職能活動中形成的對本單位及國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。文書檔案還應(yīng)結(jié)合文件的保存價值劃分保管期限分類整理，文書檔案的保管期限可分為短期（10年）、長期（30年）、永久三類。各單位應(yīng)結(jié)合本單位的職能和工作實際編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，準(zhǔn)確地劃分歸檔范圍和保管期限。四、做好歸檔文件的整理工作歸檔文件的整理，直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量的利用，是一個非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。無論采用何種方法對歸檔文件進行整理，都應(yīng)遵循公文的形成規(guī)律，保持公文之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理歸檔文件主要有以下幾個步驟。①修整。為保證檔案能夠長期保存和有效利用，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。包括修表破損文件、復(fù)制字跡模糊的文件、去除易銹蝕的金屬物等。②裝訂。對修整完畢后的歸檔材料，要使用符合檔案保管要求的裝訂材料進行重新裝訂。③分類。歸檔文件一般可采取年度、組織機構(gòu)（問題）、保管期限三種方法進行分類。④將歸檔文件進行排列，一般文件可按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。⑤編號。歸檔文件編號是指用歸檔章在排列好的文件上注明歸檔文件在全宗內(nèi)的位置，歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、室編件號、管編件號、機構(gòu)（問題）等六項。⑥編目。編制歸檔文件目錄的項目包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注。⑦裝盒。裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面和盒脊等內(nèi)容。此外，做好文書檔案工作還須不斷提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)。文書檔案工作人員首先要具有愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的精神，工作性質(zhì)和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要謙虛熱情、誠懇待人。其次，應(yīng)積極參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高和更新自身的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，同時還應(yīng)根據(jù)工作需要，不斷學(xué)習(xí)計算機、寫作等文秘知識，逐步提高自身綜合素質(zhì)和工作能力，并在工作實際中不斷總結(jié)經(jīng)驗，積極探索，提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平?？傊臅鴻n案是各個單位管理和發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有做好文書檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，才能確保文件材料的齊全完整，更好地發(fā)揮文書檔案的重要作用，才能為單位的各項管理工作做好服務(wù)，促進單位事業(yè)的全面發(fā)展。

作者：夏娥梅單位：云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟與信息研究所