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一、固定資產(chǎn)投資項目檔案的作用

固定資產(chǎn)投資項目檔案是整個項目在建設(shè)過程中的真實記錄，它對企業(yè)科研、生產(chǎn)及維權(quán)等方面都具有重要的作用。固定資產(chǎn)投資項目檔案無論作為一種資產(chǎn)形式，還是一種知識信息資源，都是建設(shè)項目檔案管理過程中重要的組成部分，它既是項目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，也是完成項目建設(shè)和項目竣工驗收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產(chǎn)投資項目檔案，對于提高企業(yè)的工程質(zhì)量，滿足科研發(fā)展的需要，都具有十分重要的意義。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案工作的特點

1.責(zé)任重、難度大

首先，固定資產(chǎn)投資項目檔案隨著項目的進(jìn)展而逐漸產(chǎn)生，貫穿于整個項目的全過程，涉及項目從申請、立項審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備及竣工、投產(chǎn)使用等專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，為工程項目建設(shè)管理、竣工驗收、科研生產(chǎn)、維修改造等工作服務(wù)，因而固定資產(chǎn)投資項目檔案工作肩負(fù)著現(xiàn)實和歷史的雙重責(zé)任，是項目建設(shè)與管理的重要內(nèi)容和不可缺少的工作環(huán)節(jié)。其次，在項目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因為一個工程項目往往有許多參建單位，上級與地方各專業(yè)管理部門關(guān)系復(fù)雜，人員變動大，專業(yè)種類多，使項目檔案來源多元化。再加上建設(shè)項目周期比較長，項目文件材料的收集時間比項目建設(shè)過程時間更長，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項目建設(shè)期間形成了大量的文件材料，有管理類、專業(yè)技術(shù)類等，內(nèi)容繁雜；這些文件材料相應(yīng)地形成項目檔案、會計檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質(zhì)、聲像、電子等，種淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理江南工業(yè)集團(tuán)有限公司余湘藏國宇[摘要]在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下，企事業(yè)單位的建設(shè)、管理和發(fā)展對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理提出了越來越高的要求，我們檔案工作者必須適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展的需要，深入研究固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的內(nèi)容和特點，努力尋求做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業(yè)經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)及發(fā)展服務(wù)。本文從目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的特點、存在問題及改進(jìn)措施等方面闡述如類多、數(shù)量大、載體多樣化，使固定資產(chǎn)投資項目檔案在整理上也比較復(fù)雜。

2.要求高、涉及面廣

固定資產(chǎn)投資項目檔案是固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)產(chǎn)生的知識信息形態(tài)的資產(chǎn)，是真實反映并準(zhǔn)確揭示項目建設(shè)全過程與最終竣工狀態(tài)的原始資料，是稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護(hù)改造的重要依據(jù)，也是追溯和評價項目的最有力的依據(jù)。因此固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。固定資產(chǎn)投資項目檔案作為項目信息的載體包羅萬象，涉及許多相關(guān)方面并受到各種條件的制約。在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中各方的共同目標(biāo)就是保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。因此，應(yīng)以合作的理念構(gòu)建一個多方參與的項目管理體系，并成為全員配合的自覺行為。

三、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理存在的主要問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理缺乏重視

一個單位的任何一項工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使這項工作得以順利開展，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多工作的開展都會困難重重，因而領(lǐng)導(dǎo)的重視在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中起著關(guān)鍵性的作用。然而現(xiàn)在仍有一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠，致使組織不到位、責(zé)任未落實。有的單位在項目啟動的時候沒有將檔案工作納入項目建設(shè)管理規(guī)劃和工作程序，沒有將檔案管理工作納入項目管理的全過程。在項目建設(shè)過程中，檔案部門未能參與到項目的籌劃、組織、控制和質(zhì)量管理中，不能及時對項目檔案的形成與管理進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理程序的控制不到位

個別單位重立項、輕管理,對項目檔案管理的程序缺乏控制，檔案部門無法及時按程序監(jiān)控項目的全過程，給檔案管理帶來很大的難度，檔案人員只好在項目竣工驗收前突擊補(bǔ)充、整理，使項目檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)，檔案質(zhì)量得不到保障。

3.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度不健全

有的單位沒有制定固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)章制度，缺乏完善的固定資產(chǎn)投資項目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度，特別是收集整理過程中人為因素較多，隨意性大，相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強(qiáng)，可操作性不夠。

4.固定資產(chǎn)投資項目文件材料收集不全

收集工作是做好項目檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，也是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。但是因為參建單位、建設(shè)單位部門參與較多，投資項目建設(shè)周期長，時間跨度大，人員不穩(wěn)定，造成各方之間文件材料的管理接口較多，文件材料散失嚴(yán)重，文件材料收集歸檔困難，形成的施工文件材料質(zhì)量不高。

5.人才培養(yǎng)力度不夠

隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)的撤并和人員的壓縮，檔案人員的數(shù)量逐年減少，有些單位甚至不再獨(dú)立設(shè)置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大，同時缺乏對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng)，檔案人員整天忙于事務(wù)性工作，整體素質(zhì)和專業(yè)能力偏低。這種狀況與項目建設(shè)的快速發(fā)展不相適應(yīng)，與我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)、協(xié)調(diào)、科學(xué)發(fā)展不相適應(yīng)。由于檔案專業(yè)人員的匱乏，在某種程度上影響了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的質(zhì)量與效率，不利于項目檔案信息的開發(fā)和利用。

四、提高固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的策略

1.注重宣傳，奠定基礎(chǔ)信息時代

宣傳本身就是一種信息傳遞，它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機(jī)會和多種形式進(jìn)一步宣傳固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的重要性，如采取學(xué)習(xí)文件、舉辦培訓(xùn)班、評先活動、參觀學(xué)習(xí)、研討會等形式；還可以通過能體現(xiàn)檔案館價值的檔案編研、檔案專項驗收等工作，不斷提高各級領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)各類人員對檔案工作的認(rèn)識。由于固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作不是一個孤立的管理系統(tǒng)，做好項目檔案工作需要各方面的配合，因此要通過宣傳使企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和各類人員充分了解項目檔案，理解支持項目檔案工作，重視項目檔案工作。同時，還要將固定資產(chǎn)投資項目檔案工作納入企業(yè)工作計劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。只有各方共同努力，項目檔案工作才能做得最好。

2.建立機(jī)構(gòu)，提供保障任何一項工作的有序進(jìn)行都離不開組織管理

隨著國家經(jīng)濟(jì)和行業(yè)形勢的發(fā)展變化，越來越多的固定資產(chǎn)投資項目陸續(xù)開展，這使檔案工作既獲得了機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)，這就要求檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)在面對各種各樣的新情況和新問題時能夠做出快速反應(yīng)和調(diào)整。因此，對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，運(yùn)用固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的理念，開展項目檔案管理工作。首先，建立項目檔案管理工作組織管理體系，由企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對項目檔案全程的管理和組織協(xié)調(diào)；其次，建立項目檔案管理責(zé)任制，按照項目檔案責(zé)任單位、責(zé)任人、項目檔案產(chǎn)生的內(nèi)容、形成時間等，明確各自在各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，使項目檔案工作步入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

3.健全制度，做好保障

建立科學(xué)、健全的檔案管理制度是做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的基礎(chǔ)，為確保檔案文件材料的齊全完整，就要規(guī)劃項目檔案管理工作，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各有關(guān)單位在項目建設(shè)過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，結(jié)合本單位實際制定相應(yīng)的辦法和實施細(xì)則，明確項目檔案管理職責(zé)，對主抓項目建設(shè)的項目部門、設(shè)備管理部門，參與項目建設(shè)的施工單位、監(jiān)理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求，并落實責(zé)任人。

4.加強(qiáng)收集，提升質(zhì)量

固定資產(chǎn)投資項目形成的檔案種類多、數(shù)量大、載體復(fù)雜，往往需要建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位共同完成收集工作，而建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位都是項目檔案形成的主體和主要責(zé)任者，其中每一個過程都會影響項目檔案的質(zhì)量，影響其完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。因此，在項目檔案的收集過程中，應(yīng)嚴(yán)格堅持“三納入”和“四參加”制度，做到項目檔案工作與建設(shè)項目同步進(jìn)行，從各個環(huán)節(jié)確保項目檔案的質(zhì)量。在收集的過程中，首先要注意歸檔文件材料的內(nèi)容是否完整，竣工圖是否真實地反映了項目竣工時的實際情況和過程，做到圖物、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字、蓋章手續(xù)完備。在建設(shè)項目中要購進(jìn)大批的設(shè)備儀器，在文件材料收集過程中不僅要收集隨機(jī)文件材料，而且還要注意收集設(shè)備安裝調(diào)試過程中形成的文件材料，這部分文件材料實用價值大、利用率高，如果收集不齊全，將會給項目設(shè)計、施工及以后的改擴(kuò)建、設(shè)備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時應(yīng)對其載體的物理性及載體是否帶有病毒進(jìn)行嚴(yán)格檢查，并將其單獨(dú)存放在防磁柜中，定期進(jìn)行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性，因此對電子文件要及時進(jìn)行全面收集并加以保存，保證電子文件的真實性和準(zhǔn)確性。

5.科學(xué)整理和立卷，便于利用

檔案的鑒定、整理、立卷是對檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位，關(guān)系到檔案的完整和內(nèi)在質(zhì)量及能否及時、準(zhǔn)確提供利用的問題。因此，首先要對收集到的文件材料進(jìn)行鑒定，對無保存價值或價值不大的文件予以剔除；對有保存價值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，能夠完整地反映一項工程的建設(shè)概況和建設(shè)成果。如：管理性文件可以按問題、時間組卷。整理時可將立項申請報告、可行性研究報告、初步設(shè)計及批復(fù)、項目進(jìn)行中有關(guān)調(diào)整、計劃等的往來文件，環(huán)保、消防、人防、勞動衛(wèi)生等單項驗收意見及驗收報告的批復(fù)等組成一套完整的項目管理類文件。而項目施工文件可按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)等組卷。項目竣工圖可按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)組卷。設(shè)備儀器類文件材料應(yīng)保持歸檔文件的成套性，按照單項設(shè)備儀器進(jìn)行組卷。歸檔后的建設(shè)項目文件材料要按項目單獨(dú)立卷整理，這樣才能體現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項目歸檔文件材料的完整性、齊全性，便于竣工驗收和查詢利用。

6.優(yōu)化管理，促進(jìn)檔案管理工作

對固定資產(chǎn)投資項目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實施計算機(jī)管理，對項目實施過程中按節(jié)點形成的文件材料經(jīng)收集整理后按類別及時輸入目錄進(jìn)行計算機(jī)監(jiān)控及管理，建立信息化平臺，通過建立檔案數(shù)字化管理體制，利用計算機(jī)技術(shù)有計劃、分期分批地把紙質(zhì)、膠片、錄音、錄像等各類檔案數(shù)字化，使檔案信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫整合并網(wǎng)，將已有的數(shù)據(jù)庫與各分公司及分支機(jī)構(gòu)檔案資源實現(xiàn)互聯(lián)，提高檔案資源利用率，提供方便、快捷的利用服務(wù)。

7.完善自我，提高素質(zhì)

首先，對檔案管理人員進(jìn)行多層次、全方位的培訓(xùn)，從軟件到硬件，從基礎(chǔ)到尖端，包括檔案業(yè)務(wù)知識和固定資產(chǎn)投資項目相關(guān)專業(yè)知識等。對主持和參加單位的資料員也要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理，多渠道培訓(xùn)合格的檔案管理人才。其次，由于檔案管理工作具有“封閉的工作環(huán)境、重復(fù)的工作程序、緩慢的工作節(jié)奏，平淡的工作成果”的特點，因此要求項目檔案管理人員必須具有良好的素質(zhì)，這是做好檔案工作的一個重要基礎(chǔ)，高素質(zhì)的人才隊伍對檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。第三，項目檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用及編研，每一項工作都影響著項目檔案整體管理水平，而每一項工作的質(zhì)量又是由項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定的。因此，項目檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的責(zé)任心、使命感，溝通協(xié)調(diào)能力，文字表達(dá)能力和扎實的專業(yè)知識，尤其是面對大量的原始文件材料，要具有善于把分散、無序、有價值的信息條理化和系統(tǒng)化的能力，充分挖掘，使檔案的澘在作用發(fā)揮出來。這樣，檔案工作者自身的價值才能被社會所認(rèn)同，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

8.提高保密性，確保檔案安全

固定資產(chǎn)投資項目檔案涉及國家秘密，檔案部門在努力開發(fā)檔案信息資源價值和創(chuàng)新服務(wù)利用方式的同時，要注意加強(qiáng)檔案保密工作。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，開始提供檔案的在線查詢服務(wù)，項目檔案在計算機(jī)傳輸檢索的過程中有失泄密風(fēng)險。因此，檔案部門要嚴(yán)格履行項目檔案保密制度及檔案管理制度，保證項目檔案的完整、安全和有效利用。加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作是做好企業(yè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，隨著國家和企業(yè)體制改革的不斷深入，科技進(jìn)步和管理創(chuàng)新將進(jìn)一步深入。項目檔案管理工作在實施過程中會出現(xiàn)更多新情況、新問題，我們要著眼于未來，本著對國家、對企業(yè)資產(chǎn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極地研究問題、解決問題，以求真務(wù)實的科學(xué)態(tài)度和腳踏實地的工作作風(fēng)，收集好、管理好、利用好項目檔案，不斷開創(chuàng)固定資產(chǎn)

作者：余湘藏國宇單位：江南工業(yè)集團(tuán)有限公司