高校學(xué)生檔案管理的問題和對(duì)策
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1.1來自學(xué)校方面的需要
高校的學(xué)生檔案工作是高校檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容，并且學(xué)生檔案材料的積累以及檔案管理的發(fā)展，都有利于對(duì)學(xué)校的發(fā)展方向提供借鑒作用，其指導(dǎo)意義對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。因此，對(duì)于學(xué)校而言，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展，明確高校學(xué)生檔案管理工作的重要意義，并對(duì)高校學(xué)生檔案工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行足夠的重視，并采取相應(yīng)的對(duì)策，從而將這些問題進(jìn)行解決，能更好的推動(dòng)高校的教學(xué)發(fā)展，從而加強(qiáng)教學(xué)實(shí)踐改革的進(jìn)程。高校教學(xué)質(zhì)量的提升離不開對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，只有對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理、分析，才能對(duì)高校在曾經(jīng)教學(xué)實(shí)踐中的錯(cuò)誤具備深刻的認(rèn)知，并對(duì)下一步的教學(xué)目標(biāo)起到借鑒作用，并對(duì)專業(yè)的設(shè)置、課程內(nèi)容的優(yōu)化起到指導(dǎo)作用。因此，在高等教育由“精英化”向“大眾化”進(jìn)行過渡的進(jìn)程中，高校逐步對(duì)招生規(guī)模進(jìn)行擴(kuò)大，學(xué)生檔案管理工作的完善，能夠有效的提高高校對(duì)學(xué)生的管理水平，將學(xué)生日常生活中的表現(xiàn)記錄在檔案之中，能夠培養(yǎng)學(xué)生的自律意識(shí)，并且成功的約束了學(xué)生的不合理行為，還能增強(qiáng)高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)開展中的執(zhí)行力，并且對(duì)高校的學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)重視，能夠有效的保障學(xué)生管理工作以及后勤保障工作的質(zhì)量，加強(qiáng)了高校的內(nèi)部管理水平，增強(qiáng)了高校的管理質(zhì)量，優(yōu)化了校園環(huán)境，并且提高了人才培養(yǎng)能力。
1.2來自學(xué)生方面的需要
高校的學(xué)生檔案管理是對(duì)學(xué)生專業(yè)知識(shí)、成績(jī)水平、道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等全方面的記錄，能夠有效地提供學(xué)生在校期間德、智、體發(fā)展的真實(shí)數(shù)據(jù)。因此，高校的學(xué)生檔案管理能夠有效的對(duì)大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活進(jìn)行完整的反映，從而在就業(yè)和人才選拔等方面起到重要作用。高校的學(xué)生檔案管理工作通過將學(xué)生的學(xué)習(xí)生活、日常生活進(jìn)行真實(shí)的記錄，從而增強(qiáng)學(xué)生在校期間的自覺性，并對(duì)學(xué)生在校期間所接收的培養(yǎng)以及自身知識(shí)水平的提升，有著客觀的反映。而且在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)開展的過程中，通過高效的學(xué)生檔案管理工作的開展，能夠更好的增強(qiáng)學(xué)生的主動(dòng)積極性，并且對(duì)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)進(jìn)行有效培養(yǎng)，促進(jìn)學(xué)生對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)參與度的增加，并且學(xué)生也可以通過對(duì)自身的檔案記錄進(jìn)行觀看，了解自身學(xué)習(xí)生活和日常生活的表現(xiàn)，通過查漏補(bǔ)缺，從而更好完善自身綜合素質(zhì)，并且增強(qiáng)揚(yáng)長(zhǎng)避短的能力，讓學(xué)生能更加具體的對(duì)自身有充分的認(rèn)知，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生的全面發(fā)展。
1.3來自用人單位的需要
高校對(duì)學(xué)生培養(yǎng)是面向社會(huì)需要的，而大學(xué)生作為高校培養(yǎng)出的人才，其綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，是不能單純的以學(xué)歷來衡量的。因此，用人單位更加的需要學(xué)生檔案管理工作的完善，通過對(duì)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活和日常生活的表現(xiàn)進(jìn)行觀察分析，從而明確是否符合企業(yè)所需要的人才標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校的學(xué)生檔案管理工作的開展，也是在為用人單位提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并且能增強(qiáng)高校的知名度，優(yōu)化高校的社會(huì)形象。而隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，用人單位也正處于優(yōu)化轉(zhuǎn)型的階段。因此，對(duì)人才的內(nèi)在素質(zhì)更加的重視，其評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)也不僅僅要求專業(yè)知識(shí)水平，更是根據(jù)職工的綜合素質(zhì)能否符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念。在人才市場(chǎng)之中，用人單位對(duì)人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)，除了面試過程中的言談舉止以及專業(yè)知識(shí)水平，更是要對(duì)其內(nèi)在素質(zhì)進(jìn)行評(píng)判，而用人單位對(duì)大學(xué)生內(nèi)在素質(zhì)的考察則主要是來自于高校的學(xué)生檔案管理工作。因此，高校的學(xué)生檔案管理工作越完善，也就更能全面的體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)，從而提高學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，人才的素質(zhì)培養(yǎng)將更加重要。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的開展，能夠符合社會(huì)對(duì)高校畢業(yè)生的要求。
2、高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
2.1學(xué)生檔案管理體系不完善
目前高校的學(xué)生檔案管理的兩種管理方式，分別是集中管理方式和分散管理方式。集中管理方式就是通過就業(yè)指導(dǎo)中心以及學(xué)生管理部門對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。但多數(shù)高校對(duì)學(xué)生的檔案管理方式仍采用分散管理方式，將學(xué)生的檔案交由學(xué)生的所在系以及下屬學(xué)院進(jìn)行管理，這些學(xué)生檔案通常沒有經(jīng)過完整的建檔過程，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的管理，直到畢業(yè)生離校時(shí)，才進(jìn)行集中歸檔。而因?yàn)闅w檔要求和歸檔范圍的不明確，導(dǎo)致了應(yīng)歸納卻未歸納的檔案沒有追辦，又不對(duì)相關(guān)處室、院系進(jìn)行催交。因此，長(zhǎng)期以來，學(xué)生的檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案資料殘缺。而現(xiàn)今社會(huì)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，用人單位對(duì)學(xué)生內(nèi)在素質(zhì)的要求有了相應(yīng)提高，而用人單位也更加重視學(xué)生檔案的情況。所以學(xué)生的檔案管理工作具備相當(dāng)?shù)闹匾裕绻麑W(xué)生檔案出現(xiàn)了資料殘缺、日期脫節(jié)等現(xiàn)象，勢(shì)必會(huì)對(duì)高校學(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生一定影響，從而阻礙高校人才培養(yǎng)模式的進(jìn)展。
2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏
現(xiàn)今我國(guó)的高校學(xué)生檔案管理工作的從事人員，大都是兼職人員，沒有經(jīng)歷過相應(yīng)的正規(guī)培訓(xùn)，并且也沒有獲取過相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。這些非專業(yè)的檔案管理人員，其淡薄的法律意識(shí)、不強(qiáng)烈的檔案意識(shí)都對(duì)高校的學(xué)生檔案管理工作開展起到了阻礙作用，并且高校的檔案管理工作人員因未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，較容易出現(xiàn)兩方面的工作錯(cuò)誤：其一是不規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序，在轉(zhuǎn)遞檔案的過程中，非專業(yè)的檔案管理人員，常常不按規(guī)定通過機(jī)要渠道進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，卻只顧著傳出檔案，忽略了檔案的回執(zhí)，從而導(dǎo)致了學(xué)生檔案的丟失；其二，因高校對(duì)招生規(guī)模的擴(kuò)大，大量的高校學(xué)生導(dǎo)致了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)加重。因此，高校的非專業(yè)檔案管理人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案漏發(fā)和誤發(fā)的現(xiàn)象，因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間要求較短暫，龐大的任務(wù)量，要求在短時(shí)間內(nèi)將大量的學(xué)生檔案發(fā)往各地，而未經(jīng)過相應(yīng)培訓(xùn)的檔案管理人員，則會(huì)容易造成學(xué)生檔案的漏發(fā)和誤發(fā)，從而誤發(fā)滿足高校學(xué)生檔案資料流動(dòng)時(shí)間快、遞增量大、投寄單位多、存放時(shí)間段等特點(diǎn)。因此，高校檔案管理工作的進(jìn)一步完善，需要有效的提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)現(xiàn)代化高等教育的快速發(fā)展。
2.3學(xué)生入學(xué)前檔案信息轉(zhuǎn)遞不規(guī)范
自從網(wǎng)上招生實(shí)施之后，與傳統(tǒng)的錄取方式相比較，電子檔案的建立以及對(duì)學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理工作都存在許多問題，在實(shí)行網(wǎng)上招生之后，因各地沒有對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)遞有明確的規(guī)范，所以造成了各地沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，有的檔案信息是由學(xué)生所在中學(xué)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，而有的則是直接讓學(xué)生自己攜帶過來。這些不規(guī)范的轉(zhuǎn)遞程序，使得高校所受到的學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、不真實(shí)，甚至有的學(xué)生檔案因不按照書寫要求，導(dǎo)致不符合檔案存檔要求。有的學(xué)生檔案甚至不經(jīng)過裝袋的程序，為高校的學(xué)生檔案整理工作帶來了很大困難。因此，應(yīng)該對(duì)學(xué)生入學(xué)前檔案信息的轉(zhuǎn)遞程序進(jìn)行統(tǒng)一要求，增強(qiáng)學(xué)生檔案的完整性和真實(shí)性，并為學(xué)生檔案管理工作的開展提供便利。
3、提高學(xué)生檔案管理水平的相應(yīng)措施
3.1完善高校學(xué)生檔案管理體系
高校的檔案管理體系往往由許多部門共同參與，其龐大的工作量，使得檔案管理工作在建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞等過程中，較容易出現(xiàn)問題。因此，高校應(yīng)該對(duì)學(xué)生檔案管理體系進(jìn)行相應(yīng)完善，健全學(xué)生檔案建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞制度，讓各個(gè)部門能夠在較完善的體系之中，進(jìn)行很好的檔案工作銜接，使得學(xué)生的檔案管理工作具備周期性和連續(xù)性。并且在完善檔案管理制度的同時(shí)，也應(yīng)保持學(xué)生檔案其自身的系統(tǒng)性和完整性。讓檔案管理工作通過制度的完善得到進(jìn)一步的提高，在保證學(xué)生檔案完整、真實(shí)的同時(shí)，讓學(xué)生檔案管理的管理模式走向規(guī)范化和制度化。在這個(gè)過程中，學(xué)校應(yīng)結(jié)合新時(shí)期對(duì)人才的需求，加強(qiáng)檔案管理對(duì)學(xué)生內(nèi)在素質(zhì)的記錄，并提高廣大師生的檔案歸檔意識(shí)，并在學(xué)生的學(xué)習(xí)生活和日常生活之中，提取具有價(jià)值的信息。高校的學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該避免之前陳舊管理模式，應(yīng)該提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，做到學(xué)生檔案能夠得到及時(shí)的收集和管理。讓檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)學(xué)生檔案的重要性具有重要的認(rèn)識(shí)，避免出現(xiàn)學(xué)生畢業(yè)時(shí)才進(jìn)行檔案歸檔整理的管理模式，應(yīng)對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的整理和記錄，并根據(jù)學(xué)生的專業(yè)不同、班級(jí)不同、寢室不同等特點(diǎn)，對(duì)學(xué)生的歸檔范圍進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。并且高校也應(yīng)該對(duì)學(xué)生入學(xué)前的檔案信息轉(zhuǎn)遞程序進(jìn)行相應(yīng)完善，通過建立紙質(zhì)檔案與信息檔案相結(jié)合的檔案管理模式，并重視學(xué)生入學(xué)前檔案的真實(shí)性和完整性，對(duì)學(xué)生入學(xué)前的檔案信息進(jìn)行相應(yīng)要求，讓學(xué)生檔案確切的反映出高中生活和高考情況的信息。以此來提高高校的學(xué)生檔案管理的工作效率，在對(duì)電子信息檔案的充分運(yùn)用的同時(shí)，學(xué)生檔案管理工作人員也應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的保存，并加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案相結(jié)合的檔案管理模式，對(duì)學(xué)生檔案的建檔、歸檔、轉(zhuǎn)遞的要求進(jìn)行明確，并對(duì)學(xué)生檔案管理體系的建設(shè)加以完善。
3.2重視高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)能力
高校檔案管理工作的效率提高，受到學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)能力的影響。因此，高校應(yīng)重視學(xué)生檔案管理人員其專業(yè)能力的提高，通過設(shè)置專業(yè)人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，保持管理人員較為穩(wěn)定，并加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，高校應(yīng)該積極的組織檔案管理人員的校外交流活動(dòng)，通過不斷的學(xué)習(xí)與交流，做到檔案管理工作專業(yè)能力的提高。并且高校也應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案管理人員評(píng)價(jià)機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，讓高校的綜合檔案室對(duì)學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)建設(shè)加以指導(dǎo)和監(jiān)督，以此促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)提高。并應(yīng)讓高校學(xué)生檔案管理人員符合檔案數(shù)字化的管理趨勢(shì)，通過對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)，讓檔案管理人員能在高校擴(kuò)大招生規(guī)模，檔案管理工作量日益龐大的前提下，通過對(duì)檔案數(shù)字化的先進(jìn)管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)，并發(fā)揮自身學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過對(duì)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行組織，建立符合高校實(shí)際情況的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，從而提高高校檔案管理的工作水平，完善高校的檔案管理模式。
作者：蘇桃單位：廣州體育學(xué)院
