信息技術(shù)化檔案管理論文
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（一）信息技術(shù)的引進(jìn)可以改革檔案管理模式檔案管理模式，即檔案管理方式，也就是檔案管理工作中所形成的，具有一定特性，能夠解決一類檔案管理工作中的問題的管理模式。我國(guó)檔案管理工作具有非常長(zhǎng)的歷史，對(duì)于檔案管理工作的重視始終是國(guó)家發(fā)展過程中的一個(gè)要求，但是長(zhǎng)期以來，檔案管理模式都是比較單一的，在過去，這些單一的管理模式還可以解決一些基本的工作中的問題，但是在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，企業(yè)的發(fā)展日漸復(fù)雜，檔案管理的內(nèi)容也在隨之增多，復(fù)雜化，面對(duì)這種形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式就開始捉襟見肘。而信息技術(shù)是新的科技技術(shù)，它以現(xiàn)代科技為基礎(chǔ)，通過互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)程序以及材料和數(shù)據(jù)的分析，這樣一來，將它引入到檔案管理工作中，通過人與機(jī)器和網(wǎng)絡(luò)的合作，就很容易突破傳統(tǒng)，找到新的管理模式，解決新的問題。因此，信息技術(shù)的引進(jìn)可以改革檔案管理模式。
（二）信息技術(shù)的引進(jìn)可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機(jī)關(guān)，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會(huì)議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計(jì)等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導(dǎo)，由此可見，檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力才能實(shí)現(xiàn)。信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于，信息系統(tǒng)本身可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時(shí)，系統(tǒng)工作的精細(xì)以及準(zhǔn)確程度要比人力完成更有保證，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，使用計(jì)算機(jī)代替部分人力，這就可以精簡(jiǎn)單位人員，減少勞動(dòng)力和其它資源的輸出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術(shù)引入檔案管理工作中的一個(gè)必要性所在。
（三）信息技術(shù)的引進(jìn)可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中另一個(gè)必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進(jìn)行也需要多人的配合，需要多項(xiàng)工作的銜接，在這個(gè)過程中，檔案管理工作就形成了一個(gè)完整的體系，而這個(gè)體系的規(guī)范與否，直接影響一個(gè)企業(yè)對(duì)檔案的保存和利用。在利用信息技術(shù)之前，每一項(xiàng)工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個(gè)工作人員的情緒就會(huì)直接影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的合作以及工作效果，或者某一個(gè)工作人員的差錯(cuò)就可能直接導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的進(jìn)度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對(duì)工作質(zhì)量的影響，就會(huì)很容易的引導(dǎo)起整個(gè)檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進(jìn)。
二、信息技術(shù)引入檔案管理工作的途徑
既然信息技術(shù)引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對(duì)此，筆者有以下幾點(diǎn)建議：首先，信息技術(shù)的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點(diǎn)。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時(shí)的方式有所區(qū)別。信息技術(shù)引入管理領(lǐng)域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學(xué)習(xí)和跟風(fēng)，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導(dǎo)致信息技術(shù)的引入不但沒有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術(shù)的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術(shù)的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，切忌盲目。其次，信息技術(shù)的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對(duì)于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對(duì)歷史的記載，因此必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，這是對(duì)歷史和事實(shí)的尊重，我們必須承認(rèn)這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認(rèn)為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對(duì)的固定，不可隨意更改模式，這是錯(cuò)誤的，信息技術(shù)的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時(shí)把握時(shí)機(jī)，適時(shí)改革，讓傳統(tǒng)與新技術(shù)結(jié)合，共同為檔案管理服務(wù)。所以，信息技術(shù)的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時(shí)代特色。
三、結(jié)束語(yǔ)
合格的檔案管理工作人就是能夠充分利用現(xiàn)有的最新技術(shù)來完成檔案管理工作，面對(duì)時(shí)展的浪潮，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化與檔案管理工作的完美結(jié)合，這將會(huì)給檔案管理帶來一個(gè)新的春天。
作者：陶然單位：遼源市醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心西安分中心
