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一高校圖書館用戶檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1思想意識淡薄

用戶檔案管理是高校圖書館管理工作重要內(nèi)容的一個方面，是判斷圖書館服務(wù)質(zhì)量好壞的一個重要準(zhǔn)則。但由于意識上的偏差，高校圖書館的用戶檔案工作得不到上級部門的重視，圖書館的館員，甚至包括部分圖書館領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，都對圖書館檔案管理的重要性沒有充分認(rèn)識，缺乏檔案管理的積極性和主動性，造成沒有專人管理、也沒有專門的檔案室。同時，高校圖書館現(xiàn)有檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，跟不上信息技術(shù)知識的更新速度，只能進行一般性的登記、整理、保管等簡單工作，而無法勝任需要相當(dāng)技術(shù)水平的檔案信息化管理工作。另外，很多高校圖書館沒有專門的檔案室，無法集中統(tǒng)一管理用戶檔案，以致檔案材料不完整，使得圖書館無法準(zhǔn)確把握用戶信息，給高校圖書館為用戶提供個性化服務(wù)帶來很大困難。

2分類體系混亂

檔案分類是高校圖書館檔案管理工作的一個重要步驟，主要是將用戶檔案根據(jù)來源、時間先后、形式和內(nèi)容上的異同，按照不同層次，分門別類地形成一個有機體系。目前高校圖書館用戶檔案分類體系的問題主要表現(xiàn)在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，管理制度滯后，沒有合理科學(xué)的分類體系，很多文件和材料不能進行科學(xué)的整理與歸檔。由于缺乏系統(tǒng)、完整和統(tǒng)一的分類體系，各高校圖書館用戶檔案歸類比較雜亂，很多用戶檔案資料無法準(zhǔn)確分類、標(biāo)引。而且由于檔案管理工作沒有統(tǒng)一的分類體系，同一用戶的不同檔案經(jīng)常被歸到不同類別，沒有統(tǒng)一整理與歸檔，給用戶檔案的查找和利用帶來極大不便。

3資源閑置浪費

高校圖書館用戶檔案管理工作的最終目的是高效、合理地開發(fā)和利用，因為工作中產(chǎn)生的很多有保存和利用價值的用戶檔案信息，是圖書館研究用戶和提高服務(wù)工作質(zhì)量的重要參考資料。但大部分圖書館對用戶的檔案資料只是簡單記錄在案，并沒有對檔案資料進行深層次的分析和挖掘，也很少認(rèn)真研究和利用用戶檔案資源來分析用戶信息行為，造成用戶檔案價值的極大浪費，更談不上有效利用用戶檔案資源為用戶提供專業(yè)化、個性化、深層次的集成信息服務(wù)。

4數(shù)字化建設(shè)緩慢

信息環(huán)境下，用戶希望通過多渠道獲得個人檔案信息資料，而許多圖書館仍然用傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理方式管理用戶信息檔案，尤其是一些館藏文獻(xiàn)資源數(shù)字化程度較高的圖書館，館藏信息資源的現(xiàn)代化發(fā)展步伐很快，但沒有同步進行用戶檔案管理數(shù)字化建設(shè)，從而使得館內(nèi)業(yè)務(wù)發(fā)展出現(xiàn)不平衡，造成圖書館用戶檔案不能得到全面的開發(fā)和利用。

二高校圖書館用戶檔案管理策略

1建立合理的用戶檔案分類

體系為了更方便快捷地檢索和利用高校圖書館用戶檔案資源，首先要建立一個合理、簡要、可用的用戶檔案分類體系，這樣才能有序地組織用戶各種檔案材料。筆者參考相關(guān)資料，依據(jù)讀者基本情況清楚、讀者意見詳細(xì)、檔案分類準(zhǔn)確、檔案存取便利的分類建檔原則，并根據(jù)高校圖書館的特殊情況，編制了用戶檔案分類體系表。讀者從信息服務(wù)的角度將高校圖書館用戶檔案分成了用戶信息檔案、讀者服務(wù)檔案、用戶統(tǒng)計檔案和用戶其他檔案四大類，其中，用戶信息檔案是用戶檔案的基礎(chǔ)，讀者服務(wù)檔案是用戶檔案的重點內(nèi)容，用戶統(tǒng)計檔案是對讀者服務(wù)檔案的延伸，用戶其他檔案則從一個側(cè)面反映了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和水平。

2信息化管理

用戶檔案高校圖書館用戶檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)管理工程，不但包括檔案材料的收集整理、檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)等信息內(nèi)容建設(shè)，還包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、技術(shù)設(shè)備、信息隊伍建設(shè)等外部支持，同時還要考慮用戶檔案資源的開發(fā)利用和深度挖掘等。具體來說，一是利用計算機、數(shù)據(jù)庫、掃描、光學(xué)字符識別、數(shù)字?jǐn)z影、多媒體、數(shù)字存儲等高科技技術(shù)把實物檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、縮微膠片等傳統(tǒng)媒體檔案進行數(shù)字化處理；二是通過網(wǎng)絡(luò)，使用集成文件管理軟件來完成數(shù)字檔案資源的歸檔，對文檔進行準(zhǔn)確的歸檔定位，采用數(shù)字文檔歸檔管理辦法，實現(xiàn)用戶檔案的網(wǎng)絡(luò)化、一體化數(shù)字文件管理；三是通過公眾信息平臺，利用公開的檔案信息，或者是在專用服務(wù)器中調(diào)用、查找保密檔案信息，全面實現(xiàn)用戶檔案管理的信息化。

3健全檔案管理

制度為保證高校圖書館用戶檔案管理的順利開展與完善，必須建立一套完整的、行之有效的管理制度。一是規(guī)范歸檔、有序管理，從檔案的采集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用以及安全、保密等各個環(huán)節(jié)，建立健全完備的制度及措施，推動檔案工作向規(guī)范化管理、有序化開發(fā)的方向發(fā)展；二是編制實用、系統(tǒng)的檢索工具，建立完善的檢索體系；三是落實專人管理，引進優(yōu)秀的檔案管理人才，或者通過理論知識學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平；四是實行動態(tài)管理，記錄和分析用戶的借閱歷史和文獻(xiàn)利用的變化情況，及時對用戶檔案進行添加、修改和補充；五是保護與管理用戶隱私，通過道德規(guī)范和行業(yè)自律，制定規(guī)章制度，加強技術(shù)手段，采用第三方認(rèn)證系統(tǒng)，提高隱私權(quán)保護意識，甚至借助法律手段來保障用戶隱私信息的合法保護與合理利用。

4制定評價與反饋機制

為了調(diào)整完善用戶檔案信息庫，提高高校圖書館服務(wù)質(zhì)量，可以制定相應(yīng)的用戶評價與信息反饋機制。通過調(diào)查、走訪、座談等方式，收集不同用戶的評價信息，掌握用戶信息活動的變化態(tài)勢；綜合運用電話、傳真、電子郵件、QQ、MSN、博客、微信、網(wǎng)上論壇等先進手段，完善用戶服務(wù)反饋和評價體系。對用戶信息的調(diào)查收集要盡可能全面、完整，對于收集到的初始信息，要按期進行排列、整理、登記，經(jīng)過認(rèn)真篩選，進行規(guī)范分類。將用戶反饋信息進行分析，找出服務(wù)中存在的弊端與不足，及時更正、完善，以便準(zhǔn)確、快捷地為讀者提供所需文獻(xiàn)信息，使圖書館為高校教學(xué)、科研提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

5建立重點用戶檔案

為滿足高校圖書館用戶，特別是重點學(xué)科科研骨干的特殊需要，應(yīng)該采取保證特殊、兼顧一般的原則，做好重點用戶的建檔工作。首先，建立重點用戶登記卡，而登記卡的內(nèi)容除了包括用戶一些基本信息外，還要有用戶的知識結(jié)構(gòu)、學(xué)科方向、信息需求特點，以及專業(yè)特長和從事的研究課題等。其次，根據(jù)需要隨時隨地向重點用戶進行調(diào)查、溝通，根據(jù)讀者的服務(wù)內(nèi)容與目的要求，結(jié)合本館實際情況，提供快捷有效的服務(wù)。最后，將提供服務(wù)的內(nèi)容、方法、效果及遺留問題全部登記成冊，形成完整的重點讀者服務(wù)檔案。此外，還要根據(jù)用戶檔案信息，為重點用戶提供信息定制、信息推送、定題跟蹤、智能、數(shù)據(jù)挖掘等個性化信息服務(wù)，達(dá)到檔案工作“積極收集整理、有效提供利用”的目的。

作者：黃付艷單位：梧州學(xué)院圖書館