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一、較高的歷史價(jià)值

環(huán)保檔案是對(duì)以往工作情況的及時(shí)記錄、工作得失的分析、研究和總結(jié)，能夠?yàn)楹罄m(xù)環(huán)保工作的開(kāi)展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎(chǔ)，能夠有效避免重復(fù)錯(cuò)誤的一再出現(xiàn)，有助于環(huán)保工作的不斷優(yōu)化、完善，推動(dòng)環(huán)保技術(shù)人員的不斷創(chuàng)新。一些落后的保護(hù)方法被不斷改進(jìn)或直接棄用，另一些高效的保護(hù)方法則被繼續(xù)沿用并持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，通過(guò)整合、判斷環(huán)保檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ξ?dāng)?shù)氐沫h(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣狀況及變化趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估與預(yù)測(cè)，明確后期環(huán)境工作重心。此外，這些數(shù)據(jù)還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說(shuō)服力的依據(jù)，方便環(huán)境執(zhí)法、政府決策以及科學(xué)研究。

二、較高的科學(xué)技術(shù)價(jià)值

當(dāng)前，我國(guó)環(huán)境污染問(wèn)題十分嚴(yán)峻，已經(jīng)成為阻礙我國(guó)經(jīng)濟(jì)健康與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵原因?；谶@一現(xiàn)狀，相關(guān)學(xué)者們展開(kāi)了大量研究，以期找出有效的應(yīng)對(duì)方法，顯著改善我國(guó)環(huán)境現(xiàn)狀。而環(huán)保檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息，為學(xué)者們展開(kāi)研究提供了大量的研究資料與重要的參考數(shù)據(jù)。例如，通過(guò)對(duì)比、分析被保護(hù)區(qū)域環(huán)境的水質(zhì)、魚(yú)群種類、水生植物類等的歷年保護(hù)結(jié)果，并作進(jìn)一步的研究論證，能夠?yàn)檎归_(kāi)該區(qū)域的環(huán)境科研工作提供重要的信息來(lái)源與論據(jù)。

三、環(huán)保檔案管理的實(shí)施步驟

1.嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。我院嚴(yán)格遵循國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進(jìn)行環(huán)保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)環(huán)保管理?xiàng)l例》、《環(huán)保檔案管理辦法》以及《環(huán)保檔案管理暫行規(guī)定》等重要規(guī)定。

2.準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過(guò)程中，往往涉及的檔案材料的數(shù)量較大、類別較多，一旦管理人員對(duì)這些材料的擺放或存儲(chǔ)過(guò)于隨意化和無(wú)序化，不僅查詢時(shí)耗時(shí)耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對(duì)這些檔案材料按一定依據(jù)進(jìn)行分門別類，對(duì)其歸檔范圍進(jìn)行準(zhǔn)確界定，實(shí)現(xiàn)有序、便捷和高效查詢和利用。通?？砂幢?所示進(jìn)行有序歸檔。

3.檔案材料的管理。在準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲(chǔ)介質(zhì)劃分，我院的環(huán)保檔案主要分為電子文件與紙質(zhì)資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲(chǔ)存載體，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為閱讀、處理媒介，在通信網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)自由傳輸?shù)奈募?，該文件以?shù)碼的形式產(chǎn)生于數(shù)字設(shè)備與數(shù)字環(huán)境中。我院經(jīng)歷了硬磁盤、磁帶、一次寫(xiě)光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來(lái)歸檔電子文件。對(duì)于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進(jìn)行:

(1)做好歸檔前的檢查工作。對(duì)于將要?dú)w檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范來(lái)核查電子文件的內(nèi)容，確保內(nèi)容的真實(shí)性與完整性;隨后對(duì)光盤進(jìn)行檢查，確認(rèn)其表面潔凈、無(wú)劃痕;最后確認(rèn)存儲(chǔ)在光盤上的內(nèi)容無(wú)病毒、可讀性好。

(2)做好光盤的存儲(chǔ)工作。在將光盤存檔的過(guò)程中，必須做好光盤的保護(hù)工作，盡量避免對(duì)光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)盡量做到以下幾點(diǎn):為了防止光盤在存儲(chǔ)時(shí)擦劃失效、擠壓變形，對(duì)于容易損傷的光盤，應(yīng)加設(shè)光盤保護(hù)盒。我院采取硬質(zhì)塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對(duì)于單片光盤，應(yīng)將其裝入盒內(nèi)，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時(shí)，將其與紙質(zhì)資料分開(kāi);光盤存放的場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨(dú)立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過(guò)放置溫度計(jì)、濕度計(jì)以及干燥劑等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的及時(shí)調(diào)控。

(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程，常常會(huì)因?yàn)楣獗P變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數(shù)據(jù)與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長(zhǎng)久性，必須對(duì)其進(jìn)行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內(nèi)容完整度。一般情況下，光盤超過(guò)四年就要進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)，并且其合格率應(yīng)為百分之百。同時(shí)，當(dāng)更新相關(guān)處理設(shè)備(如計(jì)算機(jī))后，應(yīng)及時(shí)檢查設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，確認(rèn)光盤與計(jì)算機(jī)光盤驅(qū)動(dòng)的兼容性。如果無(wú)法兼容，則要對(duì)光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)換。此外，為了避免光盤出現(xiàn)問(wèn)題而無(wú)法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質(zhì)資料。我院環(huán)保檔案中的紙質(zhì)資料主要含有:環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)、檢測(cè)報(bào)告、合同書(shū)，任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目批復(fù)以及公眾參與等內(nèi)容。盡管隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文檔式的信息儲(chǔ)存方式被越來(lái)越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質(zhì)資料存儲(chǔ)的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。

(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質(zhì)資料之前，首先由資料產(chǎn)出部門對(duì)資料的真實(shí)度、完整度與可靠度進(jìn)行初審與復(fù)審，確認(rèn)資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對(duì)上交的紙質(zhì)資料再一次進(jìn)行審核，確認(rèn)材料滿足歸檔要求后進(jìn)行歸檔。

(2)做好紙質(zhì)資料的保存工作?；诩堎|(zhì)資料易燃、易潮、招蟲(chóng)且占用空間較大等特性，在保存紙質(zhì)資料時(shí)，除了給紙質(zhì)資料預(yù)留足夠的儲(chǔ)存空間外，還要做好相應(yīng)的防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防盜等工作。我院在紙質(zhì)資料儲(chǔ)存室放置了溫度計(jì)、濕度計(jì)、干燥劑、滅火器、除蟲(chóng)丸等物件。

(3)做好紙質(zhì)資料的檢查工作。對(duì)于紙質(zhì)資料儲(chǔ)存室，應(yīng)定期進(jìn)行檢查(半年或一年一次)，對(duì)照登記側(cè)目，確保賬物無(wú)遺失。我院遵照自己制定的《檔案儲(chǔ)存室管理規(guī)定》，每到年末對(duì)紙質(zhì)資料的保存情況進(jìn)行一次檢查，檢查內(nèi)容主要包括資料的完整與否、環(huán)境的符合與否以及案卷中資料的完好與否。對(duì)于照片，我院每隔兩年進(jìn)行一次抽樣檢查，每隔五年進(jìn)行一次大檢查，對(duì)照片與底片的變化情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查是否出現(xiàn)破損、粘連、卷曲、變形、褪色、霉斑以及變脆等現(xiàn)象，根據(jù)具體情況采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。我院通常在歸檔照片前將其塑封，然后分類集中保存?？偠灾訌?qiáng)環(huán)保檔案管理，不僅能夠?yàn)橹卫憝h(huán)境污染、推動(dòng)環(huán)保提供重要的理論依據(jù)，還能夠幫助人們樹(shù)立良好的環(huán)保意識(shí)，是一項(xiàng)十分有意義的工作。我們必須在充分認(rèn)識(shí)到環(huán)保檔案管理的必要性，嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定、準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍、科學(xué)管理檔案材料，才能真正落實(shí)檔案管理工作，推動(dòng)環(huán)保檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化發(fā)展。

作者：周麗萍