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1完善檔案管理規(guī)章制度

部分醫(yī)院的檔案管理工作常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)工作群體同時(shí)受到兩個(gè)不同部門領(lǐng)導(dǎo)管理的情況，一方面是檔案部門，另一方面為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門。這兩個(gè)部門由于工作性質(zhì)的不同，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也不同，常常帶給醫(yī)院檔案人員不同的管理規(guī)劃，而沒有一個(gè)關(guān)于醫(yī)院檔案管理的詳細(xì)規(guī)章制度，這樣會(huì)使醫(yī)院檔案工作受到一定的影響，使工作人員產(chǎn)生無所適從的心理。另外，不同的管理部門對(duì)檔案管理工作的業(yè)績(jī)考核也有不同的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理結(jié)構(gòu)的安排也常會(huì)出現(xiàn)不同的意見，使檔案工作人員在工作中產(chǎn)生矛盾。醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)章制度的重要作用，從而進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)劃發(fā)展。醫(yī)院可以通過一定的研究與調(diào)查，制定出相應(yīng)的改革措施，在醫(yī)院建立檔案管理機(jī)構(gòu)，大力宣傳檔案室的重要作用，使檔案管理工作受到重視，從而建立科學(xué)的檔案管理體系，明確檔案管理的各級(jí)職能，這樣能夠使檔案管理模式從分散轉(zhuǎn)換為集中。而對(duì)于檔案工作人員的考核情況，也應(yīng)該從醫(yī)院具體情況出發(fā)建立科學(xué)的考核制度，為檔案管理工作劃分責(zé)任人。例如可以將各個(gè)科室的管理責(zé)任書中加入檔案管理工作的責(zé)任內(nèi)容，將檔案工作的質(zhì)量與科室主任工作的考核相關(guān)聯(lián)，讓更多的責(zé)任主體加入醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)中來，促進(jìn)檔案管理在收集、整理等方面進(jìn)一步規(guī)范化。

2重視檔案的開發(fā)與利用

在很多醫(yī)院當(dāng)中，檔案并沒有真正發(fā)揮其作用與價(jià)值，這與檔案系統(tǒng)所處的環(huán)境相關(guān)，一般醫(yī)院都更重視檔案的收集與整理而不注重對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用，檔案也都被封閉在檔案室中，其查詢使用也不具備方便的使用流程。醫(yī)院檔案室更不具備良好的設(shè)備以及技術(shù)條件，進(jìn)一步制約了檔案對(duì)醫(yī)院工作發(fā)揮價(jià)值。對(duì)檔案進(jìn)行收集與管理的目的就是為了使其為接下來的工作決策作出指導(dǎo)與輔助，這就要求醫(yī)院管理人員制定相應(yīng)的規(guī)劃，盡量充分的發(fā)揮檔案的作用，滿足醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案信息的需求，讓檔案為更廣泛的醫(yī)院工作服務(wù)。另外還可以開展一系列的編研活動(dòng)，重視信息開發(fā)，讓更多的檔案使用者得到更全面而有效的信息資源。

3重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

很多醫(yī)院并不具備高素質(zhì)的檔案管理者以及檔案工作實(shí)施人員，使檔案的科學(xué)管理得不到具體實(shí)踐。一些檔案人員并不了解檔案工作的重要性，更由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部門的不重視而對(duì)檔案工作的理解出現(xiàn)偏差，認(rèn)為檔案管理就是將收集的材料放在檔案室，不使檔案丟失與損壞就可以了，而不進(jìn)行檔案的整理，更不注重檔案的利用。一些部門對(duì)檔案的移交工作也不積極，為檔案的保存與整理工作帶來困難。無論在哪一個(gè)崗位中，人員都應(yīng)該具備對(duì)工作的責(zé)任心，這是一個(gè)工作人員所要具備的基本素質(zhì)，而對(duì)工作責(zé)任心的踐行更是需要對(duì)工作性質(zhì)與工作方法的學(xué)習(xí)，如果不具備對(duì)工作的了解，工作責(zé)任心也就無從談起了。在醫(yī)院的檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案工作人員整體素質(zhì)的提高，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)知，制定相應(yīng)的崗位培訓(xùn)機(jī)制，在定期的培訓(xùn)中，加入檔案管理工作所必須具備的技能。例如對(duì)《檔案法》與《保密法》的基本了解學(xué)習(xí)，讓檔案工作有理有據(jù)。另外檔案管理人員也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理專業(yè)化的期刊與書籍的閱讀，使檔案管理工作緊緊跟住檔案政策的步伐，了解并實(shí)施檔案管理的新規(guī)定。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，檔案工作不同于醫(yī)院的其他工作，工作人員身處檔案室而不被多數(shù)人所認(rèn)識(shí)，其工作業(yè)不被人理解，在這樣的條件下，工作人員更應(yīng)該具備勤懇的工作作風(fēng)，實(shí)現(xiàn)自己的作為。

4在新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新

4.1開展以信息技術(shù)為依托的檔案管理工作

傳統(tǒng)以紙質(zhì)文獻(xiàn)的檔案會(huì)占據(jù)當(dāng)量的空間，工作人員在進(jìn)行整理時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間也比較長(zhǎng)。而隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院檔案也逐漸呈現(xiàn)多種展現(xiàn)以及儲(chǔ)存方式。對(duì)于數(shù)據(jù)化的檔案儲(chǔ)存與管理，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)技術(shù)以及設(shè)備進(jìn)行更新，讓檔案管理工作更適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，為檔案工作人員提供信息化的工作環(huán)境。

4.2加強(qiáng)對(duì)管理技術(shù)的創(chuàng)新

對(duì)管理技術(shù)的創(chuàng)新體現(xiàn)在對(duì)檔案工作人員的管理當(dāng)中，也體現(xiàn)在對(duì)檔案的管理工作當(dāng)中。對(duì)待檔案工作人員，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為其提供創(chuàng)新工作的良好空間，發(fā)揮其能動(dòng)性與創(chuàng)造性。對(duì)于檔案管理的創(chuàng)新，醫(yī)院應(yīng)該在對(duì)信息化逐步應(yīng)用的情況下建立科學(xué)規(guī)范的電子文件檔案管理體系，將技術(shù)圖紙以及其他資料信息通過光盤等儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行保管，在節(jié)約了大量檔案儲(chǔ)存空間的基礎(chǔ)上，為檔案的查閱與利用提供方便。

作者：劉正品單位：云南省德宏州人民醫(yī)院