電子文件檔案管理論文
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一做好檔案管理工作的重要意義
開展好檔案管理工作對于單位的長遠發(fā)展來講是非常有必要的，該項管理活動是單位管理活動中非常關(guān)鍵的一個構(gòu)成要素，它是提升單位工作品質(zhì)和效率的重要條件，是展示歷史狀態(tài)的一個關(guān)鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對于分析該單位的運作成就以及其他方面的研究來講非常關(guān)鍵，它能夠提供最真實的資料。只有將該項工作開展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運作情況，進而調(diào)整工作措施。同時還能夠使得大眾更好的了解單位的發(fā)展情況。在當(dāng)今社會，我們必須積極的開展好檔案管理工作，積極的進行觀念更新，大膽創(chuàng)新管理措施，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
二創(chuàng)新內(nèi)容和方式要想創(chuàng)新
就應(yīng)該有創(chuàng)新理念和思想。在過去的很長時間里，我們國家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進，導(dǎo)致工作人員沒有激情開展創(chuàng)新，工作固守成規(guī)，無法和時代的發(fā)展步調(diào)保持一致，在信息化社會，工作人員必須從幕后走向臺前，要將檔案工作從之前的后續(xù)規(guī)整變?yōu)樘崆敖槿?。我們?yīng)該時刻秉承創(chuàng)新理念，以超前的思想獲取市場，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。
1開展網(wǎng)上利用服務(wù)
建立檔案網(wǎng)站在企業(yè)的檔案室內(nèi)成立局域網(wǎng)，而且要在這個前提下成立檔案網(wǎng)站，以供人們搜尋所需的信息，開展檢索工作。在當(dāng)前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運用的時候非常麻煩，此時服務(wù)的品質(zhì)就收到影響，對于這種現(xiàn)象，應(yīng)編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機檢過度的基礎(chǔ)工具，要在計算機檢索上多做工作，繼續(xù)研究探索計算機檢索的有效途徑，開發(fā)編制標準統(tǒng)一、高質(zhì)量的計算機檢索途徑，替代手工檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，努力為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
現(xiàn)在，在單機上組成的電子文件的收集工作，是檔案管理機構(gòu)必須要高度關(guān)注的內(nèi)容，它和過去的紙質(zhì)檔案的搜集工作有著非常明顯的區(qū)別，許多電子格式的資料通過簡單的上傳下載就能夠獲取了，所以，檔案機構(gòu)要積極的進行工作方式變革，在電子網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間內(nèi)將其收集和整理，并在檔案室的專用服務(wù)器上歸檔。
3開展在線咨詢服務(wù)
當(dāng)今社會是一個信息化的社會，人們非常重視信息，希望經(jīng)由信息體系以及互聯(lián)網(wǎng)等獲知所需的信息，此舉不但能夠節(jié)省時間，而且非常便捷，十分受管理者的青睞。所以，不管是檔案的管理亦或是業(yè)務(wù)活動，都可通過電腦開展信息化管理。
4實現(xiàn)信息資源共享
加強橫向聯(lián)合在信息時代里，人們的知識量增加了，面對繁瑣的資料，任何機構(gòu)都無法把全部的信息搜集規(guī)整好，所以，要想將問題處理好，就要變革過去的那種檔案以及情報等機構(gòu)獨立工作的狀態(tài)，形成一個非常綜合的信息體系，發(fā)揮出它們的總體優(yōu)勢，并注重反饋，合理開發(fā)檔案信息，其反饋的方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著至關(guān)重要的作用，還可以通過反饋信息來進行分析學(xué)習(xí)，能夠提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性，合理性和系統(tǒng)性。
三創(chuàng)新檔案管理模式
提高信息化水平信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時代的需要。積極運用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺，提高檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，積極運用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平。
四結(jié)束語
由此可見，在當(dāng)前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，對檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應(yīng)的增強，因此在當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展中，我們就要根據(jù)檔案管理工作的實際情況，來對其進行不斷改進和完善，從而有效的解決我國傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，促進我國國民經(jīng)濟的增長。
作者：巫秋霞單位：廣東粵電青溪發(fā)電有限責(zé)任公司
