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【摘要】學(xué)生的學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的基本信息、學(xué)生在學(xué)校的基本動態(tài)、學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)等信息，對學(xué)生的發(fā)展有著重要作用。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大綜合性大學(xué)在教學(xué)方面也做出了很大的改革，學(xué)籍管理也面臨著很大的挑戰(zhàn)。新形勢下，綜合性大學(xué)檔案管理應(yīng)該以學(xué)籍檔案法規(guī)為基本依據(jù)，做到規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該做到技術(shù)創(chuàng)新，確保學(xué)籍檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實性。

【關(guān)鍵詞】綜合性大學(xué)；學(xué)籍檔案管理；規(guī)范管理；技術(shù)創(chuàng)新

1前言

高校學(xué)籍檔案建立于學(xué)生入學(xué)時，結(jié)束于學(xué)生畢業(yè)走向社會或其他高校。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生入學(xué)來源、在校學(xué)習(xí)成績以及考核情況、學(xué)籍變動信息、及學(xué)生在校期間獲得的獎懲信息以及學(xué)位授予信息等學(xué)生在校期間最基本信息。學(xué)生檔案通常由各種基本入學(xué)資料、學(xué)籍變更材料以及學(xué)生獎懲材料等多種資料冊組成，包含著學(xué)生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學(xué)生在校期間的培養(yǎng)過程以及表現(xiàn)情況。學(xué)生學(xué)籍檔案能夠為學(xué)生就業(yè)、學(xué)位學(xué)歷驗證、學(xué)生深造提供依據(jù)。新形勢下，各綜合性大學(xué)都擴(kuò)大了招生規(guī)模，并實施了適應(yīng)形勢發(fā)展的教育改革，先前的學(xué)籍檔案管理方法已經(jīng)不能滿足教育改革的需求。加強(qiáng)并完善學(xué)籍管理是新形勢下綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理人員所面臨的一個重要任務(wù)。

2綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案特點

綜合性大學(xué)學(xué)科科目多，學(xué)生來自全國乃至世界各地，教育方法復(fù)雜，經(jīng)常實行與其他高校實行學(xué)生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機(jī)構(gòu)聯(lián)合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案具有龐大性、復(fù)雜性、動態(tài)性以及時效性四個基本特征。綜合性大學(xué)在校學(xué)生人數(shù)多達(dá)數(shù)萬人，學(xué)生來自全國不同地區(qū)，也有海外留學(xué)生，每個學(xué)生入學(xué)初期都帶來了最基本來源信息，學(xué)校根據(jù)學(xué)生最基本信息建立學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案隨著學(xué)生在校時間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學(xué)生學(xué)籍信息多達(dá)上千字，最后形成了一個規(guī)模龐大的信息庫。面對如此大量的學(xué)籍信息，學(xué)籍工作人員需要大量的統(tǒng)計和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學(xué)由于開設(shè)學(xué)科較多，學(xué)科錯綜復(fù)雜，不同學(xué)科的學(xué)生學(xué)籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學(xué)習(xí)動態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學(xué)實行聯(lián)合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍變動頻繁，而且普通在校生學(xué)籍也有休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等基本變動，因此學(xué)籍檔案復(fù)雜而且變動頻繁，學(xué)籍管理人員在學(xué)籍發(fā)生變動時應(yīng)立即做出相應(yīng)處理。學(xué)籍檔案的時效性體現(xiàn)在學(xué)籍檔案的建立、信息的采集以及學(xué)籍的調(diào)動都必須在限定的時間內(nèi)完成，否則將會對學(xué)生的正常學(xué)習(xí)生活帶來一定的影響。通常學(xué)生入學(xué)兩周內(nèi)即應(yīng)完成信息采集并建立學(xué)籍檔案，把學(xué)生的信息錄入檔案庫。每個階段都會產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時間內(nèi)錄入系統(tǒng);當(dāng)學(xué)籍發(fā)生調(diào)動時，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該立即做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出處理。

3加強(qiáng)籍檔案管理的措施

隨著高校教育改革的進(jìn)行，高校學(xué)籍檔案管理存在的問題也逐漸浮現(xiàn)出來，建立完整而有效的學(xué)籍管理制度越來越受到重視。檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案的基本特點，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上采取一定的創(chuàng)新手段，建立一套符合學(xué)校實際情況以及學(xué)校發(fā)展動態(tài)的學(xué)籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質(zhì)隨著計算機(jī)應(yīng)用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫與基本材料庫統(tǒng)一的方式。由于學(xué)籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對管理員的素質(zhì)要求越來越高。學(xué)籍檔案管理應(yīng)該按照檔案管理法規(guī)進(jìn)行，因此學(xué)校應(yīng)該并在聘用專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的檔案管理人員基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，建立一套適合學(xué)校情況的管理方法。另外，應(yīng)該合理利用檔案管理人員資源，對于專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)，計算機(jī)軟件使用熟練的員工，應(yīng)該作為管理帶頭人員;對于使用計算機(jī)有困難的、有經(jīng)驗的老員工可以管理基本資料。3．2加強(qiáng)師生對檔案管理重視多數(shù)高校，師生往往忽略了對學(xué)籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時困難重重。由于綜合性大學(xué)學(xué)生來自世界各地，在采集檔案信息時學(xué)生及時匯報信息、語言交流等方面都需要師生的配合。因此，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)師生對學(xué)籍檔案的重視。每年入學(xué)初期學(xué)校應(yīng)該組織全部新生接受學(xué)籍檔案建立的宣講，并印發(fā)學(xué)籍檔案建立流程的基本資料發(fā)到每一個學(xué)生手中。另外，由于綜合性大學(xué)學(xué)科復(fù)雜，學(xué)校應(yīng)該配合學(xué)籍管理人員合理安排信息采集及上報時間，確保按時完成學(xué)籍信息建立工作。在學(xué)校的網(wǎng)站以及報刊欄等位置應(yīng)該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學(xué)籍檔案管理的重要性。3．3加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的交流各高校都會建立一套符合自身情況的學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一位學(xué)生。在新形勢下，各高校都會進(jìn)行一定的教育改革，改革進(jìn)度也大不相同。隨著改革的進(jìn)行，原有的管理制度就會表現(xiàn)出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優(yōu)點和不足，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的經(jīng)驗交流，不同學(xué)校管理人員相互學(xué)習(xí)、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學(xué)校管理方法的優(yōu)點，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿足學(xué)校需求，但需要學(xué)校投入大量的人力。在科技技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員應(yīng)該不斷摸索新技術(shù)，結(jié)合原有的規(guī)范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術(shù)的開發(fā)，檔案管理已經(jīng)不再需要大量的存儲設(shè)備，而且進(jìn)行云備份后檔案不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后重建的失誤。另外，可以利用專業(yè)技術(shù)開發(fā)一套適合學(xué)?；厩闆r的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個基本信息并對其進(jìn)行更新。因此，采用新技術(shù)新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現(xiàn)的錯誤，還可以提高檔案管理的效率。

4結(jié)語

學(xué)生學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一個學(xué)生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現(xiàn)。新形勢下，綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理已經(jīng)成為一項業(yè)務(wù)繁瑣而且方法復(fù)雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應(yīng)該有專業(yè)的理論知識，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結(jié)合新技術(shù)實施創(chuàng)新，的管理方法。另外學(xué)校還應(yīng)該加大對檔案管理的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發(fā)展的學(xué)籍檔案管理方法。

參考文獻(xiàn):

［1］樂蘭珍．學(xué)籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺世界，2007(5)．

［2］殷濤．如何提高高校學(xué)籍管理工作水平［J］．重慶文理學(xué)院學(xué)報，2010(3)．

作者:白江欣 單位:河南中醫(yī)藥大學(xué)