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摘要：人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等方面的人事材料，為了能夠對一個人進行全面地、科學的了解，對相關的個人人事檔案進行個人材料的采集與整理，將人事檔案的管理工作認真細致的完成對人員管理有著很重要的意義。對人事檔案進行嚴格、細致的管理工作，在當今信息時代，有著至關重要意義。逐步改變了人事檔案工作服務和管理方式，發(fā)揮其資源優(yōu)勢以適應現(xiàn)代人力資源管理就顯得非常重要。

關鍵詞：現(xiàn)代；人事檔案；檔案管理工作

在中國的人事方面的管理制度中，人事檔案是其中一個非常重要的中國特色，人事檔案主要記錄了個人的生平經(jīng)歷、學歷、政治面貌等方面的內(nèi)容。人事檔案的現(xiàn)實意義非常重要，企業(yè)或者一些單位可以將個人的檔案作為如何分配工作、如何分配工資的重要依據(jù)。

一、在人事檔案管理工作中通常存在的問題

1.人事檔案管理工作的管理體制

雖然一些組織部門在人事檔案管理方面所設立的相應的制度還是比較健全的，嚴格的按照管理權限以及相關的管理制度對人事檔案進行管理，在人事工作中發(fā)揮著重要作用。但是在對人事檔案進行收集歸檔的過程卻耗用了大量的時間，相關工作人員并不能夠高效的運用相應的技術手段以此來使人事檔案的管理工作得到高質(zhì)量的完成，這明顯的與現(xiàn)代人力資源管理工作的工作效率拉開了非常大的差距。另外，很多單位人事檔案服務水平不高，服務面不廣，服務途徑單一，影響工作效率降低人事檔案可信度。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員思想觀念陳舊，缺乏開拓進取精神，缺乏系統(tǒng)的培訓，業(yè)務水平一般，不能做到材料及時歸檔。在人事檔案材料搜集過程中，由于工作人員檔案管理意識較淡薄，經(jīng)常將一些檔案資料放在臨時存放處，造成檔案內(nèi)容不清、不實、不全，將一些可裝可不裝的資料都裝入檔案，使檔案的內(nèi)容臃腫繁雜，歸檔不系統(tǒng)、不完整等現(xiàn)象發(fā)生。在工作人員進行檔案交接與傳遞的工作時，經(jīng)常出現(xiàn)由于監(jiān)管人員的監(jiān)管工作不能夠得到很好的落實，因此導致出現(xiàn)檔案的完整性不能被保證的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3.在人事檔案管理工作中信息化的程度不夠高

在當前人事檔案管理的過程中逐漸變得更加科學化、信息化，在人事檔案信息化管理工作中的主要功能是收集傳遞相關的人事信息、開發(fā)利用，信息化的人事檔案管理工作是當前最重要的、最基本的管理手段之一。在當前的人事檔案管理工作中，很多地方的計算機技術還沒有被廣泛應用，一部分企業(yè)組織只是將個人人事檔案的部分相關內(nèi)容直接輸入計算機的數(shù)據(jù)庫中，然而在進行資料檢索等工作程序上任然采取手工操作，因此并不能使檔案管理信息化的管理體制體現(xiàn)出方便快捷的優(yōu)點，反而給檔案的管理工作造成了諸多不便，比如信息歸類不明確、搜索結果不準確等相關問題，不能在人事檔案管理工作中發(fā)揮相應的作用，反而影響了檔案管理工作的工作效率。

二、現(xiàn)代人力資源管理工作中人事檔案管理工作將會如何發(fā)展

1.使人事檔案相關材料的管理等工作更加的具有規(guī)范性

為了提高人事檔案管理質(zhì)量，最首要的工作是要及時的對相關人事資料進行收集和補充相關的檔案材料，更加規(guī)范化的收集、鑒別人事檔案資料對將要或者已經(jīng)歸檔得材料質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，對于已經(jīng)收集完畢的人事材料，需要保證相關資料的真實性以及材料總結簡練，然而對于一些不符合要求的人事資料必須要及時退回，并且要求其在限定的日期內(nèi)進行修改正確再進行重新歸檔，除此之外，對于一些記錄與檔案內(nèi)容無關資料的檔案，也必須要及時的退回，避免積壓、丟失等問題的出現(xiàn)。與此同時，為了使人事檔案的保密安全性得到強有力的保障，應該使查檔人員在對檔案進行檢查時的速度得到提高，除此之外，培養(yǎng)工作人員使用計算機對人事檔案管理系統(tǒng)進行熟練的操作，這樣也可以保證工作人員在不接觸紙質(zhì)版人事檔案的前提下對檔案原件進行查閱。

2.使干部人事檔案管理工作得到加強

人事檔案中真實地記錄了一個人的經(jīng)歷、能力等，是組織、人事工作中必不可少的依據(jù)，在人力資源合理配置問題中發(fā)揮著非常重要的作用。在人力資源管理過程中，人事檔案管理工作是否能夠高效的進行人力資源管理產(chǎn)生了重大的影響。為了能夠實現(xiàn)物盡其用，人盡其才的組織目標，使人力資源的綜合素質(zhì)得到提高，在組織的后續(xù)培訓過程中對人才進行區(qū)分，因材施教，組織對所掌握的人事檔案中的相關信息進行分析研究，做出正確的選擇與安排。

3.人事檔案管理和服務方式更加的開放

伴隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，使人事檔案的神秘化程度被大大的減弱，除此之外，新時代的信息技術也在飛速發(fā)展，因此導致人事檔案管理和服務的方式發(fā)生了很大的改變。為了拓展交流模式的途徑，實現(xiàn)外界人才與人事檔案管理部門的信息交流，采用現(xiàn)代化的管理手段，實行網(wǎng)絡信息化的管理、服務方式。與此同時，知識經(jīng)濟飛速發(fā)展，不僅人才流動數(shù)量越來越多，人才質(zhì)量也逐步增強，然而，伴隨著逐漸深化政治體制的改革，人才已經(jīng)逐漸成為了具有自身色彩和具備非常大的價值的產(chǎn)業(yè)，因此人事檔案管理也會即將成為一種常用的管理模式。

4.進一步建立健全人事檔案管理制度

由于人事檔案管理工作具備材料收集繁瑣、保密性非常高的特點，因此應該建立實事求是的的檔案管理制度，并切在工作實施中不斷加以完善。特別是要建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。結合人力資源管理發(fā)展趨勢及當前工作重點，制定一個全面的、可供分期實施的編研計劃，不僅要落實人力資源管理發(fā)展的專題匯編數(shù)據(jù)，還要檢查對編研成果的利用情況。

5.大力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

新形勢下要提高人事檔案管理的水平，必須提高人事檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。一是檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。二是倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績。三是引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。四是將檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

6.加強人事檔案管理工作更加具備現(xiàn)代化

為了使人事檔案管理的相應手段得到優(yōu)化與加強，因此人事檔案的管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化。為了使檔案管理的手段更加具備現(xiàn)代化，使檔案管理的硬件設施得到大幅度的提高，比如可以設置一些自動監(jiān)控系統(tǒng)。除此之外，引入相關的可以配合管理人事資料的計算機管理軟件，建立完備的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)人力資源合理配置，使組織能夠長期的可持續(xù)發(fā)展。

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[4]蔣麗軍.談醫(yī)院檔案管理.

作者:高薪 單位:邯鄲市中醫(yī)院