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摘要:伴隨我國社會的不斷發(fā)展，各類新型技術(shù)正在逐漸進入人們的日常工作與生活中，其中，表現(xiàn)最為明顯的就是信息化技術(shù)，我國目前已經(jīng)進入信息化社會發(fā)展階段，各項工作也需在信息化背景下得以開展。文書檔案管理工作是一項帶有社會服務(wù)性質(zhì)的工作，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作需要依靠工作人員進行整理、查找、歸檔等，效率較低的同時也容易出現(xiàn)差錯。在信息化發(fā)展大背景下，文書檔案管理工作也需要積極與信息化技術(shù)進行融合，相關(guān)人員需要把握該項工作存在的主要問題，并且認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，對文書檔案管理工作進行有效創(chuàng)新，以實現(xiàn)該項工作質(zhì)量得以提高。

關(guān)鍵詞:文書檔案;信息化;管理;問題;優(yōu)勢;策略

0引言

文書檔案管理工作方式多為原始人為管理模式，這會導致文書檔案管理效率較低，且受到人力因素等影響。文書檔案管理工作也會出現(xiàn)諸多問題，甚至出現(xiàn)文書檔案丟失等情況，給相關(guān)工作帶來不利影響。當前，我國已進入信息化社會發(fā)展階段，信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，如果可以將文書檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以利用信息技術(shù)對文書檔案進行歸檔、查找等，既可以提高效率，也能充分發(fā)揮文書檔案的自身作用。將文書檔案管理工作與信息化技術(shù)結(jié)合后，可以確保相關(guān)人員對文書檔案管理存在的問題進行及時處理，不斷提高該項工作的開展效率，實現(xiàn)這一工作的科學轉(zhuǎn)型。

1文書檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢

在文書檔案管理工作中，如果可以應(yīng)用信息化技術(shù)進行處理，就可以讓文書檔案的存儲情況得以實時展現(xiàn)。信息化技術(shù)的應(yīng)用可以有效加快文書檔案的查找效率，如果是針對基礎(chǔ)資料進行查閱，相關(guān)人員無需專門去檔案部調(diào)檔查詢，僅需要借助網(wǎng)絡(luò)就可以獲取相關(guān)信息。與此同時，相關(guān)人員需要查閱某一個文書檔案，也可以利用信息化技術(shù)進行處理，可以避免排隊等。而在查閱音像類文書檔案時，也可以在查找之前利用信息化技術(shù)找到其查詢狀態(tài)與所在位置等，從而有效提高效率。文書檔案帶有機密性，主要記載了人員信息、財務(wù)信息以及各項工作的開展信息等，因此存在特殊性。正因為文書檔案帶有特殊性，所以其管理工作的要求也會較高。如果選擇傳統(tǒng)模式進行管理，就會造成文書檔案管理人員的日常工作量較大，工作效率也會較低，而如果應(yīng)用信息化技術(shù)進行管理，就可以很好地彌補這一缺陷，保證文書檔案管理的效率顯著提升。

2信息化背景下文書檔案管理的相關(guān)問題

2．1缺乏必要監(jiān)督

針對信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題，監(jiān)督不足表現(xiàn)較為明顯。一些單位雖然開展了文書檔案信息化管理工作，也重視信息化技術(shù)在該項工作當中的合理應(yīng)用，但是卻未能針對這一工作進行必要、科學的監(jiān)督，這樣一來，就會造成文書檔案的信息化管理缺乏相應(yīng)的約束，一些工作人員在實際操作中暴露的問題無法得到重視與及時解決，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的合理性也無法得以保證。這樣一來，監(jiān)督的缺失，就在某種程度上制約了文書檔案信息化管理的深入發(fā)展。

2．2信息化管理存在局限性

一些單位及領(lǐng)導人員對于文書檔案信息化管理也給予應(yīng)有的重視，并且配備了信息化設(shè)備等。但是，受傳統(tǒng)工作思維的影響，一些工作人員的設(shè)備操作水平未達到相關(guān)要求，無法保證設(shè)備得到充分應(yīng)用。如果是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進行管理，對于管理人員有較高的操作要求，且需要管理人員才能較為全面，如果管理人員未能接受全面、科學的培訓，操作能力就無法得到提高，這樣也就會導致文書檔案信息化管理工作存在明顯的局限性，無法得到完全開展。

2．3保密程度不夠

文書檔案信息化管理需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是，電子檔案的相關(guān)信息容易被篡改，且電子數(shù)據(jù)的存在形式也容易發(fā)生變化。與傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息的修改極為簡單，人們在獲得一份電子檔案時，無法完全判斷上面的數(shù)據(jù)是否完全真實。與此同時，文書檔案通常并非屬于一個部分，很多文書檔案包含多個不同部門之間的信息，如果相關(guān)人員需要對不同部門信息進行匯總分析，保密程度也會出現(xiàn)下降。

3提高文書檔案信息化管理的策略

3．1加強工作監(jiān)督

針對文書檔案的信息化管理工作而言，相關(guān)單位需要在其中融入監(jiān)督機制，做好對該項工作的監(jiān)督，也是實現(xiàn)文書檔案信息化管理質(zhì)量提高的主要方式之一。相關(guān)單位需要安排專人從事監(jiān)督工作，監(jiān)督人員需要有較強的責任心，并且對文書檔案管理人員的日常工作進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)管理人員出現(xiàn)不正確的操作等情況后及時與其溝通并進行處理，以保證文書檔案管理工作順利進行。監(jiān)督人員需要如實記錄監(jiān)督情況，并進行總結(jié)，保證文書檔案管理的整體質(zhì)量。

3．2規(guī)范管理工作

在文書檔案的管理工作中，相關(guān)單位與人員還需要對該項工作不斷進行完善。相關(guān)人員可以按照相應(yīng)的步驟對文書檔案的內(nèi)容進行具體分化，并且對多種不同項目的管理方案進行規(guī)劃，也要對文書檔案的格式進行規(guī)范處理，包括文書檔案在信息平臺的查閱、借閱、下載等，都需要有規(guī)范化的操作方式進行指導。相關(guān)人員在下載文書檔案時，首先需要獲得上級領(lǐng)導的同意，還要填寫好下載請求，包括下載文書檔案的用處以及何時進行銷毀等。相關(guān)單位也可以在信息平臺的后臺設(shè)置自動銷毀系統(tǒng)，如果文書檔案的下載使用超出了申請時間，后臺可以自動對已下載的檔案進行銷毀處理。這樣一來，文書檔案的信息化管理就會變得更為規(guī)范，其安全性也會得到保證，保密性會得到有效提高，且可以幫助相關(guān)人員提高自身責任心。

3．3提高管理人員素質(zhì)

在文書檔案的信息化管理工作中，管理人員是實際參與者，其自身素質(zhì)的高低，直接影響到該項工作的開展質(zhì)量。相關(guān)單位需要選擇一批態(tài)度認真、能力過硬的工作人員從事文書檔案信息化管理工作，讓其接受相應(yīng)的培訓與指導，意識到文書檔案信息化管理的必要性，并且不斷提高信息化管理意識。與此同時，管理人員還需要在培訓中不斷學習新型的信息化管理理念，掌握信息設(shè)備的具體操作方式，還要學習信息平臺的操作方法等，確保對文書檔案信息化管理中的所有設(shè)備做到熟練操作。在培訓結(jié)束之后，相關(guān)單位也需要對管理人員進行考核，觀察其在文書檔案信息化管理實際操作中的情況，只有通過考核的管理人員才能真正從事該項工作，若管理人員未能通過考核，需要繼續(xù)接受培訓，直至考核達到標準為止，要讓管理人員真正認識到規(guī)范化管理的意義，這樣可以保證他們在信息化管理中遵照規(guī)范要求操作。

4結(jié)語

伴隨社會的不斷發(fā)展與進步，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當下實際需求，這會導致文書檔案管理工作無法實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。目前，我國已經(jīng)進入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作會存在諸多局限性，相關(guān)人員需要切實認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實現(xiàn)信息化技術(shù)與文書檔案管理的緊密結(jié)合。

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作者:黎英 單位:中廣核服務(wù)集團有限公司