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引言

大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)是學(xué)生真正邁入社會之前的重要階段，大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作的有效開展，則是保證大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)質(zhì)量的關(guān)鍵。然而，如何更加高效的開展大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作？值得每一位相關(guān)工作人員進(jìn)行深入思考。

一、大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理所要面臨的新挑戰(zhàn)

隨著當(dāng)今時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各企業(yè)、單位、團(tuán)體、組織已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，高校日常工作也已經(jīng)逐漸走向了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展道路，大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理也要緊跟時(shí)代步伐。在此期間，制定出完善的管理制度、明確檔案管理的具體要求、建立規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的檔案文書格式則是新的挑戰(zhàn)，急需相關(guān)工作人員去面對。

二、大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理的有效措施

1.要以制度來保證管理的執(zhí)行

畢業(yè)實(shí)習(xí)是高校大學(xué)生大學(xué)生涯的最后一個(gè)階段，也是大學(xué)生步入學(xué)校與社會相銜接的階段，畢業(yè)實(shí)習(xí)階段的工作自然也是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。其間，最為重要的一項(xiàng)工作就是畢業(yè)實(shí)習(xí)的檔案管理工作。因?yàn)椋绻麢n案管理工作不能得到有效落實(shí)，那么就意味著大學(xué)生在與社會相銜接過程中的數(shù)據(jù)難以體現(xiàn)，也不能夠反映出在實(shí)習(xí)期間學(xué)生的基本情況，以及存在哪些問題需要解決。為此，在有效管理大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案的過程中，應(yīng)將制度的完善放在首位，以確保管理過程的嚴(yán)格執(zhí)行。在此期間，應(yīng)從兩個(gè)方面入手：第一，在畢業(yè)實(shí)習(xí)的準(zhǔn)備工作上確立起嚴(yán)格的制度。在畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理的制度構(gòu)建中，必須嚴(yán)抓準(zhǔn)備階段的工作，確立相關(guān)的管理制度。其中，主要包括的范圍在于畢業(yè)實(shí)習(xí)計(jì)劃的制定、實(shí)習(xí)計(jì)劃的執(zhí)行、實(shí)習(xí)過程的監(jiān)控、實(shí)結(jié)四個(gè)方面，確保大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)前的檔案管理工作能夠有序的、大力的執(zhí)行下去。第二，完善畢業(yè)實(shí)習(xí)過程中的檔案管理制度。針對大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)過程中的檔案管理制度而言，各高校必須在能力考查、業(yè)務(wù)情況考察等多個(gè)方面制定出相關(guān)制度，由此來保證大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)期間檔案管理工作的大力落實(shí)。

2.文檔的保存要強(qiáng)調(diào)“一體化”這一要求

在有了管理制度作為支撐的基礎(chǔ)上，大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作就要針對具體的工作事項(xiàng)進(jìn)行有效加強(qiáng)，而文檔的保存恰恰是重要的工作內(nèi)容之一，“一體化”的文檔保存則是新的要求。原因很簡單，由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)得到了普及，檔案的紙質(zhì)存儲模式在一定程度上已經(jīng)退出了人們的視野，電子檔案存儲模式已經(jīng)得到了廣大企業(yè)、單位、組織、團(tuán)體的青睞，文檔的保存已經(jīng)邁向了“一體化”發(fā)展之路。為此，在文檔的保存邁向“一體化”過程中，高校大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作應(yīng)該在兩個(gè)部分加以重視：第一，要引進(jìn)自動(dòng)原理進(jìn)行文檔的保存。在大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案的文檔保存工作中，高校要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，確保自動(dòng)保存功能達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平，進(jìn)而讓大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)的文檔格式、數(shù)據(jù)信息能夠順利而又準(zhǔn)確的載入到個(gè)人畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案之中，為學(xué)生在實(shí)習(xí)結(jié)束后可以客觀了解實(shí)習(xí)的具體情況、存在的問題與不足。第二，必須具備高水平的信息技術(shù)操控能力。學(xué)校在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)之后，接下來就要針對管理人員的實(shí)操能力加以不斷地深化，不斷強(qiáng)化文檔保存的一體化操控技術(shù)，進(jìn)而做到畢業(yè)實(shí)習(xí)數(shù)據(jù)能夠便捷查詢、廣泛分享。

3.文書的格式和版面要做到高度的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

在大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作的有效落實(shí)中，確保文書格式和版面的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)是又一重要工作，因?yàn)槲臅袷胶桶婷娴亩鄻踊?，勢必會造成?shù)據(jù)信息的錄入受到嚴(yán)重的影響，檔案所反映的情況也不會具有高度的客觀性。而如何才能做到文書的格式和版面要做到高度的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)？在這里，應(yīng)該做好兩個(gè)方面工作：第一，要加強(qiáng)畢業(yè)生實(shí)習(xí)檔案的活動(dòng)證實(shí)工作環(huán)節(jié)。大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作人員，必須嚴(yán)格按照制度要求，針對畢業(yè)生實(shí)習(xí)活動(dòng)的進(jìn)度、效果加以充分證實(shí)，學(xué)生如有省略的情況要在該欄中填寫“無”，其他情況則要根據(jù)事實(shí)進(jìn)行簡明扼要的概括與說明，確保檔案文書更加直觀，避免含糊不清、邏輯思維混亂的情況出現(xiàn)。第二，向檔案管理人員強(qiáng)調(diào)文書的書寫格式以及版面安排。在檔案文書的格式與版面安排上，檔案管理人員必須高度明確其要求，表格不能出現(xiàn)橫跨兩頁的情況，文字?jǐn)⑹霾荒艹霈F(xiàn)同一頁面出現(xiàn)兩個(gè)標(biāo)題的情況等等，只有做到這一方面，大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案才會更加清晰，查詢才會變得更加方便快捷。

三、結(jié)論

毋庸置疑，有效加強(qiáng)大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工程，需要在多個(gè)方面采取有效的措施方可實(shí)現(xiàn)。然而，文章所提出的觀點(diǎn)中，勢必會存在相應(yīng)的不足之處，還希望廣大高校相關(guān)工作人員、學(xué)者能夠積極提出寶貴意見，為提高大學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)檔案管理工作質(zhì)量踴躍獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

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作者:劉英