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摘要：基層單位處于管理和經(jīng)營活動的第一線，在歷史的發(fā)展過程中保存了許多有價值的材料和信息，創(chuàng)新基層單位檔案管理辦法，有利于基層單位健康、持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層單位；文化傳承；檔案管理

1基層單位檔案管理的特點

檔案管理規(guī)范化是檔案工作的重要內(nèi)容，同時也是基礎(chǔ)性工作。1979年召開的全國文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會議上就提出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。其后，則提出制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，國家也先后頒布《檔案著錄規(guī)則》等制度，從而為檔案整理、管理提供了有效的依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，新時期的檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出新的特點和發(fā)展趨勢，這就要求基層檔案工作者對新時期檔案管理的特點有清醒的認(rèn)識。具體說，主要包含以下三方面：一是規(guī)范性。規(guī)范性指的是事物發(fā)展過程需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度和工作流程，繼而形成相對穩(wěn)定和統(tǒng)一的管理體系，并對該體系不斷完善，最后達(dá)到高效、協(xié)調(diào)的目的。檔案管理只有確保規(guī)范，才能夠滿足社會發(fā)展的需求和為本單位提供翔實、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是信息性。信息性指的是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在不改動檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)之上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案的存儲、表現(xiàn)形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案的信息化不僅能夠延長檔案的存儲時間，還有利于擴(kuò)大檔案存儲的空間，節(jié)約檔案管理的成本，確保檔案資源可以被最大限度地利用。三是共享性。檔案管理的規(guī)范、秩序化，使檔案管理有了業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)，這樣可以避免一些耗時耗量的工作，從而幫助單位更加便利地開展工作，也有利于最大限度實現(xiàn)檔案資源共享，實現(xiàn)互利共贏。

2基層單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

新時期是互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的天下，對基層檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其挑戰(zhàn)主要來自三個方面：一是檔案資源的隱私問題。這里不僅關(guān)系到檔案管理的理念和技術(shù)，還涉及法律問題，現(xiàn)在很多地方單位已經(jīng)建立了新型的檔案管理系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理過程。但是，信息化也是一把雙刃劍，給檔案管理帶來便利的同時也帶來了信息泄露的問題，如果管理不當(dāng)，很可能導(dǎo)致基層單位檔案的信息泄露，這是一個涉及隱私權(quán)的法律問題。而基層單位在信息化管理方面還存在很多漏洞，因而要高度重視。二是檔案儲存、管理技術(shù)的問題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理確實非常便利，但大數(shù)據(jù)技術(shù)能否合理利用對基層單位卻是個挑戰(zhàn)。因為大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量非常之大，而且數(shù)據(jù)存儲和處理的技術(shù)非常多樣，所以很難保證每一個基層單位所使用的檔案管理硬件和軟件萬無一失。因而在使用新技術(shù)的同時，應(yīng)該考慮到引進(jìn)系統(tǒng)的錯誤率問題，要確保在使用時出現(xiàn)的錯誤在可以接受的范圍之內(nèi)。同時，通過云計算來實現(xiàn)平行運(yùn)算，這是需要利用通用的軟件和硬件來實現(xiàn)的。三是基層單位檔案人才隊伍建設(shè)的問題。當(dāng)前檔案的管理更多是朝精細(xì)化管理方向靠近，所以基層單位檔案管理工作量會不斷增加，而有些基層單位檔案管理崗位人員數(shù)量有限，甚至有些單位由兼職人員來管理檔案，這些基層單位都存在人才隊伍的穩(wěn)定性和專業(yè)性等問題。尤其是在當(dāng)前時代，無論是檔案管理的新設(shè)備還是新技術(shù)的運(yùn)用都對基層單位檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。基層單位檔案工作人員無法回避這個問題，所以需要熟練掌握檔案管理信息化管理的方式和具體操作技術(shù)，還需要結(jié)合當(dāng)前時代的技術(shù)特點，掌握現(xiàn)代的檔案處理技術(shù)。

3基層單位檔案管理新思路

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識?；鶎訂挝粰n案管理要創(chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識。對于一個單位來說，如果領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，則這項工作開展就更加順利。因此，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，要將檔案管理納入日常的議事日程中，這樣才能夠營造良好的氛圍。其次是基層單位要給辦理檔案的群眾提供便利的查閱服務(wù)、溫馨的服務(wù)環(huán)境。同時，基層單位的檔案管理還要采取多種途徑讓檔案管理工作走向社會，讓更多的人民群眾知道檔案，對基層單位檔案工作有更多的了解，從而縮小民眾和基層單位檔案之間的差距，方便人民群眾查閱檔案、辦理與檔案相關(guān)的事情，讓更多的人體會到個人檔案和生活息息相關(guān)，從而強(qiáng)化他們的檔案意識。除此之外，檔案觀念的轉(zhuǎn)變要從一般意義上升到法律的高度，要對檔案工作有全面、系統(tǒng)的認(rèn)識；要從局部觀念向整體觀念轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案資源的高度整合；要從內(nèi)部檔案工作到關(guān)注下屬機(jī)構(gòu)檔案工作轉(zhuǎn)變，從而推動檔案管理工作向縱深發(fā)展。

3.2培養(yǎng)人才，樹立積極作為的意識。檔案管理的效果最終落實到人的身上，而當(dāng)前基層單位卻面臨缺少復(fù)合型人才的問題。因此要加快推進(jìn)檔案管理工作的步伐，基層單位要優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理隊伍，引進(jìn)復(fù)合型人才，提升檔案管理的效果。因為檔案工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，要承擔(dān)起檔案管理的職責(zé)，必須經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。正因為如此，基層單位檔案工作人員需要有使命意識，要主動去學(xué)習(xí)和鉆研工作中的問題，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力，切實履行好自己的職責(zé)?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要重視單位的檔案人才建設(shè)，對外要重視引進(jìn)懂得大數(shù)據(jù)知識和檔案管理的復(fù)合型人才，對內(nèi)要加強(qiáng)投入，為在崗檔案工作人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，使檔案工作人員能夠進(jìn)一步開闊視野，從其他單位吸取先進(jìn)的經(jīng)驗。與此同時，各級的檔案行政部門也要加強(qiáng)對基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，推動基層單位檔案管理水平提升?；鶎訂挝粰n案工作人員要充分認(rèn)識到檔案對一個單位的重要性，只有基于這種認(rèn)識，才能夠真正發(fā)揮檔案在基層單位科學(xué)管理、服務(wù)過程中的重要作用。對基層單位來說，專門從事檔案管理工作的人較少，而檔案管理本身又是一個系統(tǒng)、繁瑣的工作，所以很容易出現(xiàn)疲于應(yīng)付的狀況，這固然是客觀原因。但是，檔案管理質(zhì)量上不去關(guān)鍵原因還是在于工作人員缺乏主觀能動性，沒有積極作為的意識?；谶@樣一種現(xiàn)狀，基層單位檔案管理人員要注意揚(yáng)長避短，要認(rèn)識到檔案資源的巨大能量，充分發(fā)揮基層單位檔案資源信息的優(yōu)勢，這樣既能凸顯檔案的價值，也能凸顯自身工作的價值。比如說有些基層單位因為單位性質(zhì)特殊，檔案資源是獨一無二的，這些檔案無疑具有非常重要的價值，而作為管理這些檔案的工作人員，應(yīng)該有榮譽(yù)感和使命感，更應(yīng)該有責(zé)任感，努力將自己的工作做到最好。

3.3嚴(yán)把關(guān)檔案形成環(huán)節(jié)，確保檔案管理做細(xì)、做規(guī)范。檔案最終形成要歷經(jīng)幾個主要的環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)是否高質(zhì)量完成關(guān)系到檔案的質(zhì)量和價值，所以需要嚴(yán)把關(guān)每一個環(huán)節(jié)，確保檔案管理做細(xì)、做規(guī)范。一是嚴(yán)把檔案收集關(guān)。資料收集是檔案管理的源頭，如果收集工作做不好，收集的材料不齊、質(zhì)量不高，后續(xù)的檔案管理工作就無從談起了。在檔案收集環(huán)節(jié)，基層單位應(yīng)該嚴(yán)格依照國家法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，收集應(yīng)該收集的檔案，對于達(dá)不到收集要求的檔案，應(yīng)該按照相關(guān)要求進(jìn)行處理。具體來說，基層單位的檔案一般包括業(yè)務(wù)、實物、人事、音頻、視頻等多個類型的檔案，應(yīng)該針對每一類檔案確定檔案工作人員的具體責(zé)任。二是嚴(yán)把檔案整理關(guān)。檔案整理指的是將比較零亂的檔案加以整理的過程，這個過程需要將收集的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編號等，最后建立卷宗。這一過程是檔案最終成形的核心環(huán)節(jié)，要科學(xué)把握檔案的特點以及形成的規(guī)律分類整理；要弄清楚各個檔案之間的聯(lián)系和區(qū)別，區(qū)別不同檔案的價值和存儲期限，這樣便于后期的保管和利用；要統(tǒng)一制定檔案整理的具體標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作人員要仔細(xì)鑒別整理過的檔案，在這個過程中還要注意檔案的“去偽”和完整性，要確保整理的檔案完整、手續(xù)完備和具有保存價值。三是嚴(yán)把檔案存放關(guān)。這個環(huán)節(jié)是建立在前期檔案收集、整理環(huán)節(jié)無誤的基礎(chǔ)之上，一般基層單位檔案都存放在檔案庫房。為了確保檔案存放得更加規(guī)范，存放的時候應(yīng)該按照國家規(guī)定使用指定的檔案盒，并貼好標(biāo)簽、制定好目錄。除此之外，對于有些比較特殊的檔案應(yīng)該在檔案盒的側(cè)面做好標(biāo)記，這樣可以將檔案內(nèi)容在檔案盒上清晰反映出來，以示區(qū)分，容易查找。

3.4重視檔案的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，人類已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案，使檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前許多單位不斷嘗試、探索的目標(biāo)，部分大型檔案館、圖書館、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)中心等這些特殊的部門已經(jīng)逐步實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。對于基層單位來說，完全實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可能還有一些難度，畢竟我國基層單位數(shù)量非常多，而且很多經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)基層單位設(shè)施條件非常落后，所以這個目標(biāo)需要一步步完成，但必須引起基層單位的重視?；鶎訂挝粰n案除了涉及保密的檔案外，很多檔案都是需要永久保管的，所以將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，就能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙向管理。紙張保存的時間畢竟有限，到一定時間就會出現(xiàn)發(fā)黃、易碎等現(xiàn)象，如果平時保管不好，還會因為發(fā)霉、蟲蛀等問題導(dǎo)致檔案損毀，而數(shù)字化檔案就可以避免這些問題。因此，基層單位要逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理的質(zhì)量。

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作者:韓卓泉