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摘要：財務檔案管理作為高職院校檔案管理重要組成部分，推動和保證著學校的正常運轉(zhuǎn)。隨著信息化進程的不斷推進，高職院校財務檔案管理不可因循守舊，必須順應時展、積極向信息化的方向邁進。學校財務檔案管理信息化緊迫且重要，學校方面必須牢牢把握時代賦予的先機，轉(zhuǎn)變思路、完善制度，善用財務檔案管理信息化夯實發(fā)展基礎、提升管理能力。本文針對高職院校財務檔案管理信息化建設進行闡述，并結(jié)合工作實際提出合理化建議，討論財務檔案管理新路徑。

關鍵詞：高職院校；財務檔案管理；信息化建設

學校的財務檔案包括了學校的教學科研、日常管理、基礎建設等相關的經(jīng)濟信息，真實記錄和反映學校的財務狀況和經(jīng)濟活動，是學校非常寶貴和重要的信息資料，不僅為學校財務決策和有序發(fā)展提供重要依據(jù)，還能為學校避免不必要的財務糾紛。隨著財務檔案管理制度的日益完善，高職院校財務管理工作也面臨機遇和挑戰(zhàn)，新時期隨著信息化建設工作的快速發(fā)展，學校財務檔案管理工作也應積極加大信息化投入力度，加強財務檔案管理信息化建設，推動學校財務工作健康有序發(fā)展。

一、高職院校財務檔案管理信息化建設重要意義

財務檔案管理信息化是運用大量的現(xiàn)代信息技術收集、開發(fā)、管理、存儲財務檔案，并使之形成技術含量更高、存儲更安全、查詢更便捷、信息囊括更全面的電子檔案。高職院校身處信息化發(fā)展的重要時期，要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的保管、調(diào)閱檔案模式，將“舊檔案管理”發(fā)展成為集信息采集、信息配置、資源共享、遠程使用一體的“新形式管理”。對于高職院校而言，財務檔案管理工作十分重要，從財務檔案的收集、分類，到財務檔案的調(diào)閱、銷毀等都必須嚴格按照相關規(guī)定進行規(guī)范操作。學校財務檔案管理信息化能夠為學校的決策和管理提供更為豐富的檔案信息支持，教學科研能夠得到更為智能化的檔案服務，檔案文獻資料的編著更為簡便，檔案的利用時效不斷增強，檔案的資源效益才能夠不斷地增加。

二、新時期高職院校財務檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

1.缺乏明確的建設目標

“建設目標”是高職院校財務檔案管理信息化建設的重要“方向”，相關財務管理人員圍繞“建設目標”制定相應的建設策略，促進財務檔案信息化建設工作有條不紊地開展。然而事實情況是，現(xiàn)階段許多學校還沒有在檔案管理層面形成“統(tǒng)一領導、分級管理”的體制，過分依賴人力的“舊財務檔案管理模式”仍然是學校財務檔案管理的主要模式，“新財務檔案管理理念”未能“深入人心”，很多財務管理人員尚未意識到財務檔案管理信息化的重要性和必要性。這些問題都會導致學校的信息化建設行動遲緩，財務檔案管理難以與學校的教學、科研、行政等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，各個職能部門無法高效、順暢地通力合作，財務檔案管理信息化建設工作開展舉步維艱。

2.財務人員業(yè)務管理水平有待提高

高職院校財務檔案管理信息化建設的順利進行，需要財務檔案管理人員具備扎實的專業(yè)基礎、專業(yè)技能和信息化建設能力。然后現(xiàn)實情況是高職院校很多財務檔案管理工作人員雖然工作負責、業(yè)務精通，但是思路陳舊、工作模式單一，不能與時俱進，及時根據(jù)相關政策調(diào)整工作思路和管理模式。另外，由于財務管理人員缺乏信息化建設的專業(yè)知識與實踐技能，學校也并沒有為財務管理人員提供相應的學習平臺與技術支持，也沒有為財務管理部門配備專業(yè)的信息化人員，“無紙化”財務檔案也僅限于將紙質(zhì)的財務檔案進行簡單的掃描、存儲，對于財務檔案管理信息化平臺的建設和使用缺乏系統(tǒng)地學習，嚴重阻礙了財務檔案管理信息化的發(fā)展進程。

3.缺乏統(tǒng)一的信息化建設標準

雖然在2006年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中有提出“檔案信息化建設”，但是至今沒有統(tǒng)一的信息化建設標準，學校方面在落實財務檔案管理信息化時“無章可循”“無法可依”。由于缺乏可參考的成功案例以及具體的執(zhí)行標準，學校在財務檔案管理信息化建設過程中容易陷入困境，還容易流于形式。例如，不確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的起始點、不確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的細節(jié)要求、沒有意識到信息化建設的重要價值等，這些問題都會影響財務檔案管理信息化的建設效果，制約學校財務檔案管理信息化推進。

三、新時期高職院校財務檔案管理信息化建設的策略

1.發(fā)揮學校領導的積極作用

學校管理者是學校決策的主要責任人，是學校的“主心骨”，學校管理者的思想態(tài)度往往能夠影響學校的中層干部、教職員工以及在校學生，并使得這種思想成為學校的“主流”思想。新時期高職院校要想積極推動財務檔案管理信息化建設，領導干部必須帶頭主動順應時展，積極調(diào)整和改變陳舊思想，與時俱進，為財務檔案管理信息化提供內(nèi)驅(qū)力。相關財務檔案管理工作所需的人力、物力配置能夠及時、有效地得到落實，軟硬件設施配備及時到位，基礎網(wǎng)絡順暢，信息化建設工作的進度、力度、深度才能夠不斷加大。比如，學?？梢远ㄆ陂_展財務檔案管理信息化會議，從上到下統(tǒng)一思想，全校各部門充分認識財務檔案管理的重要性，各部門安排財務專員與財務部門進行工作對接，及時學習和傳達相關會議和文件精神，全校各部門積極配合、團結(jié)協(xié)作，保證財務檔案管理工作的順利開展。

2.優(yōu)化基礎數(shù)據(jù)處理工作

學校財務檔案信息數(shù)字化是財務檔案管理信息化的基石，必須及時將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案材料，改變傳統(tǒng)人工手寫、人工檢索、人工存檔等模式，減少或避免人為操作過程中的失誤。財務檔案部門必須能夠承擔起財務檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、查詢、檢索、管理等職能，并成為數(shù)字化信息服務的基地，充分利用云操作，減少財務檔案管理人力成本投入，提高財務管理服務質(zhì)量和工作效率，只有這樣才能夠為后續(xù)的數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)庫分類管理等創(chuàng)造條件。

3.提高財務檔案使用效率和價值

學校財務檔案管理信息化建設讓檔案信息的使用變得更加便捷、更有價值，也讓檔案的整理、收集、使用等一系列工作變得簡潔明了，大大縮短了檔案管理工作投入的時間，讓財務檔案管理人員能夠從煩瑣的、機械化的工作中脫身，有更多的時間和精力去鉆研和創(chuàng)新檔案管理工作，并推動檔案服務多元化發(fā)展，財務檔案管理能夠從靜態(tài)發(fā)展為動態(tài)，人力資源和財力資源得以整合，學校財務檔案管理信息化建設得以進一步發(fā)展，有利于構(gòu)建起良性循環(huán)格局。

4.完善和規(guī)范財務檔案管理制度

學校財務檔案管理包含了與學校相關的眾多高價值的信息，信息泄露可能會給學校方面帶來不可彌補的、巨大的經(jīng)濟損失。正因如此，學校財務檔案管理信息化建設需要始終關注安全問題，信息安全必須放在學校財務檔案信息化工作的首要位置。學校應當建立科學、完善的財務檔案管理制度，既要保證檔案資源的使用價值，保證檔案信息的公開性和透明性，還要對價值信息進行保密處理，要定期備份，還應當設置監(jiān)控體系，并利用內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)隔離保護保密數(shù)據(jù)，以防止重要財務信息被不法分子竊取、篡改，威脅學校財務安全和損害學校利益。另外，財務檔案管理人員應熟知財務檔案管理制度，并嚴格按照流程認真操作每一個環(huán)節(jié)，保證財務檔案管理的規(guī)范化、合法化。

5.提升財務檔案管理人員素質(zhì)

新時期高職院校財務檔案管理人員應該具備多項專業(yè)技能，既要擁有學校財務檔案管理的傳統(tǒng)相關技能，又要具有計算機、網(wǎng)絡、信息安全等新知識儲備。學校財務檔案管理信息化建設無法脫離學校每一位財務檔案管理人員，學校財務檔案管理人員的素質(zhì)直接影響信息化建設的進程。所以，首先，學校方面應該積極開展相關法律法規(guī)、財會管理實務、檔案管理實務、計算機操作、信息化安全等方面的學習培養(yǎng)和提升財務檔案人員整體素質(zhì)和機能，使之能夠勝任財務檔案管理信息化的相關工作。其次，學校應將日常財務檔案管理工作納入績效考核，直接和薪資掛鉤，激勵財務檔案管理人員積極投身信息化建設工作。最后，學校應吸納優(yōu)質(zhì)的財務檔案管理人員，激活財務檔案管理團隊，努力打造復合型檔案管理小組，并保證團隊內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)、年齡、職稱等科學合理，以提高檔案管理團隊的發(fā)展后勁。綜上所述，新時期高職院校財務檔案管理信息化建設工作重要且緊迫。由于此項工作涉及內(nèi)容多，又具備專業(yè)性、真實性、復雜性和指引性等特征，操作難度大，而財務檔案管理信息化建設與學校的經(jīng)營、管理，以及后續(xù)的發(fā)展都有著非常緊密的聯(lián)系，學校財務檔案管理人員，必須明確自身的責任以及信息化建設的緊迫性，要深入鉆研當前的信息化建設問題，積極設計應對策略，針對性地提高財務檔案管理的信息化水平，以便實現(xiàn)財務檔案的優(yōu)質(zhì)、便捷、高效化管理，彰顯檔案價值，更好地服務于學校發(fā)展。

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4.宋爭平.高校財務會計檔案信息化建設及應用分析.大眾投資指南，2019（09）.

作者:郭燕 單位:江蘇省連云港中醫(yī)藥高等職業(yè)技術學校