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一、目前獨(dú)立學(xué)院院系資料室管理存在的問(wèn)題

1、管理水平落后。由于獨(dú)立學(xué)院大多建校時(shí)間相對(duì)較短，獨(dú)立學(xué)院的院系圖書(shū)館也多處于建設(shè)中，獨(dú)立學(xué)院的院系圖書(shū)資料室對(duì)文獻(xiàn)資料的管理也大多沒(méi)有建立電子管理系統(tǒng)，甚至沒(méi)有建立數(shù)據(jù)庫(kù)，即使個(gè)別院系初步建立了檢索系統(tǒng)，但設(shè)計(jì)也很不合理。根據(jù)筆者的了解，山西省七家獨(dú)立學(xué)院無(wú)一例外全部運(yùn)用手工操作，對(duì)于文獻(xiàn)資料的信息著錄也非常簡(jiǎn)單，僅有書(shū)名、價(jià)格等基本信息，如果院系教師或?qū)W生進(jìn)行借閱，必須要靠自己翻閱查找，造成大量時(shí)間上的浪費(fèi)。而且，也沒(méi)有明確的借閱制度，讀者可以根據(jù)自己的情況一次借閱多本書(shū)籍，也沒(méi)有明確的時(shí)間限制，使得很多圖書(shū)長(zhǎng)期在個(gè)別教師或?qū)W生手中，造成資源浪費(fèi)，同事也使院系圖書(shū)資料室的職能萎縮，整體功能也在不斷下降。

2、配套經(jīng)費(fèi)不足。由于獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)資金完全是自籌，所以，經(jīng)費(fèi)相對(duì)普通高校來(lái)說(shuō)比較缺乏，除學(xué)院圖書(shū)館有配套資金預(yù)算外，院系圖書(shū)資料室的文獻(xiàn)購(gòu)置幾乎全部由院系自行解決，而多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的院系創(chuàng)收乏術(shù)，而面對(duì)不斷上漲的文獻(xiàn)資料來(lái)說(shuō)，只能“望書(shū)興嘆”，每年只能購(gòu)買少量圖書(shū)、定制少量期刊，那些具有理論學(xué)術(shù)價(jià)值或?qū)I(yè)較強(qiáng)的圖書(shū)和期刊，幾乎不敢問(wèn)津，造成了“圖書(shū)資料室的入藏量逐年減少和圖書(shū)資料陳舊率越來(lái)越高，使得院系級(jí)圖書(shū)資料室根本無(wú)法滿足讀者的需求”的現(xiàn)狀［1］。

3、圖書(shū)資料室管理人員缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)。由于我國(guó)獨(dú)立學(xué)院人員及各方面的限制，很多院系并沒(méi)有配備專業(yè)的圖書(shū)管理人員，往往是由教學(xué)干事、學(xué)生干事或辦公室行政人員兼職擔(dān)任，這些兼職人員由于不是圖書(shū)管理的專業(yè)人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)不高，對(duì)于圖書(shū)的分類、采購(gòu)、借閱、讀者服務(wù)等方面的知識(shí)有限，缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)。在購(gòu)置圖書(shū)的過(guò)程中，由于對(duì)各學(xué)科的專業(yè)知識(shí)了解不多，只能購(gòu)買哪些百科全書(shū)式的圖書(shū)而對(duì)那些具有一定專業(yè)深度的圖書(shū)卻不能及時(shí)購(gòu)買，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教師和學(xué)生的需要，甚至出現(xiàn)圖書(shū)資料室形同虛設(shè)的局面

4、資源不能共享。有研究者指出，“長(zhǎng)期以來(lái)，各院系圖書(shū)資料室基本上都是各自為政，呈現(xiàn)出一種分散型的管理體制。［2］”這雖然是就普通高校院系圖書(shū)資料室而言的，但從目前山西省獨(dú)立學(xué)院院系圖書(shū)資料室的管理現(xiàn)狀來(lái)看，獨(dú)立學(xué)院的圖書(shū)資料室在管理和業(yè)務(wù)上一般都是院系自行管理，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各院系之間的圖書(shū)資料室對(duì)文獻(xiàn)的管理也基本上是封閉式的，借閱與開(kāi)放一般只針對(duì)本院系的教師和學(xué)生，其它院系的教師和學(xué)生要想借閱，手續(xù)上非常麻煩，這就造成了信息資源無(wú)法共享、資源浪費(fèi)的局面。這就要求獨(dú)立學(xué)院各院(系)圖書(shū)資料室必須有必要進(jìn)行統(tǒng)一管理，在校圖書(shū)館的統(tǒng)一指導(dǎo)下，共同建立一種適宜于教學(xué)與科研的情報(bào)信息共享機(jī)制。

二、加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院院系圖書(shū)資料室建設(shè)的措施

1、規(guī)范院系圖書(shū)資料室管理制度。要加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院院系圖書(shū)資料室的建設(shè)，首先要改進(jìn)圖書(shū)資料室的管理工作，建立健全完善的圖書(shū)資料室管理制度。對(duì)于新采購(gòu)的書(shū)籍、資料與刊物要及時(shí)驗(yàn)收登記，按標(biāo)準(zhǔn)著錄，分類、編目和上架、排架要規(guī)范，盡量做到分類上架，合理布局、藏書(shū)有數(shù)、賬物相符，以提高檢索效率。其次要建立資料室的各項(xiàng)規(guī)章制度，健全刊物借閱制度，對(duì)教師和學(xué)生要履行借閱手續(xù)，做到及時(shí)登記、借書(shū)有據(jù)、按時(shí)歸還，以加快圖書(shū)資料的流通。對(duì)于損毀、丟失圖書(shū)的修復(fù)與賠償問(wèn)題要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，爭(zhēng)取做到讓院系圖書(shū)資料室在專業(yè)化、制度化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上進(jìn)行有序的借閱活動(dòng)。

2、提高文獻(xiàn)資料的質(zhì)量、加強(qiáng)圖書(shū)資料的積累。獨(dú)立學(xué)院院系資料室收藏的文獻(xiàn)資料一般應(yīng)該是能夠針對(duì)本系的教學(xué)科研需求的專業(yè)重點(diǎn)文獻(xiàn)，對(duì)于那些專業(yè)性不強(qiáng)或?qū)I(yè)性一般的文獻(xiàn)，要少購(gòu)買或與校圖書(shū)館協(xié)商購(gòu)買，盡量要避免與校圖書(shū)館重復(fù)。采訪文獻(xiàn)時(shí)一定要依據(jù)本院系教學(xué)科研人員的實(shí)際需要，有目的、有計(jì)劃、分專業(yè)層次地收集和積累文獻(xiàn)資料。盡可能收集多而全的出版發(fā)行信息，征求院系專業(yè)老師的意見(jiàn)和建議，加強(qiáng)與出版社的溝通、聯(lián)系，以便迅速的收集到反映本專業(yè)、本學(xué)科最新情況和最新水平的文獻(xiàn)資料，這樣才能使有限的圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)和室藏資料得到充分合理的利用。要主動(dòng)開(kāi)展專題文獻(xiàn)服務(wù)，幫助教師和科研人員進(jìn)行項(xiàng)目查新、項(xiàng)目背景分析，完成課題論證。根據(jù)本系各專業(yè)課的內(nèi)容和教學(xué)計(jì)劃，整理有關(guān)教學(xué)參考資料并及時(shí)向有關(guān)教師推薦，最大限度地發(fā)揮資料室的情報(bào)職能［3］。

3、建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)為社會(huì)各個(gè)層面所運(yùn)用的大背景下，引入該技術(shù)是實(shí)現(xiàn)資料室管理高效率化、自動(dòng)化的有效途徑，是方便讀者和提高圖書(shū)資料利用率的有效方法。因此，獨(dú)立學(xué)院的院系圖書(shū)資料室要建立具有自身專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)專業(yè)課程領(lǐng)域收集電子信息資源，并設(shè)置網(wǎng)址、建立網(wǎng)頁(yè)，將資料室的信息資源與校圖書(shū)館的信息資料在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行，及時(shí)了解本學(xué)科的國(guó)內(nèi)外研究動(dòng)態(tài)，使全校的師生都能利用網(wǎng)絡(luò)獲取自己所需要的情報(bào)資料，提高信息資源的利用率。此外，還可以與校圖書(shū)館、其它院系的資料室進(jìn)行聯(lián)系，共同建立一個(gè)大的網(wǎng)絡(luò)資源體系，通過(guò)共同編制圖書(shū)資料的目錄、索引，做到資源管理、發(fā)展規(guī)劃的無(wú)縫接軌，共享電子信息資源，并以文檔形式上載到校園網(wǎng)，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)信息資源利用的最大化。

作者：楊曉帆單位：山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院