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[摘要]企業(yè)內(nèi)部控制是完善公司治理的核心內(nèi)容。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(EnterpriseResourcePlanningsystem)在企業(yè)中的應(yīng)用，給內(nèi)部控制體系帶來(lái)了若干沖擊和推動(dòng)。文章以晉江鑫華傘業(yè)有限公司為例，介紹其在采購(gòu)與付款流程控制上的成功經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)其采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)提出建議。

[關(guān)鍵詞]ERP；內(nèi)部控制；采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)

一、ERP的基本概念和特點(diǎn)

(一)ERP的核心思想

ERP是由美國(guó)GartnerGroup公司在20世紀(jì)90年代初期提出的。所謂EBP(EnterpriseRe-sourcePlanning，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng))是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。20世紀(jì)90年代，ERP漂洋過(guò)海來(lái)到中國(guó)，接過(guò)了它的前身MRPⅡ手中的接力棒并擴(kuò)展了MBPⅡ的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，它突破了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，融合了企業(yè)管理的先進(jìn)思想與信息產(chǎn)業(yè)的最新成果，創(chuàng)造了“管理+IT”的奇跡。ERP不僅僅是一項(xiàng)技術(shù)，它還是一種管理思想。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)只能是一種手段，其本身不會(huì)創(chuàng)造任何東西，更不能變革企業(yè)管理。

(二)ERP的特點(diǎn)分析

ERP的特點(diǎn)有：一是使組織的主要業(yè)務(wù)流程集成化和自動(dòng)化；二是在整個(gè)企業(yè)組織內(nèi)共享數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)果；三是在實(shí)時(shí)環(huán)境下產(chǎn)生和獲取數(shù)據(jù)。從管理思想而言，ERP系統(tǒng)包含了JIT(準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn))、SCM(供應(yīng)鏈管理)、庫(kù)存管理等理論。從管理的范圍而言，ERP包含了會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量、銷(xiāo)售、庫(kù)存和人力資源等模塊。一方面，它既可對(duì)企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷(xiāo)、維護(hù)、財(cái)務(wù)、成本控制、決策支持、人力資源等有效地進(jìn)行管理；另一方面，它又可以通過(guò)SCM模塊加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商和零售商之間的合作。這種全方位的管理模式，從范圍和深度上為企業(yè)現(xiàn)代化管理提供了很好的幫助。從適用性上看，ERP的使用范圍由原先的制造業(yè)擴(kuò)展到高科技、航空與國(guó)防、鋼鐵冶金、零售業(yè)、金融服務(wù)、消費(fèi)品、醫(yī)療衛(wèi)生、公用事業(yè)、交通運(yùn)輸、教育產(chǎn)業(yè)等新領(lǐng)域。

二、ERP環(huán)境下采購(gòu)及付款控制的目標(biāo)和原則

(一)ERP環(huán)境下，采購(gòu)及付款內(nèi)部控制體系運(yùn)行的目標(biāo)是：

1、保證采購(gòu)物料能及時(shí)滿足生產(chǎn)或銷(xiāo)售需要；

2、保證采購(gòu)活動(dòng)的合法性和經(jīng)濟(jì)性；

3、保證付款的真實(shí)性和合法性；

4、保證采購(gòu)過(guò)程數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和有效性；

5、保證管理人員能夠及時(shí)有效地分析和處理異常狀況。

(二)在ERP環(huán)境下，內(nèi)控體系運(yùn)行的原則

1、職責(zé)分離、互相牽制，對(duì)不相容的管理或業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行嚴(yán)格分離和合適授權(quán)；

2、根據(jù)ERP的特點(diǎn)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性。

三、ERP在我國(guó)實(shí)施現(xiàn)狀分析

ERP在我國(guó)的應(yīng)用已有多年的歷史，先期應(yīng)用主要立足于傳統(tǒng)機(jī)械制造企業(yè)內(nèi)的引進(jìn)。當(dāng)時(shí)主要是MRP的試驗(yàn)應(yīng)用，由于ERP管理軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)尚待發(fā)展，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制改革尚處在起步階段，企業(yè)管理思想落后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境還未形成，應(yīng)用效果并不太理想。近期隨著國(guó)家信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的確立、國(guó)內(nèi)軟件企業(yè)的推動(dòng)、國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的加劇，在我國(guó)掀起了應(yīng)用ERP的高潮。

資料顯示，我國(guó)目前企業(yè)實(shí)施ERP的動(dòng)機(jī)具有多樣性：約70％的企業(yè)選擇ERP是為了提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；20％的企業(yè)是為了規(guī)范企業(yè)管理行為和提高企業(yè)管理思維；5％的企業(yè)為提高企業(yè)員工士氣；還有5％的企業(yè)僅僅為提高企業(yè)形象。然而，ERP就像一個(gè)燙手的山芋，讓人想碰又不敢貿(mào)然伸手，目前ERP在我國(guó)的實(shí)施現(xiàn)狀并不樂(lè)觀。在過(guò)去的10多年中，我國(guó)企業(yè)投向ERP(包括MR-PⅡ)的80多億元資金有80％左右不見(jiàn)成效。為什么企業(yè)使用的ERP失敗率如此之高?最主要的原因是ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)營(yíng)運(yùn)體系和管理體系的沖擊是根本上的、全方位的、深層次的。ERP的實(shí)施絕不只是一項(xiàng)計(jì)算機(jī)工程，而是涉及企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組、理念更新的艱巨的管理工程。據(jù)調(diào)查資料顯示，90％以上的“企業(yè)當(dāng)家人”均坦言從未預(yù)料到ERP項(xiàng)目的引進(jìn)竟會(huì)給企業(yè)原有的管理體系帶來(lái)如此大的沖擊和挑戰(zhàn)。決策層思想上準(zhǔn)備不足，員工培訓(xùn)跟不上，管理觀念沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變，組織與管理模式?jīng)]有及時(shí)調(diào)整，ERP項(xiàng)目尚未實(shí)施就已經(jīng)埋下了失敗的隱患。決策人引進(jìn)ERP的初衷是提高企業(yè)的運(yùn)作效率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，但當(dāng)發(fā)現(xiàn)ERP的引入會(huì)對(duì)企業(yè)既定的管理體系和利益結(jié)構(gòu)產(chǎn)生沖擊，尤其是當(dāng)ERP管理觸動(dòng)某些核心人物的利益而遭到各種阻撓和抵觸時(shí)，決策人要么缺乏應(yīng)對(duì)的心理和準(zhǔn)備，要么因種種利害關(guān)系的平衡而不得不將ERP閑置在一旁，不了了之。耗資巨大的ERP系統(tǒng)成了“聾子耳朵”或“面子工程”。這種現(xiàn)象在大型企業(yè)尤為突出。大型企業(yè)組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，管理層次較多，因而改革的難度就更大。中小企業(yè)是中國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，但根據(jù)調(diào)查資料顯示，目前中小企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的相對(duì)較少，且中小企業(yè)中制造企業(yè)所占比重較高。

四、以晉江鑫華傘業(yè)有限公司為例對(duì)其采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行分析

鑫華傘業(yè)有限公司主要從事各種廣告?zhèn)?、禮品傘、晴雨傘、沙灘傘等產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和制造。該企業(yè)集團(tuán)實(shí)行集權(quán)管理，由集團(tuán)總部集中管理全公司的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、資金。集團(tuán)為了改善經(jīng)營(yíng)管理，于2004年上了SAP的ERP系統(tǒng)，采用了財(cái)務(wù)、成本控制、銷(xiāo)售管理、物料管理這四個(gè)模塊，從而使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的“三流合一”，一定程度上帶來(lái)了管理增值。因此，本文以鑫華傘業(yè)有限公司為例，介紹其在采購(gòu)與付款流程控制上的成功經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)其采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)提出幾點(diǎn)建議。

(一)鑫華傘業(yè)有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程分析

就采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)而言，該集團(tuán)將采購(gòu)中心分為三個(gè)部門(mén)：開(kāi)發(fā)部、業(yè)務(wù)部和綜合部。開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)新原料、新供應(yīng)商及供應(yīng)商的評(píng)估管理；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)訂單的分配(在采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行競(jìng)價(jià)、招投標(biāo)來(lái)分配訂單)、訂單跟蹤到貨及采購(gòu)合同的簽訂；綜合部負(fù)責(zé)訂單制定、請(qǐng)購(gòu)單初審及付款請(qǐng)款。具體的業(yè)務(wù)流程及內(nèi)部控制為：

1、請(qǐng)購(gòu)。ERP的一個(gè)重要作用就是物料需求管理。在ERP系統(tǒng)下，只要生產(chǎn)排程和物料主數(shù)據(jù)正確，請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的分解就可實(shí)現(xiàn)。然而，由于我國(guó)市場(chǎng)的不穩(wěn)定，企業(yè)的采購(gòu)也不能完全依賴(lài)ERP，許多環(huán)節(jié)還需要人的管理加以解決。

按照鑫華傘業(yè)公司的特點(diǎn)，請(qǐng)購(gòu)單分為三類(lèi)：一般物料請(qǐng)購(gòu)單、特殊物料請(qǐng)購(gòu)單和部門(mén)物資請(qǐng)購(gòu)單。一般物料請(qǐng)購(gòu)單是根據(jù)正常的銷(xiāo)售計(jì)劃結(jié)合庫(kù)存情況推導(dǎo)來(lái)的。特殊物料請(qǐng)購(gòu)單是據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)能力和供應(yīng)價(jià)格變化、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)需要等產(chǎn)生的。這一類(lèi)計(jì)劃根據(jù)計(jì)財(cái)部季度銷(xiāo)售回款計(jì)劃、品牌策劃部產(chǎn)品升級(jí)換代和促銷(xiāo)活動(dòng)規(guī)劃、科研中心配方更換信息，并綜合考慮產(chǎn)品銷(xiāo)售狀況、物料采購(gòu)狀況等因素制訂。這一類(lèi)物資需求計(jì)劃對(duì)此類(lèi)銷(xiāo)售型企業(yè)而言，金額大、彈性強(qiáng)，與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密相關(guān)。該集團(tuán)目前由計(jì)劃配送部負(fù)責(zé)每季度和針對(duì)重大節(jié)假日召開(kāi)特殊物料準(zhǔn)備計(jì)劃例會(huì)，提出特殊物料準(zhǔn)備計(jì)劃草案(以產(chǎn)品品種和數(shù)量形式)，經(jīng)與會(huì)部門(mén)討論達(dá)成一致意見(jiàn)后，制訂特殊物料準(zhǔn)備計(jì)劃，并以《會(huì)議備忘》的形式傳遞與會(huì)部門(mén)，上報(bào)集團(tuán)CEO。對(duì)于由辦公部門(mén)、固定資產(chǎn)需用部門(mén)提出的請(qǐng)購(gòu)單，則由部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)主管部門(mén)負(fù)責(zé)。所有的請(qǐng)購(gòu)單均由綜合部完成請(qǐng)購(gòu)單的初審，并按物料進(jìn)行分類(lèi)、整理。

2、選擇供應(yīng)商。這一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公開(kāi)，評(píng)選流程的公平、公正，其中價(jià)格又是選擇供應(yīng)商的重要因素。在鑫華傘業(yè)有限公司，與采購(gòu)有關(guān)的詢(xún)比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)工作由采購(gòu)中心業(yè)務(wù)部組織在電子采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行，采購(gòu)中心主任助理和審計(jì)部對(duì)日常詢(xún)比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)實(shí)行管理和監(jiān)督。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)或招投標(biāo)物料價(jià)格均需采購(gòu)中心主任簽字確認(rèn)，這種方式基本可以做到透明、公正。

同時(shí)采購(gòu)中心開(kāi)發(fā)部還實(shí)行了供應(yīng)商定期考核的制度，以系統(tǒng)提供的各項(xiàng)指標(biāo)分析表和相關(guān)檢測(cè)部門(mén)提供的物料質(zhì)檢分析報(bào)告為主要依據(jù)。采購(gòu)中心開(kāi)發(fā)部設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，并輸入系統(tǒng)，生成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)表》，將《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)表》作為選取供應(yīng)商的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。3、簽訂訂購(gòu)合同。采購(gòu)中心業(yè)務(wù)部與供應(yīng)商簽訂訂購(gòu)合同，供應(yīng)商按合同規(guī)定的時(shí)間、價(jià)格供貨，各種運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用都包含在采購(gòu)合同之中。財(cái)務(wù)人員將合同資料、訂購(gòu)單錄入ERP，訂購(gòu)單或合同是ERP中收貨、付款的原始依據(jù)。

4、驗(yàn)貨入庫(kù)。對(duì)企業(yè)而言，驗(yàn)貨入庫(kù)關(guān)鍵是要保證貨物的數(shù)量和質(zhì)量。倉(cāng)庫(kù)保管員先將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，然后開(kāi)具手工入庫(kù)單、質(zhì)檢入庫(kù)通知單，質(zhì)檢人員驗(yàn)貨后，出具質(zhì)檢報(bào)告；對(duì)于合格物料，保管員將質(zhì)檢報(bào)告和質(zhì)檢入庫(kù)通知單一起傳遞給記賬員；如是固定資產(chǎn)，在資產(chǎn)管理模塊中做收貨；非固定資產(chǎn)，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)中做收貨。對(duì)于不合格物料，保管人員可根據(jù)質(zhì)檢人員的確認(rèn)當(dāng)場(chǎng)拒收。

由于集團(tuán)新投資的產(chǎn)業(yè)暫時(shí)未上線，其業(yè)務(wù)處理相對(duì)較麻煩。對(duì)于這種情況的采購(gòu)方案是由采購(gòu)中心綜合部在下訂單后的兩個(gè)工作日內(nèi)將訂單清單分不同工廠將數(shù)據(jù)電子郵件發(fā)給相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)中心工廠的收貨人員。產(chǎn)品供應(yīng)中心收貨人員嚴(yán)格按照發(fā)運(yùn)計(jì)劃進(jìn)行收貨，在收貨后及時(shí)在訂單中對(duì)數(shù)量進(jìn)行記錄；每周三、五下午5點(diǎn)30分上傳人庫(kù)并匹配訂單的數(shù)據(jù)給采購(gòu)中心綜合部，由采購(gòu)中心綜合部及時(shí)在系統(tǒng)中將入庫(kù)數(shù)據(jù)與訂單匹配。同時(shí)采購(gòu)中心綜合部在物資供應(yīng)系統(tǒng)中進(jìn)行訂單匹配，并以書(shū)面形式將未完成采購(gòu)申請(qǐng)情況經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后傳遞到計(jì)劃配送部，計(jì)劃配送部據(jù)此和工廠物料庫(kù)存、生產(chǎn)需求情況制訂下期采購(gòu)計(jì)劃(采購(gòu)申請(qǐng))。

5、發(fā)票校驗(yàn)。發(fā)票校驗(yàn)主要是為企業(yè)會(huì)計(jì)記賬提供依據(jù)，ERP中的會(huì)計(jì)記錄是自動(dòng)生成的。只要基礎(chǔ)設(shè)置正確，一般不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。由企業(yè)集團(tuán)采購(gòu)人員(月末)統(tǒng)計(jì)匯總需要開(kāi)票的入庫(kù)單，向供應(yīng)商索要發(fā)票，然后將入庫(kù)單和發(fā)票提交給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部核對(duì)入庫(kù)單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。目前這一控制是在系統(tǒng)外進(jìn)行的，財(cái)務(wù)人員如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票不合格，則退票給采購(gòu)中心綜合部，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商重新開(kāi)票。校驗(yàn)無(wú)誤后在ERP系統(tǒng)中輸入發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款的記賬。同時(shí)該企業(yè)集團(tuán)要求財(cái)務(wù)人員在收或退相關(guān)入庫(kù)單、發(fā)票時(shí)要與采購(gòu)中心相關(guān)人員辦理票據(jù)的交接手續(xù)，入庫(kù)單、發(fā)票等單據(jù)的收集與整理工作由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部完成。

6、付款。在我國(guó)，銀行系統(tǒng)并沒(méi)有與ERP完全集成，因此完全意義上的自動(dòng)付款是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。采購(gòu)中心支付給供應(yīng)商的貨款，應(yīng)先進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時(shí)，先由請(qǐng)款部門(mén)經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單。財(cái)務(wù)人員根據(jù)部門(mén)預(yù)算，進(jìn)行審批。

銀行出納在經(jīng)辦付款業(yè)務(wù)時(shí)要檢查手續(xù)是否齊全、請(qǐng)款單上的收款人名稱(chēng)、銀行賬號(hào)等項(xiàng)目。ERP系統(tǒng)中已經(jīng)存在的涉及供應(yīng)商、客戶類(lèi)的賬號(hào)，銀行票據(jù)系統(tǒng)可直接調(diào)用。并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)信息的同步維護(hù)，銀行出納付款前應(yīng)檢查銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)已同步更新并保持一致。所有供應(yīng)商、客戶的賬號(hào)原則上應(yīng)只有一個(gè)活動(dòng)賬號(hào)可以使用，有關(guān)賬號(hào)的變更應(yīng)取得該單位書(shū)面的有效蓋章確認(rèn)函并經(jīng)企業(yè)集團(tuán)相關(guān)部門(mén)認(rèn)可，不使用的賬號(hào)應(yīng)予以?xún)鼋Y(jié)。

付款經(jīng)辦后，付款票據(jù)交由制證會(huì)計(jì)進(jìn)行記賬處理。期末由指定會(huì)計(jì)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，落實(shí)、跟蹤未達(dá)賬項(xiàng)。

(二)鑫華傘業(yè)有限公司采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析與內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

在我國(guó)與上述企業(yè)類(lèi)似的日化企業(yè)有很多，從以上分析可以看出，這類(lèi)企業(yè)雖然采用了ERP，但仍然存在固有的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)ERP也在不知不覺(jué)中帶來(lái)了一些新的風(fēng)險(xiǎn)。

1、從請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)來(lái)看，企業(yè)的計(jì)劃依靠ERP，但是市場(chǎng)環(huán)境又決定著他不能完全信賴(lài)于ERP，對(duì)特殊情況還需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的介入。同時(shí)ERP的計(jì)劃分解還需要確保物料主數(shù)據(jù)和生產(chǎn)排程等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

2、從選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)來(lái)看，即使有電子平臺(tái)，供應(yīng)商的評(píng)估、選擇、談判、合同的簽訂等各個(gè)過(guò)程還需要用制度加以規(guī)范。ERP內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率、銀行賬號(hào)與供應(yīng)商的評(píng)估、付款直接相關(guān)，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)也需要專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)。在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，財(cái)務(wù)處采購(gòu)會(huì)計(jì)要對(duì)采購(gòu)文件中的各因素進(jìn)行最終審查，確認(rèn)其符合規(guī)定后方能支付預(yù)付款；如果是采購(gòu)結(jié)束后才支付款項(xiàng)，采購(gòu)會(huì)計(jì)必須參與采購(gòu)計(jì)劃的審核和付款計(jì)劃的簽訂。在這點(diǎn)上，該企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)人員在合同簽訂中的付款審核與監(jiān)督作用發(fā)揮得不夠充分。若采購(gòu)部門(mén)的付款計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算不符，企業(yè)可能會(huì)發(fā)生現(xiàn)金危機(jī)。

3、從驗(yàn)貨入庫(kù)來(lái)看，實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的分離，可以有效防止可能發(fā)生的舞弊。在ERP內(nèi)部，相關(guān)的采購(gòu)單也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)檢查，當(dāng)差異超過(guò)了預(yù)先設(shè)置的容許界限時(shí)(即有關(guān)的交貨日期和數(shù)量)將會(huì)被拒收。只有實(shí)現(xiàn)了不相容職責(zé)分離，這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)才會(huì)降低。

4、從發(fā)票檢驗(yàn)來(lái)看，發(fā)票是企業(yè)付款的依據(jù)，ERP會(huì)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄。該公司由財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)外進(jìn)行入庫(kù)單與發(fā)票的匹配，然后輸入系統(tǒng)。這一步驟也可以設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi)，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過(guò)賬環(huán)節(jié)加以控制即當(dāng)發(fā)票與訂單一致時(shí)才能過(guò)賬，每個(gè)企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)靈活設(shè)置。5、到達(dá)付款時(shí)點(diǎn)時(shí)，供應(yīng)商會(huì)主動(dòng)催款，企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。該公司設(shè)立請(qǐng)款控制，由財(cái)務(wù)人員對(duì)部門(mén)預(yù)算和付款要求核實(shí)后給予批準(zhǔn)。出納依據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號(hào)信息的維護(hù)又成為了企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)。會(huì)計(jì)人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確。建立企業(yè)銀行間、企業(yè)供應(yīng)商間的對(duì)賬機(jī)制也是很有必要的。

五、ERP環(huán)境下采購(gòu)及付款的關(guān)鍵控制點(diǎn)

由上分析可看出，ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)，應(yīng)該設(shè)置以下關(guān)鍵控制點(diǎn)：

(1)授權(quán)：可以接觸采購(gòu)流程的每一個(gè)人員均需要根據(jù)內(nèi)控要求設(shè)定其對(duì)ERP系統(tǒng)的操作權(quán)限；候選供應(yīng)商信息的錄入須得到對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作授權(quán)；訂單輸入后的修改必須得到操作授權(quán)；財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)或憑證的業(yè)務(wù)操作應(yīng)該由具有相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的人員進(jìn)行；

(2)審批：手工請(qǐng)購(gòu)單必須得到審批核準(zhǔn)；實(shí)體付款必須得到審核批準(zhǔn)；

(3)驗(yàn)收：驗(yàn)收部門(mén)須嚴(yán)格按照訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收所收物料；

(4)監(jiān)控：各部門(mén)管理人員應(yīng)隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行情況，收到ERP系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出的錯(cuò)誤報(bào)告或異常情況信息應(yīng)該及時(shí)處理。

六、小結(jié)

ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)可以方便地實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同業(yè)務(wù)模塊之間信息的即時(shí)傳遞，可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時(shí)反映運(yùn)營(yíng)狀況。ERP網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的這個(gè)特點(diǎn)，具備了實(shí)時(shí)控制的思想，針對(duì)各個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)定的實(shí)時(shí)控制手段使企業(yè)從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、事后補(bǔ)救，發(fā)展成在業(yè)務(wù)運(yùn)行中進(jìn)行的事前預(yù)防和事中控制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境自身的安全性也同樣脆弱，任何對(duì)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的破壞都可能會(huì)給企業(yè)的運(yùn)作帶來(lái)嚴(yán)重后果。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)安全上會(huì)面臨各種控制難題，需要制訂相應(yīng)的措施來(lái)進(jìn)行防范。

總之，ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用將會(huì)對(duì)其內(nèi)部控制體系產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響。ERP的應(yīng)用并不僅僅是簡(jiǎn)單的軟件系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)的使用，還應(yīng)該配合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，企業(yè)內(nèi)部管理體系、特別是內(nèi)部控制體系質(zhì)量的提升才能體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。企業(yè)內(nèi)控體系的設(shè)計(jì)和實(shí)施都必須根據(jù)ERP環(huán)境的變化進(jìn)行各種調(diào)整；從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，新環(huán)境下內(nèi)控體系設(shè)計(jì)和實(shí)施的質(zhì)量也會(huì)在一定程度上決定ERP項(xiàng)目實(shí)施的成敗。在ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制體系仍然將是企業(yè)管理活動(dòng)關(guān)注的焦點(diǎn)，是企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)效益的基礎(chǔ)。