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編者按：辦公室是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，本文就辦公室管理的重要性和辦公室管理的主要內(nèi)容展開討論，其中辦公室管理的重要性包括：辦公室管理直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平、關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、直接影響著單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量；辦公室管理的主要內(nèi)容包括：制度化、程序化、自動化。文章最后總結(jié)辦公室管理的基本要求主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。通過問題的探討和管理的分析，可以促進(jìn)辦公室內(nèi)部穩(wěn)定、健康、和諧的發(fā)展，對外快速、高效的反應(yīng)。本文對于指導(dǎo)辦公室管理人員工作有著深遠(yuǎn)的意義。

一、辦公室管理的重要性

(一)辦公室管理直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平

決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門,承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)，提高辦公室管理，將有助于更好地發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀咨詢作用和耳目作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，促進(jìn)和提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。

(二)辦公室管理關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)

辦公室處于中樞的地位，全局工作能否順利進(jìn)行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用,理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。

(三)辦公室管理直接影響著單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室承擔(dān)著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機(jī)要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而實(shí)行科學(xué)化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、辦公室管理主要內(nèi)容

辦公室管理蘊(yùn)涵著豐富的內(nèi)涵，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

(一)制度化

辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度,將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中,使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項制度:

1、崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項根本制度，其實(shí)質(zhì)是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。在制定崗位責(zé)任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，每個崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴(yán)格的檢查制度和相應(yīng)的獎懲辦法。對成績優(yōu)異者，要給予升級或獎勵;對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進(jìn);對嚴(yán)重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞帯?/p>

2、會議制度。會議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴(yán)格控制會議數(shù)量，建立嚴(yán)格的會議審批制度；二是提高會議質(zhì)量和效率。

3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作，為此，必須建立健全公文制度，提高公文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)；準(zhǔn)確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到單位的形象和聲譽(yù)。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規(guī)格、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等作出明確合理的規(guī)定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機(jī)關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

(二)程序化

實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實(shí)際上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機(jī)系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。

(三)自動化

辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極促進(jìn)辦公室自動化進(jìn)程。

三、辦公室管理基本要求

辦公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

(一)合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)辦公室處于行政管理的中樞地位，不僅是綜合辦事機(jī)構(gòu),而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

(二)要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,使辦公室人員具有較寬的知識面和較強(qiáng)的工作能力辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強(qiáng)的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

(三)領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)

因?yàn)檗k公室人員是在領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)下開展工作的，其管理的好壞對領(lǐng)導(dǎo)的工作和形象影響極大。因此，領(lǐng)導(dǎo)必須首先在思想上對辦公室管理的科學(xué)化問題予以足夠的重視，對辦公室的地位作用有充分的認(rèn)識，既發(fā)揮辦公室處理事務(wù)、搞好服務(wù)的作用，也重視其參與政務(wù)的參謀助手作用，并為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設(shè)及辦公室隊伍的建設(shè)給予具體的支持和領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)加強(qiáng)對辦公室人員的教育培養(yǎng)。