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在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，將計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于人事管理已成社會趨勢，在此背景下，人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。作為高級知識分子密集的高校，引入符合現(xiàn)代化管理模式的人事信息管理系統(tǒng)，是高等教育行業(yè)實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理的重要維度。通過人事信息管理系統(tǒng)，能全面匯總學(xué)校人事信息，進一步加強學(xué)校人事部門與學(xué)校其他部門的溝通能力，最大程度提高管理效率，進而實現(xiàn)對廣大教職工的信息化人事管理。

一、高校人事信息管理系統(tǒng)的基本概述

人事信息管理系統(tǒng)是在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)之上，以人力資源為主要管理對象的一種全新的人力資源管理模式，通過先進的計算機技術(shù)實現(xiàn)科學(xué)化管理。人事信息管理系統(tǒng)的搭建，是一個極其復(fù)雜的過程，從最基礎(chǔ)的人事信息采集到海量數(shù)據(jù)存儲再到對數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)加工和復(fù)雜處理分析，能夠準(zhǔn)確反映相關(guān)單位的人事情況，例如聘用薪資、人員流動等，幫助管理人員全面掌握相關(guān)單位的人事工作全貌。人事信息管理系統(tǒng)，就是通過數(shù)據(jù)軟件幫助人們實現(xiàn)以人事為核心的相關(guān)數(shù)據(jù)分析和管理，將繁瑣的人事管理工作簡單化、流程化，提升整體管理效率，持續(xù)優(yōu)化人才配置，全面提升人力資源管理的整體水平，促進相關(guān)單位的和諧發(fā)展。高校人事管理系統(tǒng)的搭建，以高校教職工的人力資源管理為核心，將相關(guān)基礎(chǔ)信息以數(shù)據(jù)形式保存，并通過專業(yè)系統(tǒng)整合，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，包括教職工的基本信息、專業(yè)領(lǐng)域信息、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、職稱評定、工資變動、職務(wù)晉升、獎懲制度以及人才引進和離職退休等等，打造成相對準(zhǔn)確且穩(wěn)定的管理數(shù)據(jù)庫，并能夠?qū)崿F(xiàn)實時共享，既有利于高校高層領(lǐng)導(dǎo)快速掌握人力資源重要信息，及時決策，優(yōu)化人力資源配置，同時也能進一步促進整個高等教育行業(yè)的信息化發(fā)展。

二、高校人事信息管理系統(tǒng)的重要性分析

高校人事信息管理系統(tǒng)以全校教職工的人事信息為基本管理內(nèi)容，主要搜集學(xué)校教職工的基本信息、編制類型、專業(yè)信息等，相比一般單企事業(yè)單位的人事管理系統(tǒng)，功能性要求更強，信息類別更加全面，查詢方法更快捷，要將全校教職工的信息進行統(tǒng)籌化建設(shè)，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

（一）按鍵式操作代替繁瑣整理，進一步提高人事管理工作效率。在高校人事管理工作當(dāng)中，信息查詢量頻繁，人事管理需要及時維護和更新相關(guān)教職工的人事信息，尤其是在職稱評定、薪資變動以及基礎(chǔ)信息調(diào)查等方面，需要更完善的人事信息。通過人事信息管理系統(tǒng)，能夠快速通過關(guān)鍵詞查詢出符合查詢標(biāo)準(zhǔn)的教職工信息，同時能夠快速的轉(zhuǎn)化成符合標(biāo)準(zhǔn)的表格，經(jīng)過簡單篩選和加工整理，就能夠搜集到需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，大大提升數(shù)據(jù)收集的效率。在傳統(tǒng)的人事管理方法中，則需要翻閱大量文字材料才能完成工作，通過人事管理系統(tǒng)，則能夠?qū)崿F(xiàn)按鍵式完成，簡單點擊完成所有流程，簡化工作流程，縮短工期，而且準(zhǔn)確率更高。由此也能表明，高校人事信息管理系統(tǒng)可以節(jié)省高校在人事管理工作方面的投入，同時又能進一步提高工作效率。

（二）數(shù)據(jù)庫存儲替代紙質(zhì)檔案室，進一步優(yōu)化檔案管理方式。高校是人員密集型單位，教職工人員多，且人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)大，信息更新頻繁，查詢率高。在人工管理的時代，人事信息的錄入需要填寫大量的表格信息，不僅需要專門的管理室存儲，同時還需要配備多名工作人員負責(zé)。對于檔案室的環(huán)境要求也極高，需要有良好的干燥性和通風(fēng)性。同時需要面積大，能夠擺放更多的檔案柜，才能保證紙質(zhì)檔案的長期保存。在裝訂上則完全手動，從硬件配備到人員配備，都需要投入大量資金。在信息化飛速發(fā)展的時代，各行各業(yè)都已經(jīng)引入更高效的信息化管理方式，傳統(tǒng)人事管理方法已經(jīng)不符合教育現(xiàn)代化要求。要真正實現(xiàn)高等教育行業(yè)的信息化變革，就必須建立以人事管理為核心的信息化管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲方式。在目前許多人事管理系統(tǒng)中，大多針對企業(yè)，涉及高校的人事管理系統(tǒng)需要專門定制，操作界面需要更簡單，使用方便且投入更少，以便于日后維護。而在功能方面，滿足日常工作即可。

（三）開放式管理替代封閉式管理，進一步提高部門協(xié)作的便利性。在高校機構(gòu)的改革中，不同地域?qū)W校進行合并，或者下屬相關(guān)部門合并，這就使得高校人事管理部門的職能更為集中。相比傳統(tǒng)管理方式，這一趨勢迫切要求采用更現(xiàn)代化的人事管理，一方面要盡量優(yōu)化流程，減少復(fù)雜程序，另一方面，也要實現(xiàn)異地、異部門的跨地域協(xié)作。在日常人事管理工作中，要對來自更多部門的信息進行歸攏合并，通過認識信息管理系統(tǒng)可以進一步減少流程，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過一定程序功能的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理庫，將各個部門的信息進行統(tǒng)籌，實現(xiàn)各個部門互通有無，使數(shù)據(jù)整合更全面。這個過程中，能夠減少異地部門工作人員的重復(fù)性工作和繁瑣性工作。由此可見，搭建人事管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠加強人事部門與其他各個科室的協(xié)作，同時能夠保持數(shù)據(jù)的一致性、時效性以及完整性，最大意義上實現(xiàn)資源共享。通過網(wǎng)絡(luò)能夠進一步規(guī)范人事管理，理順各種復(fù)雜關(guān)系，進一步人事管理工作效率。

（四）權(quán)限劃分替代完全開放，有效保證人事資料的安全性。在教育現(xiàn)代化發(fā)展的背景下，校園網(wǎng)的開通對于高效管理有更大的促進作用，更大程度上方便了各類任取對于高校相關(guān)信息的搜尋。人事管理部門因業(yè)務(wù)需要，需要申請上網(wǎng)，而這些機器帶有相關(guān)的機密信息，要保證數(shù)據(jù)的安全性，就需要采用更先進的手段來保證數(shù)據(jù)安全。通過搭建人事管理系統(tǒng)則可以有效解決這個問題，能夠限制用戶的權(quán)限，防止非法用戶的侵入，進一步防止公用網(wǎng)上許多病毒的危險，有效保證人事信息安全。

三、提高高校人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用價值的具體策略

（一）搭建完整模塊，劃分不同使用者權(quán)限，進一步加強人事管理信息的安全保護，提高數(shù)據(jù)安全性。高校人事管理系統(tǒng)的功能需求大概包括以下幾方面，“人事檔案的管理”、“課題組的管理團隊”、“管理合同及證書的管理”、“外聘及返聘人員的管理”和“系統(tǒng)用戶的管理”。例如人事檔案管理模塊，主要負責(zé)對于高校在職教職工具體工作檔案的管理，包含基本信息、紙質(zhì)檔案的存放地址和查詢記錄等等。而這些信息中，絕大部分信息屬于高度機密，例如學(xué)校編制、人員身份證號、聯(lián)系方式等，數(shù)據(jù)泄露可能造成嚴(yán)重損失。但由于職能需要，人事管理系統(tǒng)的部分模塊需要聯(lián)網(wǎng)，因此要進一步的加強安全措施的打造，保障教育網(wǎng)絡(luò)的安全，提高信息防護能力。用戶的管理部分可以通過權(quán)限劃分來實現(xiàn)不同操作，管理員擁有最高權(quán)限，可以對數(shù)據(jù)進行修改、刪除、維護，普通用戶只能瀏覽，沒有其他權(quán)限。

（二）加強宣傳，優(yōu)化系統(tǒng)應(yīng)用操作，讓普通大眾都感受到人事信息管理系統(tǒng)“有用，好用”，進一步提高管理系統(tǒng)的使用率。搭建高校人事信息管理系統(tǒng)是高校發(fā)展的重大改革和重大舉措，能夠有效促進學(xué)校人力資源管理，推動學(xué)校整體實力的提升，但在實際的推行過程中，卻存在教職工配合度不高的問題。例如信息填寫不完整、提交不及時等。這類現(xiàn)象的發(fā)生，其主要原因在于宣傳力度不夠，普通教職工不能體會到人事信息管理系統(tǒng)帶來的便利性，對這項新事物不夠了解。要讓全體人員能夠真正感受到人事信息管理系統(tǒng)的用處，才能有利于建設(shè)更加完備的信息系統(tǒng)。與此同時，人事信息管理系統(tǒng)組織的結(jié)構(gòu)框架，需要根據(jù)高校個性化特點進行進一步優(yōu)化，模塊搭建上要符合學(xué)校特點，系統(tǒng)操作性和便捷性上要更人性化，讓普通大眾感受到“很有用、很好用”。

（三）加強隊伍技能培訓(xùn)，促進跨部門信息搜集，搭建可以實現(xiàn)跨部門資源共享的人事信息大數(shù)據(jù)庫，進一步提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性。要真正發(fā)揮高校人事管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值，一方面要注重硬件配備，開發(fā)更實用的操作軟件，另一方面則要重視提升工作人員的綜合素養(yǎng)，從信息搜集、整理、分析以及應(yīng)用操作方面，都要掌握技能。同時，加強部門協(xié)作意識，積極加強與各個部門的溝通與協(xié)作，最大程度整合資源，進一步加強數(shù)據(jù)收集和整理，通過軟件功能體現(xiàn)各個科室和部門之間的聯(lián)動，真正搭建起可以實現(xiàn)資源共享的大數(shù)據(jù)庫。人事檔案的基礎(chǔ)在于信息搜集，人事管理部門要不斷完善數(shù)據(jù)庫，將基礎(chǔ)信息進行完整收集并及時更新，保持正確性，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

（四）分析校園各部門及教職工實際需求，開發(fā)增值服務(wù)，讓海量信息變成一種普遍性的服務(wù)，進一步提高人事信息管理系統(tǒng)的便利性。人事管理系統(tǒng)最主要的功能就是管理，在搜集全面數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，要進一步考慮如何讓海量信息變成一種普遍性的服務(wù)。因此，需要加強學(xué)校相關(guān)部門的溝通，加強與一線教職工的溝通，深度挖掘?qū)嶋H需求，讓人事管理系統(tǒng)能為廣大師生提供更多的增值服務(wù)，例如科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)科建設(shè)等方面提供更多增值服務(wù)。在建立數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要進一步結(jié)合人才資源進行開發(fā)，不斷完善各類報表系統(tǒng)，推進日常管理，實現(xiàn)全校辦公的自動化。例如職稱評定就牽涉到廣大教師的切身利益，系統(tǒng)大平臺可以直接從科研、教學(xué)、人事等系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)，直接生成申報表，進一步減少教師填報的相關(guān)流程，提高便利性。

四、結(jié)語

隨著教育現(xiàn)代化的發(fā)展，許多高校已經(jīng)開始搭建信息平臺，信息化的建設(shè)已經(jīng)廣泛地參與到高效的管理模式和重要決策。而信息技術(shù)的發(fā)展規(guī)模及水平也成為衡量高校教育現(xiàn)代化發(fā)展的主要指標(biāo)。在高校構(gòu)建人事管理系統(tǒng)，不僅可以提升工作效率，優(yōu)化工作流程化，同時還能促進政務(wù)公開和信息透明，加強各部門協(xié)作，為各部門及全校教職工提供便利性服務(wù)，有效促進高等教育信息化發(fā)展。

作者：崔璐