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【摘要】目前，隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能夠節(jié)省人力，而且又能提高檔案管理的利用率。本文主要分析了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中存在的問題，并提出了一些相關(guān)有效措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)負(fù)責(zé)人起到一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；管理檔案；問題；措施

引言

現(xiàn)如今，隨著我國工業(yè)化和信息化的不斷深入發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為了檔案管理工作的重要技術(shù)支撐。但是，從目前我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案還不成熟，存在很多的問題，比如，數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)缺乏、檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏等。因此，相關(guān)的檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理，從而推動(dòng)計(jì)算機(jī)檔案管理走上可持續(xù)發(fā)展的軌道。

1運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中存在的問題

1.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)

我們都知道，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中涉及到的內(nèi)容非常多，其中包括檔案資源的上傳、下載、共享等，由此可見，這在很大程度上給檔案管理提出了更高的要求。要想真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案，就必須要以數(shù)字檔案作為基礎(chǔ)，但是，從目前計(jì)算機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀來看，對于數(shù)字檔案管理很難進(jìn)行有效把握，在檔案進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、處理的過程中，很容易受到計(jì)算機(jī)病毒的影響，從而給檔案原貌造成嚴(yán)重破壞，影響檔案的真實(shí)性和完整性。

1.2檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，需要進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、處理、輸出等順序，但是，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，目前在檔案管理方面缺乏專業(yè)人才，相關(guān)的檔案管理人員沒有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，一部分檔案管理人員缺乏對數(shù)字檔案文件“保存”和“歸檔”意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案文件在計(jì)算機(jī)管理檔案中的重要性，從而使得數(shù)字檔案文件缺乏完整性。除此之外，還有的檔案管理人員為了節(jié)省自身的時(shí)間，認(rèn)為只要有原始紙質(zhì)檔案，就不用對數(shù)字檔案文件進(jìn)行管理。1.3檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏目前，我國檔案管理軟件系統(tǒng)種類繁多，但是沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有國家檔案管理部門制定的指導(dǎo)性意見，從而影響了計(jì)算機(jī)檔案管理的進(jìn)程。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)檔案管理有在線檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享等功能，但是檔案管理軟件沒有實(shí)行“國家標(biāo)準(zhǔn)”，從而影響了計(jì)算機(jī)檔案管理的功能發(fā)揮。

2運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的有效措施

計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理先進(jìn)技術(shù)手段的核心，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理的水平。具體做法如下：

2.1加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了提高計(jì)算機(jī)檔案管理水平，就必須加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案管理中，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該重視計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高數(shù)字檔案信息的可靠性、準(zhǔn)確性和安全性。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該改變以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段，不斷使用數(shù)字檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，把所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理

推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理也屬于運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中的一項(xiàng)重要措施。檔案管理部門應(yīng)該加大對計(jì)算機(jī)檔案資源管理力度，提高檔案管理的質(zhì)量，不斷整合各類檔案信息資源。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)該建設(shè)多層次共享平臺(tái)，堅(jiān)持公開原則，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而保證檔案信息的共享性。建立完善的檔案管理長效發(fā)展機(jī)制，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理的利用率。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)數(shù)字檔案管理的共享要求，不斷規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢互補(bǔ)和共享，最終推動(dòng)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理。

2.3完善計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度

在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中，完善計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度顯得非常重要。只有完善了計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度，才能保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的順利進(jìn)行。對于那些涉及到數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的重要檔案信息應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度來進(jìn)行統(tǒng)一管理，并妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等。同時(shí)，還要禁止閑雜人等進(jìn)入檔案管理室，要保證檔案管理信息、文檔、數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

3結(jié)束語

綜上所述，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案符合我國現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)管理檔案的重要性，不斷積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等，從而保證計(jì)算機(jī)管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄧喜英.現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化過程中若干問題的思考[J].黑龍江科技信息，2016，14：174

作者：滕騰，郗穎 單位：青島市市南區(qū)社區(qū)