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摘要：近年來(lái)，國(guó)家教育政策和人事管理系統(tǒng)是不斷變化的，而我國(guó)高校普遍采用的人事檔案管理模式明顯落后，不利于學(xué)校工作的開(kāi)展。檔案的收集，整理，編目，分類(lèi)等主要依靠手工操作，紙張文件中綁定了一些，整理?yè)p壞嚴(yán)重，影響了文件的安全性和完整性。同時(shí)，缺乏人事檔案管理辦公自動(dòng)化技術(shù)和文件管理軟件，電子記錄的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏技術(shù)無(wú)法跟上實(shí)際的工作需要。因此，如何將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理中是高校應(yīng)該解決的當(dāng)務(wù)之急，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以大幅提高檔案管理的效率降低管理成本，是高校檔案管理的發(fā)展方向.

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；信息化建設(shè)

0引言

高校檔案管理主要指的是在高校的教育活動(dòng)中產(chǎn)生的各種信息數(shù)據(jù)、文檔資料等進(jìn)行整理、編輯、保存等工作進(jìn)而為高校師生提供信息檢索的一種資源再利用的服務(wù)。然而隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，加快了高校檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的高校檔案管理手段已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代高校的需求，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行信息化的改造升級(jí)。無(wú)論是從理論方式還是技術(shù)手段對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化改造都會(huì)極大地影響高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。因此要認(rèn)真分析高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用現(xiàn)代化的管理理念、方式以及技術(shù)對(duì)高校檔案管理進(jìn)行科學(xué)的信息化改造，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化，數(shù)據(jù)化，智能化、共享化，以便提升高校檔案管理效率，降低管理成本，適應(yīng)高?，F(xiàn)代化的發(fā)展速度。因此高校檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行信息化的改造對(duì)高校檔案管理工作有著極其重要的意義。

1高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前我們處在一個(gè)被信息技術(shù)包圍的大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此高校的檔案管理無(wú)論是管理理論，管理環(huán)節(jié)還是管理技術(shù)都在發(fā)生著劇烈的變革。未來(lái)高校檔案管理工作的發(fā)展方向是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)朝著建設(shè)大檔案，應(yīng)用大技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大服務(wù)的方向飛速發(fā)展。高校檔案記錄著高校不同時(shí)期的各種信息，數(shù)據(jù)，圖像等歷史文獻(xiàn)，是高校發(fā)展的歷史縮影，具有非常高的價(jià)值。高校的檔案館是專(zhuān)門(mén)提供這些信息的保存管理并提供檢索的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。然而隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，當(dāng)前高校檔案館的管理模式明顯地落后于時(shí)代潮流，不能提供更加便捷、大量、及時(shí)的信息查詢服務(wù)，非常不利于高校一些工作的開(kāi)展。高校檔案管理問(wèn)題主要表現(xiàn)再如下這些方面：

1.1重管理輕宣傳

近年來(lái)，高校檔案的價(jià)值越來(lái)越多地得到各高校領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)的重視和認(rèn)可，因此高校檔案管理的各種制度得到很大程度上的完善，基礎(chǔ)設(shè)施方面也取得了非常大的成就。然而，檔案宣傳工作依然被忽視，宣傳力度不夠，進(jìn)而影響了檔案管理工作在高校的重要程度。

1.2管理設(shè)施落后，操作復(fù)雜

高校檔案的收集，整理，編目，分類(lèi)等主要依靠手工操作。紙張文件中綁定了一些，整理?yè)p壞嚴(yán)重，影響了文件的安全性和完整性。同時(shí)，缺乏檔案管理辦公自動(dòng)化技術(shù)和文件管理軟件，電子記錄的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏技術(shù)無(wú)法跟上實(shí)際的工作需要。

1.3個(gè)人資料的意識(shí)，歸檔處理困難

許多人不關(guān)心檔案的問(wèn)題，一些重要的檔案重大遺漏，或無(wú)法找到原來(lái)的文件，甚至在需要的時(shí)候，急于補(bǔ)充新的文件，所以普遍缺乏內(nèi)容創(chuàng)建的數(shù)據(jù)，缺乏系統(tǒng)性，不利于基本驗(yàn)證的真實(shí)性和可靠性，也容易受到質(zhì)疑。

1.4缺乏專(zhuān)業(yè)人才

當(dāng)前的信息技術(shù)時(shí)代還缺乏強(qiáng)大的技術(shù)支撐，究其原因是因?yàn)槿狈?zhuān)業(yè)人才，即缺乏計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案管理能力兼具的復(fù)合型人才。

2制定高校檔案管理信息化的總體規(guī)劃

結(jié)合高校的發(fā)展戰(zhàn)略，檔案管理信息化應(yīng)制定總體規(guī)劃。制定高校檔案管理信息化總體規(guī)劃的目的是推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，在具體的制定過(guò)程中應(yīng)先分析高校自身的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，然后以此為基礎(chǔ)進(jìn)行深入調(diào)查論證,最后制定科學(xué)合理的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃。此外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)高校信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3高校檔案管理信息化的內(nèi)容

3.1完善就業(yè)檔案管理體系責(zé)任制的建立。

就業(yè)檔案管理不應(yīng)該是多部門(mén)合作的產(chǎn)物，應(yīng)建立一把手責(zé)任制，由院長(zhǎng)書(shū)記牽頭，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)具體的業(yè)務(wù)部門(mén)，形成有效的管理制度。

3.2完善高校檔案管理信息化硬件建設(shè)

配套的硬件基礎(chǔ)是信息化建設(shè)必不可少的條件，因此必須采取措施完善高校檔案管理信息化硬件建設(shè)，只有這樣，檔案信息化的管理才能向縱深方向繼續(xù)發(fā)展。

3.3應(yīng)用新的信息技術(shù)處理高校檔案信息

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，新的移動(dòng)技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，高校檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在其管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如此不僅管理成本會(huì)大大降低，還能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.4配備相應(yīng)的信息化開(kāi)發(fā)、應(yīng)用人員，提升就業(yè)信息化水平

高校檔案信息化管理，除了硬件需要完善，也應(yīng)配備相應(yīng)的技術(shù)人員。延伸性是檢驗(yàn)信息系統(tǒng)是否完善的一個(gè)重要指標(biāo)，每個(gè)信息系統(tǒng)都不可能十全十美，多多少少都會(huì)存在漏洞，此時(shí)就需要配備相應(yīng)的信息化開(kāi)發(fā)、應(yīng)用人員，隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，及時(shí)消除系統(tǒng)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，提升信息化管理水平。

4應(yīng)用案例

4.1現(xiàn)狀分析

山東建筑大學(xué)檔案館，隨著檔案査詢量的增大，檔案利用率增高，檔案館的工作人員并沒(méi)有增加，使得每個(gè)工作人員需要承擔(dān)大量的工作，工作強(qiáng)度越來(lái)越高，如此依然采取傳統(tǒng)的手工模式管理檔案信息，極易出現(xiàn)以下問(wèn)題：檔案信息無(wú)法共享、信息易丟失、檔案易破損、檔案査詢困難等，這些問(wèn)題已不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作的發(fā)展需要，在一定程度上限制了檔案的管理和利用。因此應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，降低檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

4.2檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)框架

該系統(tǒng)包括檔案管理和系統(tǒng)管理兩大模塊，每個(gè)模塊又包括若干子模塊，模塊之間有機(jī)地結(jié)合。該檔案管理系統(tǒng)是在充分調(diào)研不同類(lèi)高校檔案管理的需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的，采用了目前流行的J2EE技術(shù)，系統(tǒng)框架使用三層架構(gòu)：用戶層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。山東建筑大學(xué)檔案管理系統(tǒng)的三層架構(gòu)如圖1所示。根據(jù)高校檔案系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析得出系統(tǒng)的模塊功能圖，如圖2所示。生檔案管理系統(tǒng)極大地提高了工作效率，只需手機(jī)安裝APP通過(guò)授權(quán)后便可隨時(shí)查詢檔案信息，或者電腦上登錄檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站輸入授權(quán)的賬號(hào)密碼便可查詢，相比以往去檔案館內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)查詢省去了很多時(shí)間，提高了效率。檔案館因?yàn)椴渴饳n案管理系統(tǒng)提高了工作效率，沒(méi)有出現(xiàn)排隊(duì)查詢的情況，查詢檔案的人員也大幅降低，節(jié)約了人力成本，檔案管理員由原來(lái)的15人減少到3人，并增加了一名信息維護(hù)人員，管理費(fèi)由原來(lái)的5萬(wàn)元每月左右降低到現(xiàn)在的2萬(wàn)元左右。山東建筑大學(xué)檔案館通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了提高服務(wù)質(zhì)量與效率的同時(shí)降低了管理費(fèi)用，取得了非常好的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，值得大力推廣。

5結(jié)束語(yǔ)

總之，高校的檔案管理是一項(xiàng)由大量的對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)整理保存的繁瑣工作，在高校的檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將是時(shí)展的需求，更是科學(xué)和技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。高校的檔案管理要從管理的觀念上不斷創(chuàng)新，采取有效措施，要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，提高管理者的素質(zhì)，信息資源才能被越來(lái)越多地廣泛分享和應(yīng)用。因此，要更加積極地探索高校檔案現(xiàn)代化的管理模式，以加強(qiáng)信息化建設(shè)來(lái)解決高校檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，推進(jìn)高校檔案管理信息化的發(fā)展，為高校進(jìn)一步發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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作者:路慧澤 單位:河北農(nóng)業(yè)大學(xué)