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1高校科技檔案管理存在的問(wèn)題

1．1歸檔意識(shí)淡薄

科研檔案收集歸檔是高?？蒲袡n案管理工作中存在的老大難問(wèn)題。在科研過(guò)程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學(xué)研究，重視科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)，輕視科研檔案資料的積累。他們認(rèn)為，科技檔案歸檔是學(xué)校檔案部門(mén)的工作，與自己從事的科研工作無(wú)關(guān)緊要。有些科研工作者為了個(gè)人榮譽(yù)和個(gè)人利益，甚至將科研資料當(dāng)作個(gè)人資源。認(rèn)為自己的科研成果是自己歷經(jīng)艱難才取得的，擔(dān)心自己的科研成果泄密，造成經(jīng)濟(jì)損失，尋找各種借口拒絕歸檔。這給高?？萍紮n案的收集和歸檔工作帶來(lái)很大困難。

1．2歸檔材料不完整

高?？萍紮n案是高?？蒲袑?shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，其第一屬性就是完整性。部分科研人員由于擔(dān)心自己的科研成果被泄密或受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動(dòng)等原因?qū)ふ腋鞣N理由拒絕歸檔或?qū)⒑诵募夹g(shù)檔案據(jù)為已有，造成歸檔難：在課題成果鑒定驗(yàn)收后，在申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)或成果推廣轉(zhuǎn)化中形成的檔案材料由于形成周期長(zhǎng)、不定期，造成歸檔不及時(shí)，材料不完整。有些科研工作者過(guò)分重視個(gè)人榮譽(yù)和個(gè)人利益，將部分科研資料當(dāng)作個(gè)人資源長(zhǎng)期占有或不及時(shí)歸檔，造成高?？蒲泄ぷ鞯暮芏嗖牧喜荒芗皶r(shí)、完整地歸檔，致使歸檔材料中，鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少。有些上級(jí)主管部門(mén)在科研成果登記、評(píng)獎(jiǎng)時(shí)收取的原件，不予歸還，造成作為科研成果完成單位的高?？蒲袡n案不能完整歸檔。

1．3歸檔材料缺乏系統(tǒng)性

高?？蒲泄芾砉ぷ靼▽?duì)項(xiàng)目的準(zhǔn)備過(guò)程、研究階段、鑒定階段的管理，還包括對(duì)科技成果轉(zhuǎn)化的后續(xù)實(shí)驗(yàn)、開(kāi)發(fā)、應(yīng)用、推廣等方面的管理。全過(guò)程的高?？蒲泄芾砉ぷ?，使得高?？萍紮n案的歸檔范圍不斷延展。高?？蒲泄芾淼纳疃妊诱?、范圍擴(kuò)大，影響了高?？萍紮n案形成的系統(tǒng)性。部分科技檔案歸檔人員缺乏高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，更談不上全心全意為科研人員服務(wù)的奉獻(xiàn)精神。歸檔人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及與科研項(xiàng)目相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，也造成了高?？萍紮n案的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性。

2相應(yīng)對(duì)策

2．1健全科技檔案管理制度

制度建設(shè)是科技檔案工作走向規(guī)范、科學(xué)化的重要保障。高校檔案部門(mén)應(yīng)在上級(jí)主管部門(mén)及校檔案工作主管校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實(shí)際，制定相應(yīng)的<科研檔案管理實(shí)施辦法》及《科研檔案管理細(xì)則》，明確科技檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求?？蒲泄芾聿块T(mén)應(yīng)建章立制，堅(jiān)持部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，指定專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)全校范圍的科研檔案的具體歸檔工作。為確?？蒲许?xiàng)目材料完整歸檔，項(xiàng)目課題組和檔案管理部門(mén)應(yīng)各負(fù)其責(zé)，建立并完善科技檔案的收集制度。實(shí)行課題組歸檔責(zé)任制，課題組負(fù)責(zé)人要在課題組成員中指定人員負(fù)責(zé)科研檔案的收集工作，按照科研工作程序，確?？蒲袦?zhǔn)備階段的立項(xiàng)材料、研究實(shí)驗(yàn)階段的過(guò)程材料、研究驗(yàn)收階段的成果材料的完整性。科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校制定的管理制度認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)項(xiàng)目跟蹤管理，確保各課題組分散形成的信息完整地移交檔案部門(mén)。

2．2認(rèn)真學(xué)習(xí)科技檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)

學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)采取多種形式對(duì)科技檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求。隨著現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和普及，檔案人員必須具備現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，通過(guò)多種形式，實(shí)行多層次的培訓(xùn)，提高科技檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)科學(xué)、系統(tǒng)地管理和保存科研成果檔案，逐步提高科技檔案的管理水平。學(xué)?？萍紮n案歸檔人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)歸檔工作的重要性，在實(shí)際工作中應(yīng)具有高度的責(zé)任心和使命感，與科研人員密切聯(lián)系，對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行全面跟蹤，耐心指導(dǎo)，協(xié)助科研工作者將科研項(xiàng)目歸檔所需的材料完整、系統(tǒng)地整理成冊(cè)，以備歸檔。

2．3加大科技檔案的開(kāi)發(fā)和利用，提高全體科研人員的歸檔意識(shí)

科技檔寨的開(kāi)發(fā)利用是科研檔案的最終目的。開(kāi)發(fā)和利用作為高新科技信息和科技知識(shí)主要載體的科技檔案應(yīng)該受到高?？蒲泄芾砉ぷ髡叩母叨戎匾暋Ｄ壳案咝n案部門(mén)對(duì)科技檔案“重保管、輕利用”的觀念做法還普遍存在，而且絕大多數(shù)高?？萍紮n案利用狀況令人堪憂。一般利用者只是通過(guò)利用科研檔案中的獲獎(jiǎng)證書(shū)或鑒定證書(shū)的憑證作用，達(dá)到評(píng)定職稱(chēng)、申報(bào)課題或編寫(xiě)本單位科研史等目的。利用方式單一，利用人次低，利用效果不良的問(wèn)題十分突出?？萍紮n案的開(kāi)發(fā)利用是科研活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，必須依靠科研工作者、科研管理部門(mén)和檔案部門(mén)共同努力來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著科技成果轉(zhuǎn)讓機(jī)制和技術(shù)市場(chǎng)的形成，科技檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓成為科研成果開(kāi)發(fā)利用的新途徑。但是，科技成果轉(zhuǎn)讓轉(zhuǎn)化首先應(yīng)由科研成果所有權(quán)人和科研管理部門(mén)來(lái)推動(dòng)，在此活動(dòng)中檔案部門(mén)著力點(diǎn)不多，這也是形成高校檔案部門(mén)對(duì)科研檔案“重保管、輕利用”觀念做法的原因之一?；谝陨蠋追矫嬖虻目紤]，科技檔案開(kāi)發(fā)和利用工作的關(guān)鍵，一是科學(xué)完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科技檔案檢索工具越完整、越科學(xué)，用戶查詢檔案時(shí)間就越短，正確率就越高，就能更好的服務(wù)于學(xué)校科研工作；二是開(kāi)展科技檔案的編研工作?？梢愿鶕?jù)客觀實(shí)際需要，利用科研檔案實(shí)體，就某一專(zhuān)題進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，形成相對(duì)集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)檔案集合成動(dòng)態(tài)的活信息。高?？萍紮n案管理人員應(yīng)提供多種服務(wù)途徑以加大對(duì)科技檔案的利用率，把“被動(dòng)查詢”變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”，如為有關(guān)方面提供科技檔案原件、復(fù)印件，提供有關(guān)目錄和各種參考資料，提供相關(guān)咨詢服務(wù)，如提供計(jì)算機(jī)檢索等，舉辦形式多樣的科研成果、新技術(shù)成果展覽，主動(dòng)向社會(huì)傳遞高校科技信息。充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)通信技術(shù)和渠道，將學(xué)?？蒲袡C(jī)構(gòu)所具有的大型儀器、設(shè)備等社會(huì)公示，實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)約科研投入資金，使科研工作者充分體會(huì)到科技檔案的所能提供的服務(wù)和能發(fā)揮的作用，不僅能促進(jìn)科研工作，而且會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。