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為了加強本局檔案管理，根據(jù)上級有關(guān)文件精神，結(jié)合本局實際，特制定本制度。

一、職責(zé)分工

1、由分管行政的副局長分管檔案工作；由辦公室負責(zé)管理局檔案室，并確定一名檔案員。

2、本局各類檔案，包括各科室及設(shè)在本局的臨時機構(gòu)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料，由局檔案室集中統(tǒng)一保管。

3、各科室辦理的各種年報、調(diào)查、統(tǒng)計、登記資料，批復(fù)、通知，招工、招干、調(diào)動材料，工資升級方案等，由各科室承辦人立卷；由局統(tǒng)一收發(fā)的文件材料由檔案員立卷。

4、立好的案卷，交給檔案員統(tǒng)一編號、存檔，其他人員不得保存應(yīng)存檔的公文。

二、人事檔案管理

1、人事檔案管理的范圍和對象：各類流動人員和要求人事的中專以上學(xué)歷的畢業(yè)生（包括成人高校、高等教育、自考、遠程教育和學(xué)歷考試的畢業(yè)生）、專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。

2、人事檔案接收。接收人事檔案要認真核查，核查無誤方可簽收。拆封人事檔案袋要做到“三查”：一查檔案袋有無破損；二查封口有無異常；三查材料是否齊全。人事檔案要及時登記造冊，做到隨到隨登記，不拖延，不漏登。

3、人事檔案的保管。人事檔案的保管要嚴格按照有關(guān)干部檔案管理制度執(zhí)行，做到“五防”，即防火、防潮、防蛀、防咬、防盜。有關(guān)本人的工資、職稱、獎懲、考核等材料，要及時收集歸檔，并定期整理裝訂，要通過電腦排序和姓氏排序二套檢索目錄。檔案存放要科學(xué)規(guī)范，整齊有序，以便查閱。

4、人事檔案的轉(zhuǎn)遞。凡調(diào)出本區(qū)范圍的人事檔案，憑單位錄用證明及調(diào)檔通知，辦理調(diào)檔手續(xù)。外調(diào)檔案要密封轉(zhuǎn)遞，及時注銷登記。除由組織上派人調(diào)檔外，其他都要通過機要通信轉(zhuǎn)遞，并要附簽收回執(zhí)。人事檔案的接收和轉(zhuǎn)遞，要建立專用登記本，以備考查。

三、文書檔案管理

1、立卷范圍：本局在工作活動中形成和使用的，經(jīng)過辦理完畢、具有查考價值的收和發(fā)的文件、公函、照片、內(nèi)部資料、會議記錄、本局大事記等，一般都應(yīng)立卷保存。

2、立卷件之間的歷史聯(lián)系，反映機關(guān)工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。要以本局（含臨時機構(gòu)）形成的文件為立卷的重點。公文立卷應(yīng)按照機關(guān)工作規(guī)律，保持文件有關(guān)材料整理齊全，并根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征分類整理組卷、編好頁碼，填好卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂整齊。案卷標題要準確反映卷內(nèi)文件作者、內(nèi)容和文種，并接規(guī)定確定保管期限。每年的檔案統(tǒng)一編號后，還要編制案卷目錄和全引目錄，以便查閱和移交。

3、各科室對上一年業(yè)務(wù)檔案，一般應(yīng)在次年4月底前做好立卷工作，及時移交局檔案室。經(jīng)保存使用5－10年后再統(tǒng)一向檔案館移交。

四、檔案保密制度

1、凡未開放的檔案均屬保密范圍，有關(guān)人員必須嚴格執(zhí)行省保密委員會制定的《保密守則》，做到“十不”，嚴守檔案機密。

2、改善檔案存放設(shè)施，加強安全防范；借閱檔案必須嚴格執(zhí)行審批手續(xù)；各業(yè)務(wù)科室尚未歸檔的案卷，須有專人保管，明確職責(zé)，按時歸檔。

3、及時清退注有密級的文件資料，妥善處理保密廢紙。不屬立卷范圍的材料以及多余的文件，整理后由檔案室上交檔案館統(tǒng)一處理，以防失密。

五、檔案查閱制度

1、檔案管理要與開發(fā)利用并重。凡因工作需要查閱本局檔案的，檔案室應(yīng)給予方便。本局各科室查閱本科室立卷上交的檔案材料，可直接向檔案室查閱；凡查閱本科室工作（業(yè)務(wù)）以外的檔案資料，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

2、查閱檔案一般在檔案室內(nèi)閱看，本局人員如需借閱，則要辦理登記手續(xù)，并及時歸還，最長不超過一周。

3、外單位查閱本局檔案資料，需持介紹信，并注明查閱目的和內(nèi)容，辦事登記手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方能查閱。一般不外借、不復(fù)印。如確需復(fù)印的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，由檔案員辦理。

4、查閱檔案資料的內(nèi)容，限定在同意查閱的范圍內(nèi)；如需摘錄的，須全面完整，核對無誤，否則無效。

5、查閱人員要愛護檔案資料，嚴禁在檔案資料上畫圈、劃線、折疊、涂改、裁剪。借閱的檔案，不許轉(zhuǎn)借，不許無關(guān)人員翻閱。

6、及時反饋和記錄檔案利用情況。

六、檢查考核制度

1、檔案管理情況每季度初檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取防范措施。

2、檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品或作它用；經(jīng)常打掃和保持庫房清潔衛(wèi)生，各類檔案應(yīng)分門別類存放，并配備樟腦丸等防蟲藥物。

3、為了切實搞好檔案工作，今后每年的四月份，由辦公室牽頭，各科協(xié)助，對全局的文書檔案材料的歸檔、立卷、匯攏、移交和保密等情況進行一次全面的檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。

4、檔案檢查考核情況列入干部年終崗位目標責(zé)任制考核內(nèi)容之一。