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一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會議費(fèi)用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍

第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。

第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

(四)平時(shí)歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

二、聲像檔案管理辦法

(一)總則

第一條為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

第二條本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會實(shí)踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

第三條聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集

第四條收集范圍

1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；

3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。

6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

第五條收集時(shí)間

1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。

2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。

第六條收集要求

1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；

2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

第七條聲像檔案資料的征集

1.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料；

2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。

第八條聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷

本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。

(三)聲像檔案的整理〖HT〗

第九條聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

第十條聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。

第十一條分類、編號

1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號，同時(shí)填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。

2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號，然后每盤再依次編排序號。

3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

第十二條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

第十三條文字說明的編寫

1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

2.編寫文字說明的要求：

(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；

(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：超級秘書網(wǎng)

(3)文字簡潔、語言通順；

(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

第十四條編制格式

1.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時(shí)間-攝制者。

2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。

第十五條案卷要求

1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

2.卷內(nèi)目錄：

照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；

錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。

第十六條編目

聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。

(四)聲像檔案的保管

第十七條聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第十八條保管條件

底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；

照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。超級秘書網(wǎng)

第十九條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十條對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

第二十一條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。

第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

(五)聲像檔案的開發(fā)利用

第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

第二十四條建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。

第二十五條具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。

第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

第二十七條在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。