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一、文件簽發(fā)制度

1、根據(jù)單位安排和業(yè)務(wù)分工，各部門自己草擬文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，由辦公室填發(fā)文件字號(hào)。

3、填發(fā)字號(hào)的文件才可打印并由業(yè)務(wù)科室進(jìn)行校對(duì)，確認(rèn)無誤后，方可進(jìn)行印制。

4、印制好的文件，經(jīng)辦公室主任審查合格后，方可加蓋公章并對(duì)本字號(hào)文件存檔。

5、成品文件由分管科室負(fù)責(zé)發(fā)送。

6、一切文件必須在單位印制，沒有特殊情況和單位同意，不許在外印制文件。

二、文件簽收登記制度

1、對(duì)郵寄文件，收件人在接收文件時(shí)要看清來件是不是寫給本單位的，確認(rèn)來件發(fā)送或投遞無誤后再簽收，如果來件被錯(cuò)發(fā)或錯(cuò)投，應(yīng)原封退回或原封代轉(zhuǎn)。

2、對(duì)郵寄文件文件要由專人簽收或拆封，除被授權(quán)者外，其他同志不準(zhǔn)拆封，如果是指定專人親拆的文件，須交被指定的人拆封或向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后再簽收、拆封。

3、郵寄交接的文件，應(yīng)進(jìn)行簽收登記，登記包括收件人全名、收到時(shí)間，一般件寫收到月、日，急件寫收到月、日、時(shí)、分，以備事后查詢。

4、認(rèn)真檢查郵寄收到的信皮和文件袋內(nèi)部，切實(shí)取凈文件，不要把零散文件遺漏在文件袋內(nèi)。

5、對(duì)郵寄、上級(jí)下發(fā)或其它部門、個(gè)人遞交的文件、信函或上訪件，要及時(shí)收文登記。

6、對(duì)電子郵件要及時(shí)接收，及時(shí)印制并及時(shí)收文登記。

三、文件傳閱制度

1、文件傳閱要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

2、辦公室在收文后，須及時(shí)呈送主管領(lǐng)導(dǎo)閱批，對(duì)閱批后的文件要及時(shí)呈送主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)批示后的文件要及時(shí)呈送主管領(lǐng)導(dǎo)閱辦，對(duì)密件、急件要加強(qiáng)跟蹤并做好督辦。

3、傳閱文件不得漏傳、誤傳、延誤或擴(kuò)大傳閱范圍，不得自行翻印，不得擅自借給外單位人員或抽出、帶走自己保存。

4、領(lǐng)導(dǎo)閱批、閱示或閱辦文件后必須簽字，簽字應(yīng)用毛筆、鋼筆、中性筆，不要用鉛筆、圓珠筆或紅色、純蘭色墨水批簽，并注意不過裝訂線，以便存檔。

5、要做好文件的清退工作，每日查對(duì)，每周清點(diǎn)，年終清查，發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)追查尋找。

四、文件借閱制度

1、辦公室必須建立文件借閱登記手續(xù)，隨時(shí)掌握文件的流向及辦理情況。

2、借閱文件，須經(jīng)分管文件領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。

3、嚴(yán)格履行借閱文件登記手續(xù)，并打借條，一般情況下當(dāng)天借當(dāng)天還，特殊情況最長不得超過3天。

4、查閱重要和絕密文件，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在辦公室或檔案室內(nèi)查閱，一般不外借。

5、借閱人員不得私自復(fù)印、翻印文件或隨意摘錄文件內(nèi)容，不得在文件上涂改、勾劃，更不準(zhǔn)攝像。

6、借閱文件應(yīng)按時(shí)歸還，并在《文件借閱登記簿》上注銷借閱手續(xù)，注明歸還日期。

7、借閱人員要愛護(hù)文件，妥善保管，確保整潔安全，凡造成文件損壞、污損、丟失者，按情節(jié)輕重處理。

五、文件保密制度

1、文書檔案，做到不泄密，不丟失、妥善保管。

2、凡屬于辦事處的秘密文件、資料以及其它物品，均由指定人員保管并做到保密。

3、重要文件資料，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得帶離辦公室或檔案室。

4、需收發(fā)、傳閱和外出攜帶的機(jī)密文件、資料以及物品，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施妥善保管，密級(jí)文件資料不得私自帶出單位。

5、銷毀和處理過時(shí)的文件、資料案卷時(shí)，必須按處理制度辦理，有人監(jiān)銷，安全銷毀，不準(zhǔn)擅自處理。

6、主管部門或分管領(lǐng)導(dǎo)要定期檢查文件、檔案保密工作，嚴(yán)防失密、泄密事件發(fā)生。

7、如發(fā)現(xiàn)文件、檔案泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查，嚴(yán)格處理，誰泄密誰負(fù)責(zé)。

六、文件復(fù)印制度

1、機(jī)關(guān)干部因工作需要復(fù)印本職工作范圍內(nèi)的一般文件材料時(shí)，要部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，進(jìn)行登記簽字；機(jī)關(guān)干部復(fù)印本職工作范圍以外的文件，需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)同意后，進(jìn)行登記簽字。

2、機(jī)關(guān)干部需復(fù)印機(jī)密文件材料時(shí)，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)印，并進(jìn)行登記簽字，復(fù)印件用后應(yīng)及時(shí)歸檔。

3、外單位來人一般不予復(fù)印，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印，并及時(shí)進(jìn)行登記。

七、文件清退銷毀移交制度

1、文件清退、歸檔。各科室保管的文件，要定期清查，按期清退、歸檔。發(fā)現(xiàn)泄密和丟失文件，要立即追查，及時(shí)逐級(jí)上報(bào)。年終應(yīng)將所管文件進(jìn)行一次清理，并按照規(guī)定要求，做好清退和立卷準(zhǔn)備工作。

2、文件的銷毀、移交。任何人不得自行銷毀，更不得將文件材料散流市場。需要銷毀的密級(jí)文件、內(nèi)部資料，必須由分管文件領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案或文件管理人在監(jiān)銷人監(jiān)銷下進(jìn)行銷毀；一般性文件的銷毀必須經(jīng)辦公室主任同意；檔案或文件管理人調(diào)動(dòng)時(shí)，必須將自已保管的文件、檔案和有關(guān)登記本等移交給接替工作的同志，并辦理接交手續(xù)。

八、檔案立卷歸檔制度

1、為了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存好本單位各種類型的文件檔案，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，檔案管理人員要及時(shí)收集好各類文件材料，按文件歸檔范圍的要求，及時(shí)做好整理、立卷、歸檔工作。

2、對(duì)本單位自產(chǎn)掛字號(hào)文件要全面立卷歸檔；對(duì)年度內(nèi)的協(xié)議、合同等和上級(jí)部門的批轉(zhuǎn)件、會(huì)議紀(jì)要以及涉及辦內(nèi)容的重要文件，要全面立卷歸檔。

3、辦公室要加強(qiáng)和市檔案局的業(yè)務(wù)聯(lián)系，根據(jù)上級(jí)要求每年定期做好對(duì)上一年度檔案材料的立卷歸檔工作。