如何作好秘書
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秘書的工作
董事會秘書在上市公司是一種制度，《公司法》沒有要求在非上市公司實行董事會秘書制度。在非上市公司，董事會秘書僅作為公司的普通雇員，處理一些文書事務，與普通的“秘書”無本質(zhì)區(qū)別，董事會秘書的職權(quán)僅限于公司的內(nèi)部管理事項。
一、秘書在公司管理方面的職能
秘書在公司管理方面的職能具體包括：
1．參加包括董事會會議在內(nèi)的公司所有會議，并負責會議記錄；
2．保管公司的各項會議記錄、決定、合同、股東名冊等文件；
3．對董事會、總經(jīng)理辦公會所決定的事項進行督辦；
4．經(jīng)過正當授權(quán)作為公司印章的保管人，代表公司在所有文件的使用印章；
5．根據(jù)公司要求，在公司重大會議前及時提供有關文件和信息，作好會議籌備；
6．根據(jù)董事會、總經(jīng)理辦公會的隨時指定，處理其他屬于董事會秘書處職責范圍內(nèi)的事務等。
秘書的工作中容易出現(xiàn)兩個問題。一是自身定位不清。秘書就是秘書，不可以行使領導的職權(quán)；二是不分場合發(fā)表意見，造成誤解。秘書工作需要你永遠不能懶惰，要細致入微地做好每一件看起來并不重要或有意義的事。秘書工作可以說是“做一件小事容易，難的是重復做好每一件小事”。
1．具備專業(yè)知識。
秘書必須具備一定的專業(yè)知識，不僅要掌握公司法等有關法律法規(guī)，還要熟悉公司章程，以及財務、行政管理方面的有關知識。只有這樣，才能有效的行使董事會秘書的職責，對董事會提供全面的專業(yè)意見，保障公司規(guī)范化運作，從而確立秘書在公司的地位及作用。
2．遵守職業(yè)操守。
秘書應當遵守公司章程，對公司負有誠信和勤勉義務，不得利用職權(quán)為自己或他人謀取利益。秘書作為專業(yè)人士，遵守職業(yè)操守，保持個人的品格和地位，是作好秘書工作的首要條件。秘書參加公司的高層管理會議，知曉公司很多重大事項的決策安排，因此一是要保守秘密，避免對公司造成影響的消息通過非正常渠道傳播；二是秘書發(fā)現(xiàn)問題要主動反映，并提出解決問題的辦法，防范風險。
3．提高工作質(zhì)量。
秘書在工作實踐中，要注重工作方法，在有關會議上可以主動發(fā)表意見，與公司領導要保持良好的關系，提高領導對秘書的信任程度。爭取領導成員對秘書工作的理解和支持，建立良好的工作環(huán)境。
4．處理好各方面關系。
秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情就是調(diào)換角度。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情說得明明白白。秘書在多位領導之間，要一視同仁，不論哪位領導安排工作都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。領導之間有不同意見時，不要亂攪和，可以保持沉默，但不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，避免擴大分歧，加深矛盾。
三、秘書的職業(yè)道德教育
簡單地講，就是要做到個“八要八不要”。
1．要矜持，不要張揚。秘書由于身處特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里秘書就是領導的化身，一言一行別人都會相信，這就要求秘書一定要矜持、不張揚。
2．要謙虛，不要驕傲。謙虛是秘書特別要注意的地方，只有謙虛的秘書才能成大事。切不可因背后有領導撐腰，就自以為是，時常表現(xiàn)出傲氣，尤其不要動輒以領導的口吻發(fā)號施令。這樣對自己、對領導都沒有好處。
3．要踏實，不要浮躁。無論是寫文章還是代表領導協(xié)調(diào)事務，都要表現(xiàn)出踏實、務實的態(tài)度，切不可浮躁，特別對待基層、企業(yè)、群眾的事，一定要說到做到，切不可采取欺騙、哄騙、拖延的手段，以免基層、企業(yè)、群眾對自己、對領導、對所在機關產(chǎn)生不良影響。
4．要樸素，不要鋪張。給領導當秘書，應該是一個不講究排場，不鋪張浪費的人。
5．要善良，不要耍脾氣。善良，是一個秘書必備的素質(zhì)。心地善良，才會善良地對待群眾，才會對群眾有感情。所以，秘書必須知道善良的價值，必須知道如何去善良待人。如果對待群眾態(tài)度蠻橫，就會孤立自己，就會把自己推到群眾的對立面上去。
6．要平和，不要狂妄。平和地對待人，平和地向所分管部門傳達領導的意見，平和地對待群眾，平和地對待一切，是一位秘書必須做到的。如果一位秘書，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就會失去他人對你的信任，即使別人讓著你，那也只是暫時的。世界秘書網(wǎng)版權(quán)所有
7．要明理，不要蠻橫。明白事理，是秘書的基本要求。秘書雖然是領導身邊的人，是領導信任的人，是受到他人熱捧的人，但越是這樣，越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蠻橫無理，自以為是，以免給他人造成極不好的印象。世界秘書網(wǎng)版權(quán)所有
8．要厚道，不要霸道。為人厚道，是秘書最需要也是最難做到的一件事。一般情況下，如果秘書把持不好，就容易給人以霸道的印象。因為，在一般人眼里，秘書的所作所為，都會與領導聯(lián)系在一起，都會和權(quán)力聯(lián)系在一起，秘書只有表現(xiàn)得比一般人更厚道，才會讓他人信任，讓他人稱贊。
