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1.加強事業(yè)單位檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)
除了單位組織培訓學習外,為了適應新形勢,迎接新挑戰(zhàn),檔案工作者也需要進行自我學習和自我創(chuàng)新。首先是意識創(chuàng)新。沒有創(chuàng)新的想法和認識,檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡經(jīng)濟和信息時代是一種全新的時代,創(chuàng)新是這個時代的靈魂。要跟得上時代的步伐,廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識,還必須學習檔案學以外的基本知識,不斷地充實自我,不斷地提高自我。其次是知識創(chuàng)新。當前是科技和資訊日新月異的時代,各行各業(yè)的從業(yè)人員都必須優(yōu)化知識結構,使自己成為適應、符合時代要求專業(yè)人才,在充分學習檔案專業(yè)的學習基礎上,還要學習掌握計算機軟硬件方面的學習。再次是能力創(chuàng)新。檔案工作者不但要有利用網(wǎng)絡進行檔案信息的應用開發(fā)的能力,還要有培養(yǎng)自己對新知識的補充和善于把知識轉化為對本單位提供有效服務能力,培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術的能力,以求變的態(tài)度和能力,適應信息技術快速發(fā)展和更新?lián)Q代。
2.建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度,讓各項規(guī)章制度必須要具有合理性和科學性,其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。第一,工作原則創(chuàng)新。傳統(tǒng)的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求,需要對工作原則創(chuàng)新,新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條,環(huán)環(huán)相扣,任何一個環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會造成整個管理工作的失誤,新的工作原則要嚴格依據(jù)管理的要求進行制定,使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。第二,堅持協(xié)調(diào)發(fā)展。只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成,這也與當今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
3.加強檔案管理的信息化建設
提高檔案管理現(xiàn)代化水平面對信息時代帶來的發(fā)展機會,計算機技術和通信技術組成現(xiàn)代高新技術的出現(xiàn),給檔案工作發(fā)展帶來巨大的變革。因此,要加強檔案管理的信息化建設,提高檔案管理現(xiàn)代化水平,更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。加強事業(yè)單位信息化,可使檔案信息資源合理配置,科學管理,使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化,使之成為事業(yè)單位對檔案信息的需要,成為檔案工作創(chuàng)新的需要。
4.豐富檔案管理信息資源
隨著社會的發(fā)展,檔案管理工作日益信息化、數(shù)字化、多元化,要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新,必須豐富檔案管理信息資源。首先,加強檔案館室的建設。隨著增多的企業(yè)發(fā)展年限,管理工作會越來越復雜,單位的資料也會越來越多,檔案管理工作是一項規(guī)范化、制度化很強的工作,需要加強檔案館室的建設,新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發(fā)展相適應,從管理的載體形式上實現(xiàn)創(chuàng)新。其次,實現(xiàn)檔案館室的業(yè)務重組。業(yè)務重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉,對于業(yè)務重組要形成這樣的局面:實現(xiàn)信息的收集與開發(fā),達到信息的服務與管理的目的,各項檔案載體共同管理,這樣的業(yè)務重組使得檔案館的功能變得異常強大,將多個功能集合與一體,同時也保證了檔案管理的有序進行。
二、總結
【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑
我國信息化進程的不斷推進,人們對于信息的需求更加渴望,因此,為了更好的貫徹為人民服務的基本宗旨,我國的事業(yè)單位需要不斷提升自身管理水平,這其中最為重要的就是要不斷優(yōu)化自身檔案管理的途徑,提升檔案管理的水平,這樣才能夠不斷提升信息公開的程度,滿足當前人們對于信息的渴望,實現(xiàn)真正意義上的和諧社會目標。為了更好的實現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理的工作,本文就目前事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題進行研究,希望通過這樣有針對性的研究,發(fā)現(xiàn)其中解決問題的方式與方法,最終不斷改善我國事業(yè)單位檔案管理的途徑,最終實現(xiàn)信息公開的基本目標。
1引言
相對于一般的單位來說,由于事業(yè)單位本身的特殊性質(zhì),導致了其在進行檔案管理中必然會有其特有的屬性。由于本身事業(yè)單位在整個管理過程中就比較復雜,因此,在進行檔案管理時必然整個程序也是比較繁瑣的,這其中包括了檔案的收集、整理、統(tǒng)計處理等多個過程和途徑,總體上來看必然需要較為復雜的過程和準確的統(tǒng)計。但是,良好檔案管理將對于事業(yè)單位的發(fā)展極為有利,可以這么說,不斷提升事業(yè)單位檔案管理的水平將能夠不斷提升我國事業(yè)單位的工作效率,同時也能夠對于整個事業(yè)單位中人力資源的管理產(chǎn)生重要的影響力。但是,就目前來看正是由于本身事業(yè)單位權力集中,而且缺少了必要的外部性監(jiān)督,這樣必然會導致整個檔案管理產(chǎn)生一系列的問題。
2目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
2.1檔案管理的基本制度不健全
就目前來看,我國事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理的基本制度還是不健全的,整體上存在著較大的問題,一般而言部分事業(yè)單位在進行檔案管理過程中完全忽視基本檔案管理的流程,對于檔案的管理和歸檔完全都是隨性而定,完全沒有依據(jù)科學的方式進行有效的管理,這就導致了目前許多事業(yè)單位的檔案管理工作一片混亂,使得整個事業(yè)單位在進行管理中也是比較混亂的,另一方面,即使部分事業(yè)單位在進行檔案管理中建立了較為科學的整理和歸檔過程,但是由于本身缺乏監(jiān)督的機制,這就導致了整個監(jiān)督過程有問題,使得整個檔案管理制度仍然形同虛設,因此,對于檔案管理的基本制度建設仍然是目前事業(yè)單位檔案管理的重點。
2.2檔案的使用效率低下
事業(yè)單位在當今經(jīng)濟社會中發(fā)揮著重要的作用,但是為了更好的發(fā)揮其作為為人民服務的社會公益性單位,必須要發(fā)揮好其檔案管理的積極作用。但是,傳統(tǒng)意義上的檔案管理思想嚴重阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理的效率,使得其原本應具有的經(jīng)濟和社會效益沒有得到有效的發(fā)揮。
2.3檔案管理的軟硬件環(huán)境不到位
目前來看,部分事業(yè)單位內(nèi)部并沒能很好的實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理制度,雖然其相應的計算機和網(wǎng)絡通信設備有架設,但是其落后程度過于嚴重,造成了基本的硬件不達標;另外,對于檔案管理人員的培養(yǎng)也不到位,使得檔案管理人員缺少必要的知識儲備和檔案管理的技巧。
2.4檔案收索效率不高
檔案的收索效率決定了檔案的利用效率,但是,事業(yè)單位中本身的基礎性建設就有問題,無法為快速檢索功能提供有效的技術支持,另外本身檔案管理的復雜性就導致了檔案在進行檢索的過程中會出現(xiàn)重復等一些的問題,這樣就會大大降低整個檢索的效率,因此降低了整體的有效性。
3事業(yè)單位檔案管理的路徑優(yōu)化方式
3.1建立全新的管理理念
相對于硬件不達標的問題而言,思想觀念的轉變更為重要,由于受到了傳統(tǒng)檔案管理的思想限制,使得當前我國事業(yè)單位的檔案管理理念落后,因此,應該不斷改變現(xiàn)階段的管理理念,將基本的管理方式與當今時展的要求相互結合,以便實現(xiàn)高效的檔案管理理念。
3.2加強檔案管理的安全性和制度化
近年來,我國信息技術的不斷發(fā)展,使得檔案管理也不斷的實現(xiàn)了信息化,但是對于事業(yè)單位來說,其大部分檔案還是需要保密的,為了更好的保護檔案秘密性,需要建立檔案管理過程中的安全設置,同時要不斷提升整個檔案管理過程中的制度建設,這樣才能夠提升檔案管理效率。
3.3加強人員培訓
對于任何一個工作來說,人才是整個工作的核心,因此,為了有效的提升我事業(yè)單位檔案管理的效率,必須要不斷提升檔案管理人員的基本知識和素養(yǎng),這樣才能夠從根本上不斷提升我國事業(yè)單位檔案管理的效率。
4結語
事業(yè)單位檔案管理必然涉及到許多復雜的過程以及專業(yè)的知識,為了更好的發(fā)揮我國事業(yè)單位的積極作用,需要加強事業(yè)單位的軟件和硬件的環(huán)境建設,同時要不斷更新管理理念,提升自身的管理水平。這樣,才能夠不斷實現(xiàn)檔案管理的信息化水平目標,最終實現(xiàn)社會主義和諧社會的建設。
【參考文獻】
[1]孫強.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探索[J].現(xiàn)代國企研究,2016,11:45-46.
關鍵詞:會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務技能和自身素質(zhì)。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設和經(jīng)濟體制改革服務。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠, 缺乏充分的認識, 意識淡薄,導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務,輕會計檔案管理,沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前,很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓,大多數(shù)是由會計人員兼管,缺乏檔案管理工作經(jīng)驗,不懂得檔案的基本操作規(guī)程,對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚,導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求,更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔,卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作,嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德,不堅持原則,不認真執(zhí)行制度,不按規(guī)定去做,甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范,導致會計信息失真,進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務檔案管理不完善、不規(guī)范。設置財會檔案管理機構是工作的需要,也是法律規(guī)章的需求,但實際工作中財務檔案工作均不完善,不規(guī)范,都未設置此機構,檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視,許多單位的會計憑證、會計賬簿等,多年來只歸檔不鑒定,更不銷毀,由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展,從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后,對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理,造成會計信息的丟失;由于會計電算化軟件的升級換代很快,許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想,加強領導,提高檔案管理的重要性的認識,規(guī)范管理?!稒n案法實施辦法》第五條指出: “機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導,保障檔案工作依法開展?!薄?會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定:“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見,是否重視對會計檔案的管理,是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識,從法律的高度來依法加強管理,切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程,使會計檔案管理走上法制化的軌道。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位財務的重要史料和證據(jù)。目前,會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下:
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案,不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?!稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出,“當年形成的會計檔案,在會計年度終結后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的,盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更,但其所有權仍是委托單位,屬于委托單位全宗的一個門類,應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬,會計核算形式發(fā)生了變化,財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出:“電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?!薄稌嫽A工作規(guī)范》第45條規(guī)定,“實行會計電算化的單位,有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中,會計委派制核算的地區(qū)或部門,基本都實行了電算化會計,形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心,即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心,也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物,它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作之中,是會計工作的延伸,也是會計工作的終結。但在實際工作中,會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練,經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習,但對檔案知識,特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少,也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務,輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務,卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度,沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前,沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能,造成會計檔案整理質(zhì)量不高,封面內(nèi)容填寫不全,裝訂不整齊,有的分類、排列不規(guī)范,無目錄等現(xiàn)象,使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準,更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式,其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今,無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定,檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務規(guī)范與否,而對會計檔案規(guī)范與否少有問津,使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度,對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間,整理標準,移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作,忽視了會計檔案管理,沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中,也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題,筆者認為應強化以下方面工作:
一要加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規(guī)范,在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案,向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
社區(qū)檔案是國家檔案資源不可缺少的一部分,科學管理和有效使用社區(qū)檔案,對建設和諧社區(qū)、和諧社會有極其重要的作用。而信息技術日新月異的發(fā)展給社區(qū)檔案管理帶來了新的模式和思路,同時也為社區(qū)檔案工作者帶來嚴峻的挑戰(zhàn)。為適應社會發(fā)展,實現(xiàn)社區(qū)檔案管理的信息化發(fā)展,社區(qū)檔案工作者要努力提高自身素質(zhì),努力提高檔案業(yè)務和信息技術素質(zhì)。
一、提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)的緊迫性 社區(qū)作為基層部門,其檔案管理模式往往存在滯后性的特點,社區(qū)業(yè)務聯(lián)系無法做到及時、準確。而且,社區(qū)檔案管理者多是老、弱、病的女性人員,多存在文化水平低、責任心不強,且多兼職的狀況,容易造成檔案更新不及時、存在錯誤以及檔案交接不完全等情況。而在信息時代,隨著信息技術在檔案工作中的發(fā)展和運用,社區(qū)檔案工作也從傳統(tǒng)手工式的實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉變,檔案資源的信息化管理將成為趨勢,檔案工作者要承擔起社區(qū)檔案資源信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色,要具備一定現(xiàn)代科學技術能力的檔案專業(yè)人才。同志也曾指出:“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識,政治、經(jīng)濟、文化方面的知識都要掌握一點,還要學習一點外語,這樣才能適應新時期,新形勢對檔案工作者的要求。”
但是目前社區(qū)檔案工作者的整體文化水平、技術掌握程度距信息時代的要求還存在不小的距離,無論是在檔案專業(yè)技術程度還是信息工具運用能力,甚至在思想觀念上他們都沒有跟上信息時代的發(fā)展,這樣的情況勢必影響我國社區(qū)檔案管理的信息化發(fā)展,所以我們在大力開展社區(qū)檔案資源信息化同時,更要提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)。 二、信息化時代社區(qū)檔案管理人員需提高的新技能 信息社會下,社區(qū)檔案工作者不僅需要具備檔案學的業(yè)務知識,還需要具備多方面的素質(zhì),如廣博的知識結構,英語應用能力,創(chuàng)造性的思維能力,以及現(xiàn)代信息技術使用等能力。
1、分析問題解決問題能力 在當今信息化社會,檔案部門的檔案信息化建設已成為工作的重點,但社區(qū)檔案管理的信息化是一個循序漸進的過程,在這個過程中,除了需要現(xiàn)代化技術支持外,還需要在社區(qū)檔案管理人員在檔案業(yè)務上不斷探索。所以檔案工作者必須解放思想,勤于思考,變通思維,大膽實踐,切實提高分析問題、解決問題的能力,讓社區(qū)檔案資源信息化工作不斷完善,使社區(qū)檔案信息資源開發(fā)、利用工作更加科學、合理。
2、具備一定的外語能力 隨著社會的發(fā)展,外語的重要性在社區(qū)中也日益顯著。在信息時代,網(wǎng)絡拉近了社區(qū)與其他地區(qū)甚至是其它國家的距離,檔案工作者與國內(nèi)外同行的交流也日益增多,這為社區(qū)檔案工作者提供了一條了解國內(nèi)外社區(qū)檔案工作,切實提高工作水平的良好途徑。這就要求社區(qū)檔案工作者要具備一定的外語能力。同時,外語也是檔案工作者在日常工作、生活中經(jīng)常遇到的內(nèi)容,它是檔案工作者掌握現(xiàn)代科學技術的重要工具。為了切實把社區(qū)檔案管理工作做好,檔案管理者必須積極加強外語知識的學習。
3、運用現(xiàn)代化信息工具能力
社區(qū)檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案工作中,必須能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡管理的基本知識,掌握好計算機、英語、和網(wǎng)絡知識等基礎綜合素質(zhì)。只有掌握了這些基本的知識,才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎。有了基本的網(wǎng)絡管理知識和計算機理論,還要有一定的信息處理能力,能夠科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關的檔案信息;還要有一定的信息問題解決能力,能夠切實解決信息時代的一系列新問題,這是信息技術存在和發(fā)展的價值所在,同時,也要有一定的信息交流能力,信息交流涉及交流的模式、內(nèi)容、特別是方法、途徑等。
三、如何提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì) 1、社區(qū)檔案工作者要再提高認識 社區(qū)檔案工作者要切實提高認識,真正認識到社區(qū)檔案管理工作的重要性,切實意識到提高自身素質(zhì)對社區(qū)檔案管理信息化發(fā)展的關鍵作用。要全面認識社區(qū)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用,擺正心態(tài)、樹立責任意識,切實找差距、補不足,轉換角色應對信息技術帶來的挑戰(zhàn),要自覺學習先進知識、信息技術以及現(xiàn)代管理等知識,努力掌握好外語和應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力和水平,堅持長時間多種類學習,讓自己可以順利應對社區(qū)檔案管理信息化的要求。
2、在職檔案人員培訓要再強化