前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理分類方法范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案管理分類方法范文第1篇

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)

一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀

目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。

二、教學(xué)檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點，將兩者優(yōu)點相互結(jié)合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實例進(jìn)行試點。

三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對策

（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠為教學(xué)檔案管理提供有效規(guī)范。可以建立與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過建立的教學(xué)檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體的過程。對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實際工作以及機構(gòu)設(shè)置的特點，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學(xué)綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項工作服務(wù)。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對錄入的數(shù)據(jù)隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學(xué)院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢愛華.完善高校教學(xué)檔案歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)的思考[J].蘭臺世界，2013（5）.

檔案管理分類方法范文第2篇

企業(yè)一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下，將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標(biāo)準(zhǔn)不一，同一層級的內(nèi)容相互交叉等不足，在實際的檔案管理工作中因可操作性強，管理方便，在企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習(xí)慣。近幾年，筆者所在企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動中形成的聲像檔案越來越多，聲像檔案已成為企業(yè)檔案的重要組成部分，成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在企業(yè)面前的一個重要課題。與此同時，上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴(yán)格。為了更好地做好聲像檔案管理工作，發(fā)揮聲像檔案的作用，確保聲像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，為提升企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ)，筆者所在企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法，建立了適應(yīng)企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式，下面就具體措施做一介紹。

強化制度建設(shè)，聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。

針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)根據(jù)實際情況，制定落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責(zé)任落實抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時效，對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時，按照企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標(biāo)考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)聲像檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的利用，明確責(zé)任，嚴(yán)格管理，解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。

控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。

聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的，具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對聲像資料進(jìn)行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。企業(yè)重點單位、重點科室產(chǎn)生的聲像資料，檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對象，定向、定內(nèi)容的進(jìn)行收集。方法三：通過重點人員直接收集聲像檔案。部分?jǐn)z錄人員不僅承擔(dān)本部門的攝錄任務(wù)，有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等，對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點攝錄人員，不失時機地做好收集和征集。

為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素，根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計算機進(jìn)行登記、整理相關(guān)要素，準(zhǔn)確地反映出聲像資料的內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔，及時解決收集過程中的各種具體問題，特別是對企業(yè)重大活動、重要會議、企業(yè)建設(shè)、外事活動等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào)，面對面交流，電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進(jìn)行及時溝通協(xié)調(diào)，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時、準(zhǔn)確、有效。

科學(xué)立卷歸檔，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，而且內(nèi)容交叉的情況很多，我們根據(jù)聲像檔案管理的特點，按照企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型+問題+案卷號組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業(yè)在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個活動的全貌，為了彌補這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號或指引卡，編制對應(yīng)目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準(zhǔn)確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，奠定了堅實的工作基礎(chǔ)，從而達(dá)到了為檔案各項工作服務(wù)的目的。

嚴(yán)格保管制度，確保聲像檔案長期保管

聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點：一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放，入庫前要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時進(jìn)行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠(yuǎn)離光線、磁場，對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護(hù)措施。三是依托計算機系統(tǒng)進(jìn)行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品，與計算機系統(tǒng)進(jìn)行連接，在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點，代表了未來聲像檔案保管的方向。

五、加強隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。

檔案管理分類方法范文第3篇

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強檔案管理基礎(chǔ)水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計算機技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認(rèn)識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎(chǔ)。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。

3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.

檔案管理分類方法范文第4篇

[關(guān)鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實體分類；比較；原因

【中圖分類號】 G272.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1

分類是人們對事物的認(rèn)識和管理的一種基本方法，也是在進(jìn)行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻(xiàn)的分類相比，具有獨特的“二元主義現(xiàn)象”。在對一般的文獻(xiàn)進(jìn)行分類時，僅使用一種分類標(biāo)準(zhǔn)，形成一種分類體系，同時滿足文獻(xiàn)的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進(jìn)行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較

（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現(xiàn)其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進(jìn)行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的使用價值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進(jìn)行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內(nèi)容界限直接認(rèn)定，按照檔案在其來源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯(lián)系，按照社會組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對檔案信息進(jìn)行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。

（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結(jié)果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個組織或個人在社會活動中的發(fā)展過程。新標(biāo)準(zhǔn)中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專業(yè)或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進(jìn)行分類號，展現(xiàn)每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點進(jìn)行查找。

（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開發(fā)和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計的基礎(chǔ)，在檔案實體管理工作中進(jìn)行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進(jìn)行。

二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因

形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻(xiàn)的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認(rèn)識，所以文獻(xiàn)的分類需要適應(yīng)人們對文獻(xiàn)的需求特點。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點進(jìn)行文獻(xiàn)的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻(xiàn)的內(nèi)容和特征進(jìn)行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構(gòu)中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關(guān)的歷史活動內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護(hù)事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續(xù)性和歷史性。在進(jìn)行檔案管理時，信息分類是對檔案內(nèi)容進(jìn)行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發(fā)展過程。所以對檔案進(jìn)行分類管理時，除了要進(jìn)行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進(jìn)行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護(hù)某一組織或者個人職能活動的整個發(fā)展過程，反映人類社會的歷史。

三、結(jié)束語

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻(xiàn)，使檔案的分類也和其它文獻(xiàn)有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2000.

[2]中國檔人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則[J].中國檔案，2001，（1）.

檔案管理分類方法范文第5篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標(biāo)

就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學(xué)管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學(xué)性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實到位，尤其是在計算機應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進(jìn)行篩選，并對有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細(xì)致，就一定可以實現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫(yī)學(xué)信息，2013，（29）：35-35.