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檔案管理數(shù)字化方案范文第1篇

探討實(shí)施房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理的必要性、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實(shí)施方案。

關(guān)鍵詞：

房屋權(quán)屬檔案；數(shù)字化；管理模式

房屋權(quán)屬檔案的保存管理對于房產(chǎn)管理具有重要的意義，當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)管理部門要依靠房屋權(quán)屬檔案來開展房產(chǎn)的登記、測繪、調(diào)查、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移和房屋變更等工作。然而，面對紛繁復(fù)雜的房屋權(quán)屬檔案，以及產(chǎn)生的越來越多的房屋權(quán)屬問題，傳統(tǒng)的手動檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式由此應(yīng)運(yùn)而生。但是，數(shù)字化管理需要工作人員在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合紙質(zhì)管理，一同做好房屋權(quán)屬檔案的管理工作。

1對房屋權(quán)屬檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性

1.1房屋權(quán)屬檔案的數(shù)量需求

隨著城市化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)也在日益擴(kuò)大，一個(gè)城市不僅要建造房屋，政府還要落實(shí)道路改建、城市規(guī)劃、房屋拆遷及建造大型工程，等等。這些工程的實(shí)施，會牽涉到許多房屋權(quán)屬問題，這時(shí)，紙質(zhì)管理模式就會暴露出工作效率低下、出錯(cuò)率高和資源難以共享等缺點(diǎn)，因而，面對浩如煙海的數(shù)據(jù)，必須有一套系統(tǒng)、完整的數(shù)字化管理模式來實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)資源共享的目的，提高管理的準(zhǔn)確度和工作效率。

1.2可以方便快速查閱

房產(chǎn)交易的投資雙方都希望及時(shí)迅速地掌握房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息，因?yàn)橥顿Y所涉及的款項(xiàng)數(shù)額巨大，專業(yè)性較強(qiáng)，波及范圍較廣，如果獲取信息時(shí)不夠及時(shí)準(zhǔn)確，對于交易雙方的損失都是巨大的。如在房產(chǎn)銷售的時(shí)候，銷售商希望盡可能全面、迅速地掌握附近樓盤的銷售情況，以此來調(diào)整市場策略，從而提升其銷售量。

1.3數(shù)字化管理模式的功能優(yōu)勢

紙質(zhì)管理模式落后低效，但是，許多珍貴的原始資料和一些復(fù)雜情況都是在紙質(zhì)管理模式時(shí)代保存下來的。與之相比，數(shù)字化管理模式更適應(yīng)時(shí)展的需求，具有其特有的功能優(yōu)勢。首先，能把大量的數(shù)據(jù)系統(tǒng)化，便于共享資源信息。再者，還衍生了一些新功能，例如預(yù)測報(bào)警功能。實(shí)現(xiàn)了高度信息共享，而且數(shù)據(jù)較及時(shí)全面，因而，決策者通過對這些數(shù)據(jù)分析來預(yù)測房地產(chǎn)的發(fā)展前景，從而做出有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

2房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則

2.1實(shí)用性原則

在安裝數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)，首先要安裝穩(wěn)定的、和房產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)設(shè)備，以最大的限度去滿足房產(chǎn)管理部門現(xiàn)在和未來發(fā)展的需求，保證系統(tǒng)長久、穩(wěn)定地運(yùn)行。

2.2安全性原則

安全性是指檔案的保密性能。數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，卻不可避免地導(dǎo)致信息處于一個(gè)公共環(huán)境里，很難保證其安全。正如電腦會被黑客入侵一樣，如果有些機(jī)密檔案數(shù)據(jù)泄露，對于房產(chǎn)公司的信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益都會帶來難以估量的損失。

2.3真實(shí)性原則

真實(shí)性是指所記載的數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠，不能隨意更改。真實(shí)性原則是數(shù)字化管理模式的基本原則，也是紙質(zhì)管理模式的基本原則。為了一己之私，隨意更改房屋權(quán)屬檔案，不僅會對產(chǎn)權(quán)所有者造成傷害，也會損害國家和政府的信譽(yù)。

3房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實(shí)施方案

3.1謹(jǐn)慎選擇數(shù)據(jù)庫

目前，最先進(jìn)的存儲系統(tǒng)就是全光纖架構(gòu)的SAN存儲系統(tǒng)，不僅能確保系統(tǒng)的高能和可靠，針對產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，除了要有這樣高能的存儲系統(tǒng)外，還要建立一個(gè)完善的光盤備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以免數(shù)據(jù)丟失或被盜。與此同時(shí)，為該備份恢復(fù)系統(tǒng)配備高度的自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對其高度的自動化控制。最后，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，因此，要建立完善的動態(tài)更新機(jī)制，確保資源的有效性。

3.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作

對檔案管理人員的培訓(xùn)包括兩種：一種是讓其熟悉所選擇的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的操作技術(shù)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)水平。另一種是有針對性的培訓(xùn)，即將管理人員劃分為記錄員、掃描員、核查員和備份員等，讓他們熟悉自己的職責(zé)范圍，學(xué)會合作，從而不斷提高數(shù)字化管理的工作效率。

3.3數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份和審核人員的選擇

數(shù)據(jù)的錄入者必須是具有高度責(zé)任心以及打字速度較快的人，具有高度的責(zé)任心，才不會在錄入數(shù)據(jù)的過程中粗心大意，因?yàn)槠浯蜃炙俣容^快，能夠勝任這份高強(qiáng)度的工作。數(shù)據(jù)掃描人員也需要秉承著高度負(fù)責(zé)的精神，在掃描過程中不能漏掃，隨意刪改掃描數(shù)據(jù)，以免對房屋權(quán)屬所有者造成難以挽回的損失。數(shù)據(jù)備份人員的工作不單單是備份，還包括對前兩位工作的再度審核，確保信息無錯(cuò)漏，才能為其做好備份。最后是對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核人員必須錙銖必較，兢兢業(yè)業(yè)，審核時(shí)要全方位核對各類信息，不能應(yīng)付了事。

3.4開放式管理

開放式管理包括兩方面內(nèi)容：第一，權(quán)利人能夠查看自己的檔案，即房產(chǎn)登記機(jī)關(guān)不能阻止單位或個(gè)人查看自己的權(quán)屬登記信息。第二，權(quán)利人能夠隨意變更自己的房產(chǎn)權(quán)屬信息，因?yàn)樾畔⒌乃姓呤窃搯挝换騻€(gè)人，因此，對自己房產(chǎn)權(quán)屬信息的更改是理所當(dāng)然的事情，相關(guān)部門不能阻止。

4結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，房屋權(quán)屬檔案的管理必須依賴數(shù)字化存儲備份恢復(fù)系統(tǒng)，紛繁復(fù)雜的市場和權(quán)屬檔案，需要更精細(xì)化的管理，以實(shí)現(xiàn)資源的共享。因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)對存儲備份恢復(fù)系統(tǒng)的管理、對工作人員的篩選和培訓(xùn)，確保其工作的專業(yè)性以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。還要注意信息的開放式管理，同時(shí)，注意信息的真實(shí)可靠和安全性，避免數(shù)據(jù)丟失、被盜。

作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心

參考文獻(xiàn)：

檔案管理數(shù)字化方案范文第2篇

摘要：如今許多數(shù)字技術(shù)出現(xiàn)，呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢，奠定了檔案數(shù)字化的基礎(chǔ),而照片檔案在檔案中占據(jù)著重要地位，因此，對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理具有一定意義。

關(guān)鍵詞 ：數(shù)字技術(shù) 照片檔案 數(shù)字化管理

檔案能夠真實(shí)記錄實(shí)踐活動和作為信息的載體。為克服傳統(tǒng)照片中出現(xiàn)的問題，應(yīng)不斷提高現(xiàn)代化管理水平以及照片檔案管理質(zhì)量，在保證照片管理同時(shí)盡可能優(yōu)化數(shù)字化管理。

一、照片檔案數(shù)字化管理的基本概述

照片檔案實(shí)際上是具有一定保存價(jià)值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實(shí)反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過底片構(gòu)成的，在選擇數(shù)字化管理對象的時(shí)候，是把掃描對象還是底片作為數(shù)字化管理對象成為數(shù)字化管理首要問題。在進(jìn)行數(shù)字化照片檔案管理的時(shí)候包括兩種主要方式，數(shù)碼相機(jī)翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時(shí)候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動播放和查詢功能的光盤，建立說明文件方便于以后的管理。

二、照片檔案數(shù)字化管理的步驟

1.妥善整理好原有的照片檔案

（1）重新對照片進(jìn)行編號。以件為基本單位，依據(jù)年度進(jìn)行編號，盡可能把對應(yīng)的照片和底片使用相同的編號，如果它們因損壞或者褪色沒有相應(yīng)的利用價(jià)值，應(yīng)該剔除。對于具有相同場景的很多照片，適當(dāng)選擇主要的進(jìn)行歸檔。對于處于同一活動或者事件的照片依據(jù)照片的內(nèi)容進(jìn)行排列，保證管理期限，能夠以適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)入冊。

（2）對照片卷內(nèi)目錄進(jìn)行正確編制。依據(jù)國家相關(guān)保準(zhǔn)，歸檔照片的時(shí)候需要確保具有齊全的照片、底片以及說明，照片應(yīng)該與底片相符合，并且對于照片具有明確規(guī)范需求，文字說明主要包括時(shí)間、人物、地點(diǎn)、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，需要在保證具有原來照片面貌的前提下，對照片卷內(nèi)目錄進(jìn)行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。

（3）實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化處理。掃描輸入傳統(tǒng)照片進(jìn)行存儲?？梢岳脭?shù)碼相機(jī)或者掃描儀來對傳統(tǒng)底片和照片進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，然后適當(dāng)?shù)拇鎯Φ接?jì)算機(jī)中。在掃描照片的時(shí)候，需要設(shè)置好相關(guān)參數(shù)，例如，色彩位置、分辨率等，一般來說分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進(jìn)行儲存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。

2.對照片進(jìn)行相應(yīng)的圖像處理

對于已經(jīng)輸入的照片合理的存儲為JPEG的形式，在不會失真的前提下利用Photoshop軟件進(jìn)行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動對比度以及自動色階的調(diào)整就可以很好的提高照片質(zhì)量。

3.完成照片檔案的數(shù)字化管理

數(shù)字化管理照片檔案的重點(diǎn)就是數(shù)據(jù)錄入，建立數(shù)據(jù)庫屬于長時(shí)間、工作量大并且很細(xì)致的工作，需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)以及實(shí)際操作能力，保證數(shù)據(jù)錄入具有一定安全性、準(zhǔn)確性以及時(shí)效性，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫給利用照片檔案帶來一定發(fā)展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關(guān)要求，才能夠精確的進(jìn)行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。

三、照片檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化

1.增強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)意識

照片因材質(zhì)和特性不同，保護(hù)及存儲需求也不同。一般來說，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對于數(shù)字化檔案管理就有更加嚴(yán)格的要求和規(guī)范，充分分析制成照片的實(shí)際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對于修復(fù)破損照片具有一定意義。

2.落實(shí)與提升行政監(jiān)管的職能，制定有效制度

針對照片檔案數(shù)字化管理所出現(xiàn)的問題，國家相關(guān)部門需要依據(jù)檔案法的的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不斷落實(shí)政策，嚴(yán)格處分在管理照片檔案的時(shí)候出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤的人員，達(dá)到警示的作用，避免出現(xiàn)損壞、分散以及流失照片的問題，帶動數(shù)字化管理的發(fā)展。

3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作

需要定期對檔案照片進(jìn)行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質(zhì)量、清晰度以及數(shù)字化格式等，上述幾方面對于照片檔案具有一定價(jià)值，不管是什么方面出現(xiàn)問題都會造成很大影響，導(dǎo)致照片失去原有的價(jià)值。

總而言之，對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠保證可以長久的存儲照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數(shù)字化管理的時(shí)候，合理的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持的項(xiàng)目，需要進(jìn)行充分分析和研究。

參考文獻(xiàn)

[1][1]劉萍.照片檔案數(shù)字化管理初探[J].云南檔案,2011(3):57-58

[2]姚麗文.照片檔案數(shù)字化管理的探討[J].數(shù)字與縮微影像,2010(2):33-34,36

檔案管理數(shù)字化方案范文第3篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理

中圖分類號：D630．1;G270．7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位組織建構(gòu)、發(fā)展以及人員調(diào)動、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時(shí)期，檔案管理擔(dān)負(fù)著為事業(yè)單位的進(jìn)步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責(zé)任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進(jìn)行思考和探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展

(一)檔案形式的變化

事業(yè)單位的檔案傳統(tǒng)形式是紙質(zhì)，一份員工個(gè)人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財(cái)務(wù)會計(jì)檔案可以通過數(shù)字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進(jìn)行記錄，客觀性更強(qiáng)。

(二)檔案管理模式的變化

事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價(jià)值提升，檔案不再是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當(dāng)做資料進(jìn)行分析，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供相關(guān)的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數(shù)字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法

(一)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建立

數(shù)字化的檔案管理即通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，包括原有的檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調(diào)取以及分析應(yīng)用等。這一系列的數(shù)字化的管理是項(xiàng)綜合活動，涉及多方面的內(nèi)容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，并要涉及設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，即在單位內(nèi)部建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，時(shí)期成為一個(gè)聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲庫，使所有檔案數(shù)據(jù)都成為這個(gè)存儲庫中的一部分，以便統(tǒng)一管理。

(二)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程比較復(fù)雜，同時(shí)由于事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來越多、分類也越來越詳細(xì)。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會給工作人員造成巨大的負(fù)擔(dān)，因此，應(yīng)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨(dú)立勝任所有的管理工作，而是要求在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應(yīng)將其劃分為一至二人的專項(xiàng)工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務(wù)，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。

(三)對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作并非是檔案管理部門獨(dú)立的工作，除了對企業(yè)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將會計(jì)財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃檔案等進(jìn)行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據(jù)事業(yè)實(shí)際需要，對各類檔案的提交格式、提交時(shí)間等進(jìn)行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制，即根據(jù)檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設(shè)置相關(guān)的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進(jìn)行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的程序，例如，對員工檔案設(shè)置統(tǒng)一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調(diào)取。

(四)積極推進(jìn)檔案安全管理

數(shù)字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進(jìn)檔案的安全管理，是做好數(shù)字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字庫建設(shè)時(shí)選擇合適的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要注意檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)無論是在結(jié)構(gòu)還是硬件的組成上都要嚴(yán)格依據(jù)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)要求，從而為日后功能的升級打下基礎(chǔ)性條件;同時(shí)要根據(jù)檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護(hù)級別，進(jìn)而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

三、進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵

事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進(jìn)一步推進(jìn)該項(xiàng)工作，還需要把握住兩個(gè)關(guān)鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)開班業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班、業(yè)務(wù)比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要;第二，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)施添置，根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設(shè)施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的潮流，就需要以數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)為主要發(fā)展方向，根據(jù)檔案管理的特殊性以及數(shù)字化建設(shè)需求，進(jìn)行管理系統(tǒng)建立、責(zé)任分配、工作標(biāo)準(zhǔn)化建制等各項(xiàng)工作，以確保數(shù)字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻(xiàn)

［1］湯玉燕．事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

［2］吳麗麗．試論新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］．長江叢刊，2015(12)：115－116．

檔案管理數(shù)字化方案范文第4篇

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；數(shù)字化檔案；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；管理

前言

利用計(jì)算機(jī)對房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理效率，也是房產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個(gè)重要條件。

1 房產(chǎn)檔案管理的時(shí)代特征

古代老百姓就有房產(chǎn)、地契，其管理模式是一家一戶保存加蓋官印的文書，很少交易。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，房產(chǎn)管理出現(xiàn)了一些新的時(shí)代特征。

1.1 房產(chǎn)檔案日常管理的網(wǎng)絡(luò)化。原始的房產(chǎn)檔案管理工作并不復(fù)雜，但全部依靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務(wù)的要求，還不能做到隨時(shí)收集入庫，也不能進(jìn)行深層次的日臻完善。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以使檔案一經(jīng)產(chǎn)生就能馬上在網(wǎng)上綜合利用，省卻了傳統(tǒng)意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，確保了信息價(jià)值最充分的利用，也可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常的統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。通過網(wǎng)絡(luò)將產(chǎn)權(quán)管理、產(chǎn)籍(檔案)管理、圖籍管理幾部分有機(jī)結(jié)合起來，所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里完成，有利于快捷方便地完成產(chǎn)籍登記、修改、統(tǒng)計(jì)、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。

1.2 房產(chǎn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化管理不會改變房產(chǎn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，其變化主要表現(xiàn)在載體形式、服務(wù)方式方面。傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理對象以紙質(zhì)為主，使得其內(nèi)容和載體密不可分，而網(wǎng)絡(luò)化管理體制就是將檔案實(shí)體與日常服務(wù)分離，檔案實(shí)體被作為原始的憑證入庫保存，日常服務(wù)主要利用存儲于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息，這就需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、系統(tǒng)管理軟件、數(shù)據(jù)庫等多方面的支持。

1.3 房產(chǎn)檔案服務(wù)利用的社會化。網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態(tài)，形成一個(gè)包含各類信息在內(nèi)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“信息資源共享”，具有典型的社會化特征。以往利用者必須來到檔案室才能使用而現(xiàn)在只需利用計(jì)算機(jī)就可實(shí)現(xiàn)查詢、下載，既省了利用者的時(shí)間，又提高了利用效率。

1.4 房產(chǎn)檔案服務(wù)的多元化。房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)就是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認(rèn)查看信息，而現(xiàn)今我們大部分房產(chǎn)網(wǎng)站仍然停留在展示性階段，還不能從真正意義上發(fā)揮其應(yīng)有的作用。房產(chǎn)檔案的服務(wù)也不單純是某一項(xiàng)的服務(wù)，而應(yīng)該是所有信息的全部批露，是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁，是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn)，為利用者提供一個(gè)交流平臺。一方面我們可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋座落以及平面圖等無條件公布在網(wǎng)上，對于有條件利用資料的各級用戶可根據(jù)自身的用戶級別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案。另一方面，利用者可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上，房產(chǎn)檔案管理人員可以及時(shí)了解適用者的需求，解答問題，搞好服務(wù)，方便群眾，形成了管理者與適用者的雙方互動。

因此，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化服務(wù)是一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)，也是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的工程，需要在工作實(shí)踐當(dāng)中不斷完善、不斷提高。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)遵循的原則及發(fā)展階段

數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的方向，只有使房產(chǎn)檔案管理與社會發(fā)展同步，才能不斷提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。其數(shù)字化管理應(yīng)遵循以下原則：

2.1 全程管理原則。建立一個(gè)完整的管理體系，對數(shù)字化房產(chǎn)檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)運(yùn)行周期進(jìn)行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個(gè)階段統(tǒng)籌兼顧，搞好銜接，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)資源的最大共享和最大效益。

2.2 真實(shí)完整原則。數(shù)字化檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)在經(jīng)過建立、利用后保持不變，與原始狀態(tài)一樣，并要求記錄房產(chǎn)權(quán)屬登記活動的檔案內(nèi)容要件齊全，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景信息沒有缺損。

2.3 使用方便原則。指檔案經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實(shí)性。用戶要能在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，并且可以多人同時(shí)查閱同一份電子檔案。

2.4 安全性原則。安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面。必須采取一系列的措施保證檔案保密和安全，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密等。

根據(jù)目前房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)程度、計(jì)算機(jī)發(fā)展水平和從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)分為檔案業(yè)務(wù)自動化管理、館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字房產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)3個(gè)階段。

第一階段，主要任務(wù)是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理，并逐步完善網(wǎng)絡(luò)，建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化網(wǎng)連接的內(nèi)部網(wǎng)。目前，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和一些大城市已完成這一階段的任務(wù)，正在向更高層次努力。

第二階段，主要任務(wù)是將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，存儲在大容量專用存儲硬盤中，并提供網(wǎng)上高速存取服務(wù)，同時(shí)要開展檔案借閱利用，崗位培訓(xùn)等活動，實(shí)現(xiàn)檔案認(rèn)可書行為的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。

第三階段，主要任務(wù)是建立覆蓋各市、縣在內(nèi)的個(gè)人住房信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)省轄市一個(gè)獨(dú)立的信息系統(tǒng)平臺、一個(gè)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行模式和在全國范圍內(nèi)信息的互聯(lián)互通，成為真正意義上的數(shù)字房產(chǎn)檔案館。

3 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的基本內(nèi)容及要求

3.1 制定房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，并分階段有步驟地實(shí)施。數(shù)字化建設(shè)過程必須充分考慮到各地房產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案，以及每年數(shù)量急增的新增檔案。分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程。對存量檔案，可以考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫能在較短的時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過程最關(guān)鍵的是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后，實(shí)物歸檔前進(jìn)行。

3.2 建立統(tǒng)一的房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，為全國性電子文件管理提供了普通規(guī)范。房產(chǎn)檔案的特性決定了其管理的獨(dú)特性，如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必將使其使用效果大打折扣。因此，當(dāng)務(wù)之急就是盡快建立一套適合于房產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和指導(dǎo)各地的房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作，最終建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的房產(chǎn)檔案數(shù)字化利用平臺。

3.3 規(guī)范數(shù)字化檔案開放范圍和使用權(quán)限。對于一般性的查詢、檢索，無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案。只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。

3.4 加快培養(yǎng)一批既懂房產(chǎn)業(yè)務(wù)，又精通數(shù)字化檔案管理的人才。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、實(shí)踐性較強(qiáng)的工作，這種復(fù)合型人才是當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理中迫切需要的。而目前相當(dāng)一部分管理人員專業(yè)知識薄弱，文化程度偏低，視野狹窄，很難適應(yīng)這一要求，因此，應(yīng)采取有效措施，加快培養(yǎng)這種高素質(zhì)復(fù)合型人才。

檔案管理數(shù)字化方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

1前言

檔案，就是指個(gè)人或者是組織在工作、生活等方面中應(yīng)用文字、音像等方式呈現(xiàn)的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時(shí)期下，行政事業(yè)單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業(yè)單位跟隨信息時(shí)代的發(fā)展腳步，構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理。

2行政事業(yè)單位實(shí)行檔案數(shù)字化管理的必要性

行政事業(yè)單位就是指國家機(jī)關(guān)以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數(shù)行政事業(yè)單位以公益性為目的[1]。而行政事業(yè)單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業(yè)單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達(dá)到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統(tǒng)的檔案管理方式在新時(shí)期的發(fā)展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現(xiàn)如今推廣的數(shù)字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計(jì)算機(jī)檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數(shù)字化的管理功能也促進(jìn)了行政事業(yè)單位的發(fā)展。首先，在新時(shí)期下科學(xué)技術(shù)迅猛的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于行政事業(yè)單位的檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理成本較高，而新時(shí)期下數(shù)字化的檔案管理方式更有自身發(fā)展的優(yōu)勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數(shù)量，降低了檔案管理的費(fèi)用，從而提高了行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業(yè)單位的人員流動性大，需要及時(shí)的掌握職員的入職、調(diào)動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數(shù)字化的檔案管理方式既實(shí)現(xiàn)了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式，通常采用的是紙質(zhì)的檔案保存方式，由于檔案數(shù)量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時(shí)期下數(shù)字化的檔案管理方式排除了外界環(huán)境的干擾，應(yīng)用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。

3行政事業(yè)單位實(shí)行檔案數(shù)字化管理應(yīng)具備的條件

行政事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化管理需要具備一定的條件，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案人員應(yīng)用數(shù)字化管理的技術(shù)水平[3]。從硬件設(shè)施來看，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，需要行政事業(yè)單位緊跟時(shí)代的腳步，加快自身的發(fā)展?，F(xiàn)如今許多的行政事業(yè)單位都應(yīng)用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行無紙化辦公，在單位內(nèi)部建設(shè)局域網(wǎng)，這也是數(shù)字化檔案管理需要具備的網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)條件。而對于數(shù)字化的檔案管理除了需要硬件設(shè)施的保障，也需要發(fā)展相關(guān)的軟件，所以需要開發(fā)檔案管理的專用軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的基本服務(wù)功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強(qiáng)數(shù)字化的檔案管理的技術(shù)水平。除此之外，數(shù)字化的檔案管理還需要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理人員隊(duì)伍，新時(shí)期下的行政事業(yè)單位應(yīng)注重行政工作的辦公效率，需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行無紙化的辦公，這對于行政事業(yè)的人員來講，是對其專業(yè)技術(shù)水平的挑戰(zhàn)。而數(shù)字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學(xué)的專業(yè)知識外，還要具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力[4]。而且行政事業(yè)單位也應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，使得其掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)，學(xué)會在工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。

4新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方法

4.1制定數(shù)字化的檔案管理機(jī)制根據(jù)數(shù)字化檔案管理方式的特點(diǎn)來看，從行政事業(yè)單位的發(fā)展角度來看，針對于數(shù)字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術(shù)下，需要構(gòu)建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機(jī)制[5]。需要行政事業(yè)單位構(gòu)建內(nèi)部的檔案工作條例、檔案管理的安全機(jī)制、檔案管理的操作機(jī)制等，通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，使得檔案管理人員根據(jù)檔案管理的相關(guān)機(jī)制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責(zé)任感的有效方式。

4.2樹立新時(shí)期的檔案管理意識行政事業(yè)單位的檔案管理人員，需要在新時(shí)期的發(fā)展要求下，樹立數(shù)字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展下，不斷的更新自身的專業(yè)知識，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實(shí)的檔案管理的專業(yè)技能，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的技術(shù)學(xué)習(xí)，在工作中應(yīng)用數(shù)字化的檔案管理模式，提供工作效率。

4.3提供檔案信息的安全性在行政事業(yè)單位，檔案管理的關(guān)鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數(shù)字化的檔案管理模式下也需要達(dá)到這點(diǎn)要求。檔案管理人員在平時(shí)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的工作中，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在網(wǎng)絡(luò)安全的隱患下，要格外注意對其進(jìn)行防范。檔案管理人員應(yīng)不定期的對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)清理等，對于檔案應(yīng)進(jìn)行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業(yè)能力，面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)死機(jī)、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應(yīng)做到提前預(yù)防，加強(qiáng)對于重要數(shù)據(jù)的訪問設(shè)置，對于檔案信息進(jìn)行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強(qiáng)檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。

5結(jié)論

在社會發(fā)展的新時(shí)期下，行政事業(yè)單位應(yīng)跟隨時(shí)展的腳步，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，來構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理，改革以往紙質(zhì)檔案管理的方式，開發(fā)檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

作者:曹曉梅 單位:內(nèi)蒙古阿拉善盟額濟(jì)納旗

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