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檔案管理準(zhǔn)則范文第1篇

[關(guān)鍵詞] GLP； 檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02

檔案是各類單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。

對非臨床健康和環(huán)境安全試驗(yàn)中生成的數(shù)據(jù)記錄和材料進(jìn)行保存并管理是遵從良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范（GLP）準(zhǔn)則的重要步驟。這些數(shù)據(jù)記錄及材料的妥善維護(hù)是再現(xiàn)試驗(yàn)、確認(rèn)最終試驗(yàn)報(bào)告中的信息和確認(rèn)特定試驗(yàn)項(xiàng)目遵從GLP準(zhǔn)則的唯一手段[1]。

1 GLP準(zhǔn)則對檔案管理基本要求

1.1 依據(jù)GLP準(zhǔn)則制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

參考檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，使之符合實(shí)驗(yàn)室所遵從的各類GLP準(zhǔn)則的要求。本實(shí)驗(yàn)室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設(shè)備檔案歸檔程序；事故損失恢復(fù)程序；檔案銷毀程序；檔案室環(huán)境要求相關(guān)程序；事故損失恢復(fù)程序等。

1.2 檔案管理人員要求

試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名檔案管理員，同時(shí)還應(yīng)指定一名候補(bǔ)檔案管理員，在檔案管理員無法履行其職責(zé)時(shí)代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理員在上崗前應(yīng)遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，考核通過后由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書面形式任命后，方可上崗。

2 資料檔案分類及管理

根據(jù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，對實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行分類，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)[2]。以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實(shí)際工作需要，將檔案劃分為5類：研究檔案、人員檔案、儀器設(shè)備檔案、機(jī)構(gòu)資料檔案及電子檔案。

2.1 研究檔案管理

研究檔案指在按照計(jì)劃書實(shí)施一項(xiàng)試驗(yàn)項(xiàng)目過程中所生成的記錄與材料。至少應(yīng)包括任務(wù)通知單、試驗(yàn)計(jì)劃書、最終報(bào)告、原始數(shù)據(jù)；其它與試驗(yàn)相關(guān)的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據(jù)、電話記錄、傳真等；試驗(yàn)供試品留樣；試驗(yàn)中所使用的干濕標(biāo)本；分析確認(rèn)報(bào)告等相關(guān)資料。試驗(yàn)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)收集試驗(yàn)過程中產(chǎn)生的記錄材料并整理成冊，填寫歸檔清單，確保在標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，檔案管理員應(yīng)對歸檔資料的完整性進(jìn)行逐項(xiàng)審查，準(zhǔn)確無誤后簽字，對歸檔資料編號后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫相關(guān)借用管理記錄，說明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可提供其相應(yīng)資料。檔案管理員應(yīng)對借出的原件資料進(jìn)行復(fù)印，以備資料歸還時(shí)進(jìn)行核對。用完后應(yīng)立即歸還，檔案管理員應(yīng)對資料核對確認(rèn)，無誤后簽字并放回原處。檔案管理員應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的相應(yīng)資料保管期限進(jìn)行保管，超過保管期限后根據(jù)要求經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后對其進(jìn)行處理，并備有證明文件。

2.2 人員檔案管理

實(shí)驗(yàn)室人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。因此實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時(shí)人員）的相關(guān)能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經(jīng)歷，需備有學(xué)歷證明及資格證書復(fù)印件等；在本機(jī)構(gòu)工作期間完成的所有的內(nèi)外部培訓(xùn)、講座及研討會(huì)等；員工有資格擔(dān)負(fù)的職責(zé)和從事的工作；員工所發(fā)表的論文情況；員工作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或主要研究者承擔(dān)的試驗(yàn)項(xiàng)目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內(nèi)容。人員培訓(xùn)是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識與技能不斷得到更新的手段，培訓(xùn)相關(guān)記錄如標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程自學(xué)記錄，考核成績及證書等內(nèi)容都應(yīng)整理到此類檔案中。檔案管理員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的做好人員檔案的整理、分類、歸檔工作，并且要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

2.3 儀器設(shè)備管理

儀器設(shè)備正常運(yùn)行是實(shí)驗(yàn)室開展各項(xiàng)研究的前提保證，儀器設(shè)備檔案管理也是GLP體系下重要的環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。同一臺的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。對GLP實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行有效的控制與管理，保證其運(yùn)行的穩(wěn)定，從而確保GLP試驗(yàn)檢測結(jié)果的準(zhǔn)確可靠。由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任命一名儀器管理負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)各類儀器整體管理。本機(jī)構(gòu)根據(jù)對儀器驗(yàn)證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類。A類儀器不需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，儀器的工作狀態(tài)可通過外觀觀察或功能檢查進(jìn)行確認(rèn)，此類儀器不產(chǎn)生數(shù)據(jù)，不進(jìn)行測量；B類儀器需要檢定/校準(zhǔn)但不需要驗(yàn)證，儀器安裝比較簡單，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測量，其參數(shù)可編輯；C類儀器需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，安裝復(fù)雜，由專業(yè)人員安裝，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測量，參數(shù)可編輯和重復(fù)使用，有計(jì)算機(jī)接口，如色譜儀等。設(shè)備從購買、使用到報(bào)廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺儀器設(shè)備都應(yīng)該建立檔案，保存儀器設(shè)備機(jī)器軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購文件、招投標(biāo)資料、購買合同書、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告、儀器操作手冊、儀器使用說明書、儀器驗(yàn)證文件、維修記錄、使用記錄申請報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果等。在儀器安裝、調(diào)試、驗(yàn)收完畢或儀器正常運(yùn)行后，由儀器負(fù)責(zé)人將形成積累的全部文件材料及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫儀器設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄。

2.4 機(jī)構(gòu)資料檔案管理

機(jī)構(gòu)資料檔案是指由試驗(yàn)機(jī)構(gòu)、試驗(yàn)場所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對多個(gè)試驗(yàn)項(xiàng)目以及實(shí)驗(yàn)室各類證書、上下行文件、會(huì)議記錄等。通過對記錄的檢查可重建試驗(yàn)系統(tǒng)，并對試驗(yàn)機(jī)構(gòu)是否遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行綜合評價(jià)。機(jī)構(gòu)資料至少應(yīng)包括：質(zhì)量保證部門實(shí)施檢查形成的所有記錄；主計(jì)劃表；組織機(jī)構(gòu)圖；設(shè)施平面圖；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)確效文件；歷年所有標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程；環(huán)境監(jiān)測記錄；用于多項(xiàng)試驗(yàn)的被試物與參照物以及用于多項(xiàng)試驗(yàn)的分析確認(rèn)報(bào)告等，機(jī)構(gòu)檔案也是國內(nèi)各家監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查的主要內(nèi)容，對此類檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

2.5 電子檔案管理

對于需要長期保存的電子記錄，如果存儲器老化，將會(huì)導(dǎo)致電子記錄丟失。電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)均可讀取。存檔記錄可從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)拷貝至存儲介質(zhì)諸如磁帶、磁盤、光盤等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將其放置在檔案室內(nèi)防磁柜中進(jìn)行保存，防止磁場干擾，同時(shí)每半年應(yīng)對其有效性、安全性進(jìn)行抽查，如發(fā)現(xiàn)損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)或拷貝。

安全性評價(jià)研究機(jī)構(gòu)在運(yùn)行和開展各項(xiàng)試驗(yàn)及其他各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)直接形成的對機(jī)構(gòu)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類檔案，是反映和追朔安全性評價(jià)工作真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項(xiàng)分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來適應(yīng)機(jī)構(gòu)發(fā)展需求。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳鐵春，蔡磊明.經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范：準(zhǔn)則與管理系列[M].修訂版.北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2008.

檔案管理準(zhǔn)則范文第2篇

農(nóng)業(yè)的科研技術(shù)研究設(shè)計(jì)的范圍比較廣，綜合性強(qiáng)。對于特定的研究對象進(jìn)行研究時(shí)，需要從它的生長環(huán)境、生長習(xí)性、氣候條件、土質(zhì)條件、成熟周期的等個(gè)方面進(jìn)行綜合考察，確保所得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、新時(shí)期下農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題

（一）歸檔率低

首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重脫節(jié)；其次，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時(shí)由于各個(gè)檔案的來源時(shí)間不確定，會(huì)出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認(rèn)為研究的成果檔案屬于個(gè)人成果，對專門的檔案管理機(jī)構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。

（二）檔案管理制度不健全

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國具有很長的應(yīng)用歷史，正是因?yàn)闅v史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時(shí)期的發(fā)展形式嚴(yán)重“脫軌”，沒有及時(shí)的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對應(yīng)的要求，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是管理人員要有專業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構(gòu)成不夠完善，學(xué)識水平不高，對檔案管理的專業(yè)素質(zhì)薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。

（四）保密工作不夠深化

雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強(qiáng)有力、嚴(yán)格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問題的應(yīng)對對策

（一）加強(qiáng)檔案的收集和管理工作

針對于不同的檔案特點(diǎn)，要有合理的收集方案，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來，對每一研究項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤，嚴(yán)防因?yàn)橹芷陂L的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進(jìn)行細(xì)化管理，還要加強(qiáng)對管理人員的研究成果歸檔觀念的強(qiáng)化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。

（二）完善制度建設(shè)

高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準(zhǔn)則。管理人員要按照科學(xué)的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理操作，不能主觀的對檔案進(jìn)行隨意安放，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的要求進(jìn)行，與此同時(shí)，管理人員要對檔案管理的一些基本法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行學(xué)習(xí)深化，進(jìn)一步促進(jìn)各種的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作在制度的強(qiáng)化下更加有序。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員要有專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，對各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認(rèn)知，在檔案歸類上可以進(jìn)行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進(jìn)行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時(shí)展形勢相接軌。

（四）強(qiáng)化保密措施

檔案管理準(zhǔn)則范文第3篇

關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評價(jià)指標(biāo)；管理流程 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131

水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。

1 檔案管理工作的內(nèi)容

1.1 檔案管理組織

檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。

檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。

建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。

1.2 檔案管理整理、分類與歸檔

檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時(shí)對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。

要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。

1.3 檔案后期管理

檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。

檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。

目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。

2 檔案管理評價(jià)

2.1 評價(jià)方法

檔案管理評價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系，擬定評價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。

2.2 指標(biāo)系數(shù)

指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：

檔案管理的評價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評價(jià)指數(shù)G=0.92，評價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價(jià)為優(yōu)良。

3 結(jié)語

水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。

參考文獻(xiàn)

[1] 嚴(yán)杰.淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.

檔案管理準(zhǔn)則范文第4篇

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051

0 前言

隨著中國改革開放，加速了中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案不僅要具有一定的社會(huì)效益，更要體現(xiàn)出對國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。而對財(cái)政檔案實(shí)施現(xiàn)代化的管理，不僅是為了提升財(cái)政檔案的工作水平，也是為了跟緊現(xiàn)代化社會(huì)的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財(cái)政檔案工作真正達(dá)到高效率、高水平、高質(zhì)量的狀態(tài)。

1 檔案現(xiàn)代化管理的重要性

隨著信息數(shù)字化逐漸普及，信息已經(jīng)不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡潔的數(shù)據(jù)形式存在。?@一改革對各個(gè)行業(yè)都有很深遠(yuǎn)的影響，而檔案作為一種基礎(chǔ)的信息存在方式，在大環(huán)境影響下也應(yīng)該作出相應(yīng)的改變。財(cái)政檔案作為幫助企業(yè)記錄財(cái)政活動(dòng)的重要憑據(jù)，在傳統(tǒng)的管理工作中已經(jīng)出現(xiàn)了許多的問題，比如大量的信息導(dǎo)致檔案分類工作量過大，傳統(tǒng)的記錄方法致使工作時(shí)間過長，收錄過程較困難等。但如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結(jié)合，就會(huì)使整個(gè)檔案工作變得輕松得多，也會(huì)變得更加高效。但與此同時(shí)，就需要提高檔案管理人員對現(xiàn)代化電子設(shè)備的掌握程度，以及熟練程度。

2 當(dāng)今財(cái)政檔案管理中的問題

近年來，為了迎合國家的發(fā)展以及現(xiàn)在的盛行創(chuàng)新意識，財(cái)政檔案的工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，想要?jiǎng)?chuàng)新首要的工作應(yīng)該是找到現(xiàn)在財(cái)政工作中存在的問題，有針對性的進(jìn)行改進(jìn)、完善。在改進(jìn)過后才能看到創(chuàng)新的具體點(diǎn)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，因此，總結(jié)出以下幾點(diǎn)財(cái)政檔案中存在的問題。

2.1 財(cái)政檔案很難實(shí)現(xiàn)全部電子化

財(cái)政檔案電子化工作進(jìn)行起來難度系數(shù)大，且要求工作者能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件，但是現(xiàn)在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對電子文件和文檔的概念十分模糊，導(dǎo)致檔案存檔工作進(jìn)行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因?yàn)楣ぷ髁看蠖辉敢鈱?shí)施電子化存檔。

2.2 相關(guān)工作者對現(xiàn)代化管理存在抵觸心理

所謂現(xiàn)代化管理，就是利用電子設(shè)備快速有效的完成檔案相關(guān)工作，但其中的老員工對于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，對新的工作方式需要時(shí)間去學(xué)習(xí)與適應(yīng)，而在這一過程中很容易產(chǎn)生煩躁情緒。

2.3 相關(guān)操作沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度

目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理操作沒有得到統(tǒng)一，使得工作人員的具體操作五花八門，雖然工作人員根據(jù)具體的工作環(huán)境使用了一些軟件開展工作，但真正使用時(shí)，難免會(huì)遇到操作不規(guī)范等的問題，使得財(cái)政檔案管理工作雖然實(shí)施了現(xiàn)代化，但實(shí)質(zhì)上實(shí)施得并不徹底，依舊沒有起到相應(yīng)的作用。

2.4 無法完整得收集財(cái)政檔案

財(cái)政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業(yè)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)檔案也會(huì)非常多，因涉及的部門較多，而每個(gè)部門都會(huì)有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個(gè)部門的檔案都統(tǒng)一，而業(yè)務(wù)部門又事務(wù)繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數(shù)。

3 實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的方法

3.1 制定統(tǒng)一的檔案管理準(zhǔn)則

檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀就是雜亂無章，因?yàn)槠涫褂密浖?、管理手段都得不到統(tǒng)一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現(xiàn)代化遲遲得不到提升，因此，首先應(yīng)該改進(jìn)檔案管理的硬件設(shè)施，如互聯(lián)網(wǎng)提升、相關(guān)軟件的進(jìn)一步升級等?，F(xiàn)在真正影響檔案工作順利開展的，不是計(jì)算機(jī)設(shè)備的缺乏，而是沒有相關(guān)規(guī)范的使用方法，使得計(jì)算機(jī)設(shè)備無法發(fā)揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，并根據(jù)時(shí)代變化及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，為相關(guān)的檔案管理工作人員提供統(tǒng)一的行動(dòng)依據(jù)。管理人員通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節(jié)省了大量的人力以及物力，還實(shí)現(xiàn)了檔案存檔的電子化。而針對一些館藏資料應(yīng)該加強(qiáng)管理，實(shí)施跟蹤管理，了解這些資料的動(dòng)向十分重要，并且在電子存檔的基礎(chǔ)上，依舊保管好相應(yīng)的紙質(zhì)資料，對其進(jìn)行雙重保管，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3.2 建立合適的財(cái)政檔案管理制度

財(cái)政檔案的管理工作雖然要求進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，但我們在完善管理系統(tǒng)的時(shí)候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費(fèi)，但不代表我們會(huì)完全放棄對人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時(shí)，我們也應(yīng)該建立起合適的財(cái)政檔案管理制度，也就是對檔案管理工作人員提出一些要求。對于財(cái)政檔案管理這一個(gè)工作的工作特性，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心，并且在真正的工作過程中，時(shí)刻要求自己保持開拓創(chuàng)新的精神，并且能夠主動(dòng)地去完成自己的本職任務(wù)，在服務(wù)其他部門的工作時(shí)保持謙遜的態(tài)度，以進(jìn)步式眼光看待日后的財(cái)政檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)。

3.3 細(xì)化檔案管理工作分配

常見的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲這三個(gè)步驟。對財(cái)政檔案管理工作同樣不夠重視，導(dǎo)致在工作分配上不夠合理，經(jīng)常出現(xiàn)一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒有事情可做，因此，應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進(jìn)行資料采集工作時(shí)，負(fù)責(zé)檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實(shí)時(shí)工作的方式，對每一份采集上來的資料，及時(shí)進(jìn)行整理分類，使工作效率大幅度提升。

3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

檔案管理的現(xiàn)代化要求硬件投入、軟件開發(fā)，但一切的設(shè)備升級最終都要靠管理人來進(jìn)行支配，但是現(xiàn)在的管理人員資歷深卻缺乏電子軟件使用能力，因此，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要招募更多的新型人才，來支配先進(jìn)的管理軟件技術(shù)，使其發(fā)揮真正的作用。合理選拔人才，讓檔案管理工作可以適應(yīng)現(xiàn)在瞬息萬變的環(huán)境，不斷進(jìn)行自我完善、創(chuàng)新，為國家的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

檔案管理準(zhǔn)則范文第5篇

民政工作的工作效果與我國民眾的生活有著緊密的聯(lián)系，也在一定程度上關(guān)系著百姓的切身利益，甚至對我國社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)構(gòu)成一定的影響。最近幾點(diǎn)，我國各級政府部門對于改善民生工作一直非常重視，想通過一系列的辦法推進(jìn)我國民生工程的建設(shè)，盡可能的為廣大的人民群眾獲取更大的利益。在我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的大環(huán)境下，我國各級民政部門也開展了很多的公共服務(wù)項(xiàng)目，這就使得我國民政部門的各項(xiàng)檔案資料也日益增加，這些檔案真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄著我國民政部分開展活動(dòng)的情況，同時(shí)也是我國各級民政部門開展下一階段工作的重要參考與依據(jù)，也是我國民政工作的重點(diǎn)。

1我國民政檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國的民政檔案管理主要是以部門為單位進(jìn)行的，通常情況下都是由民政部門的不同科室的工作人員將民政檔案進(jìn)行分類、收集、保管與整理，從而可以為我國社會(huì)工作開展提供可靠的檔案資料，以便于更好的服務(wù)人民。為進(jìn)一步改變我國民政檔案保管現(xiàn)狀，切實(shí)提升我國民政檔案管理能力，我國各級民政管理部門依據(jù)不同的類別對檔案進(jìn)行劃分，主要分為以下幾部分，（1）照片；（2）文書；（3）聲音檔案、圖像檔案；（4）財(cái)務(wù)檔案等；同時(shí)可以按照不同的類別進(jìn)行劃分，例如， 可以根據(jù)地名、管理以及收養(yǎng)等情況進(jìn)行劃分。就現(xiàn)階段我國行政檔案工作來講，實(shí)行的是統(tǒng)一的管理，根據(jù)統(tǒng)一的管理制度對行政檔案進(jìn)行管理，這樣可以為今后其他各部門的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，將民政檔案進(jìn)行分開存放以及專職存放是各級民政部分對民政檔案進(jìn)行管理的主要手段。

2現(xiàn)階段我國民政檔案管理過程中存在的問題

2.1 我國民政部門的民政檔案管理制度還需要進(jìn)一步加強(qiáng)

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展步入經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的時(shí)期，作為我國民生的主管部門，民政部門積極開展了諸多的公共事業(yè)服務(wù)項(xiàng)目，這樣就造成了民政檔案資料也逐漸的增加，所以在建立起科學(xué)合理的民政檔案管理制度的同時(shí)，也需要將相關(guān)的民政檔案進(jìn)行專業(yè)的分類?，F(xiàn)階段的各級民政部門只是按照傳統(tǒng)的要求將民政檔案進(jìn)行機(jī)械化的分類歸檔，而并對于今后相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)可能出現(xiàn)的資料查閱工作缺乏必要的管理制度。并且對于一些具有較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理制度來講，更是缺乏必要的規(guī)章，這就造成了民政部門不能對民政檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

2.2 我國民政檔案管理人員缺乏必要的管理意識

最近幾年，我國已經(jīng)出臺了一系列的民政檔案管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際操作的過程中，大多數(shù)的規(guī)章制度都僅僅是一種形式，并沒有發(fā)揮出其真正的作用。并且大多數(shù)的民政檔案管理人員并沒有經(jīng)過系通過的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在實(shí)際的工作中，往往會(huì)出現(xiàn)清檔案重業(yè)務(wù)的情況出現(xiàn)，在工作中他們大多只是將檔案進(jìn)行簡單的收集裝訂，并沒有對檔案進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的分類管理。并且我國的大多基層民政部門，并沒有設(shè)立專業(yè)的民政檔案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。這種情況的出現(xiàn)也會(huì)直接的影響到檔案管理的能力。

2.3 我國檔案管理利用率較低

由于民政部門本來就是一個(gè)集婚姻登記、收養(yǎng)、復(fù)退役軍人安置等多種服務(wù)群眾的地方，所以這就決定了它的檔案數(shù)量大和種類繁多的特點(diǎn)。但是有些檔案存在漏缺現(xiàn)象，在全國聯(lián)網(wǎng)查找相關(guān)檔案資料的大趨勢下，沒有將檔案資料信息化管理，使得全國民政檔案資料的查詢遭遇一大考驗(yàn)，無法更好的共享資源，造成資源的浪費(fèi)。

3檔案管理優(yōu)化途徑

由于我國的民政檔案管理管理制度欠缺，各級檔案主管部門應(yīng)該進(jìn)行徹底的排查，同時(shí)對現(xiàn)行的民政檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，加強(qiáng)對檔案管理部門的監(jiān)察力度，恪盡職守。同時(shí)對于各級的檔案部門，應(yīng)該主動(dòng)和積極配合相關(guān)民政部門的監(jiān)督工作，認(rèn)真履行和落實(shí)有關(guān)法律準(zhǔn)則，建立相對應(yīng)的檔案管理崗位責(zé)任制度，將檔案工作做到有條不紊。有關(guān)民政管理部門應(yīng)該對檔案管理的重要性進(jìn)行更深入的貫徹，使得檔案工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，將檔案事業(yè)和其他民政工作同步發(fā)展。

由于我國民政檔案管理人員的管理意識欠缺，所以需要重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)情況，我國各級檔案主管部門也需要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識程度，切實(shí)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代化檔案信息管理的應(yīng)用能力。打造出可是適應(yīng)時(shí)展的高素質(zhì)管理隊(duì)伍?？梢圆欢〞r(shí)組織召開檔案管理經(jīng)驗(yàn)座談進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，提出在檔案管理過程中所遇到的困難，有效的提升工作效率。對于在民政檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，需要及時(shí)的像當(dāng)?shù)氐拿裾块T進(jìn)行反饋，同時(shí)申請足夠的設(shè)備以及辦公必要的費(fèi)用，根據(jù)要求對民政檔案管理設(shè)備等進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，確保今后可以對民政檔案進(jìn)行查詢、管理。