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檔案管理的問題及措施范文第1篇

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問題；解決措施

隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。但就目前來看，工程建設(shè)檔案管理并未得到足夠的重視，有關(guān)工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關(guān)單位還要加強(qiáng)解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。

一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施

（一）落實(shí)參建單位檔案管理責(zé)任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來解決問題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過程管理，進(jìn)而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進(jìn)行工作的開展，加強(qiáng)對(duì)檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對(duì)不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進(jìn)，并要求檔案管理人才加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和研究，并利用先進(jìn)的檔案管理軟件開展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺(tái)，并加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量得到保證。

三、結(jié)論

通過研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是仍然存在較多問題。針對(duì)這些問題，相關(guān)部門和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進(jìn)行管理責(zé)任的落實(shí)，并加強(qiáng)檔案建立的全過程管理，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實(shí)，進(jìn)而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

【參考文獻(xiàn)】

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檔案管理的問題及措施范文第2篇

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的"對(duì)決"問題及解決措施

可以說計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類的一大幸事.再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事. 在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果.相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制.就像在英語的大力宣傳下大家已經(jīng)越來越摒棄語言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要存在了嗎，答案當(dāng)然是否定的.首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的QQ號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失事件國家的機(jī)密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了?，F(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。

二、后備人才不足問題及解決措施

后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學(xué)生及家長都是以今后發(fā)展為名選擇金融財(cái)經(jīng)類的科目就讀。認(rèn)為檔案管理沒前途是目前認(rèn)知上的弊病。許多家長并不了解檔案管理學(xué)是什么就來盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開來。就像我們?nèi)ピu(píng)價(jià)一個(gè)人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語中就去說這個(gè)人這不好那不行，這是相當(dāng)狹隘的，也是對(duì)當(dāng)事人極度的不公平，真的需要拋開有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對(duì)檔案管理學(xué)的普及也是十分必要的，從家長到學(xué)生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個(gè)專業(yè)，每個(gè)專業(yè)的存在都不是可有可無，都有其實(shí)用的意義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會(huì)中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會(huì)，是中國青年之幸是中國社會(huì)之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實(shí)并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識(shí)的人才來共同建設(shè)。

三、檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施

目前國內(nèi)許多小企業(yè)還無法達(dá)到中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積更有甚者成了公司的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時(shí)，種類不齊全，公司上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對(duì)這類問題的答復(fù)是“公司資金緊張沒有多余的錢去購置單獨(dú)的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問題，還有一些企業(yè)有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會(huì)有消失的一天。所以對(duì)待企業(yè)檔案管理室的條件問題必須有一個(gè)重視，有一個(gè)舒心的環(huán)境員工工作起來也會(huì)更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級(jí)進(jìn)行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評(píng)比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類獎(jiǎng)勵(lì)，并積極聘請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來，以此等辦法共同努力。

四、檔案室工作人員流動(dòng)性大問題及相關(guān)解決措施

檔案管理的問題及措施范文第3篇

關(guān)鍵詞 ：人事檔案；管理；問題；措施

中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞動(dòng)等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的寶貴歷史材料,記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程, 它能夠?yàn)閭€(gè)人求職、單位求才提供真實(shí)、動(dòng)態(tài)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，因此，管理好，用好人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)起著重要作用。

一、現(xiàn)行人事檔案管理的相關(guān)執(zhí)行政策

人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，為了提高人事檔案管理工作水平，科學(xué)有效地利用和保護(hù)人事檔案，我國在人事檔案管理的執(zhí)行政策方面有以下要求：

（一）檔案材料要及時(shí)收集，歸檔。應(yīng)納入人事管理的相關(guān)文檔要及時(shí)收集，個(gè)別材料要及時(shí)歸檔，整理，裝訂。每年進(jìn)行一次大范圍的檢查整理。

（二）檔案材料查（借）閱

1、人事檔案一般不允許外借。特殊情況需要借閱的，必須出具有關(guān)證明，并且保證檔案材料絕對(duì)安全，在一周內(nèi)規(guī)還。

2、人事檔案除檔案管理人員外，一般不得隨意查閱，的確需要查閱的，由人事部門及管理人員在場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)查閱。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞。按現(xiàn)行人事檔案管理政策，由人事部門和檔案管理人員整理裝入檔案袋密封以后，并且在封口處加蓋公章以后，方可以轉(zhuǎn)遞。

（四）檔案材料保管要保密，安全。

1、人事檔案材料的保管，堅(jiān)持保密，安全，便于查找的原則。檔案卷，內(nèi)容，目錄做到規(guī)格統(tǒng)一，樣式一致。

2、人事檔案管理要注意防火，防盜，防潮，防蛀。

3、人事檔案集中放在檔案專柜，任何人不得私自保存他人檔案。

4、按照規(guī)定利用檔案，嚴(yán)禁檔案內(nèi)容泄露。

二、人事檔案管理存在的問題分析

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視。多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項(xiàng)保管工作，對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責(zé)任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對(duì)檔案管理一項(xiàng)不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個(gè)人基本情況輸入計(jì)算機(jī)，而對(duì)于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計(jì)算機(jī)管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

（三）人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時(shí)，被動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映每個(gè)人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。

（四）檔案管理工作重保管，輕利用。多數(shù)檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個(gè)檔案管理者對(duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。

三、人事檔案管理問題解決措施分析

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)人事檔案工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

（二）信息化管理，擴(kuò)大電子檔收集范圍。在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴(kuò)大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢(shì)就是用最小的空間儲(chǔ)存最大容量的信息，在個(gè)人基本信息管理方面，可以逐步將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì)算機(jī)，建立完整的個(gè)人數(shù)據(jù)信息庫；另外將個(gè)人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發(fā)利用提供條件。

（三）注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國政治經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時(shí)對(duì)人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時(shí)收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實(shí)性和有效性。

（四）人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用。改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對(duì)人事檔案材料進(jìn)行分析研究，對(duì)人事檔案進(jìn)行開發(fā)利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識(shí)水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ男┤艘呀?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當(dāng)某一部門有空缺時(shí)，就將及時(shí)將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對(duì)這些人進(jìn)行考察鑒定，并適時(shí)選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)語：在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問題，進(jìn)而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時(shí)期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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【3】譚麗珍;;和諧社會(huì)呼喚人事檔案管理制度的創(chuàng)新[J];城建檔案;2006年03期

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檔案管理的問題及措施范文第4篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制定規(guī)范；問題與措施

隨著社會(huì)主義思想不斷深入人心，政府有關(guān)部門的信息收集量也在不斷增加。檔案管理工作是開展社會(huì)活動(dòng)的主要依據(jù)，但是伴隨著各項(xiàng)檔案管理信息的增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著嚴(yán)重的漏洞與不足，對(duì)檔案信息的安全性造成一定的影響。因此檔案管理機(jī)構(gòu)想要更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效完善，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從自身的實(shí)際出發(fā)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。由此可見，關(guān)于檔案管理工作的問題與措施的探討工作顯得至關(guān)重要，下文對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，我國在對(duì)檔案進(jìn)行管理中發(fā)現(xiàn)還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實(shí)際存在差異等，下文主要從這兩個(gè)角度進(jìn)行具體分析。

（一）檔案管理方法相對(duì)落后?，F(xiàn)階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點(diǎn)，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊(duì)伍。在我國的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負(fù)責(zé)，同時(shí)勤雜人員流動(dòng)較為頻繁，且專業(yè)素質(zhì)水平低下，無法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)問題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。首先，檔案管理人員對(duì)檔案的目錄號(hào)和類別號(hào)、全宗號(hào)以及案卷號(hào)未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時(shí)常發(fā)生蓋錯(cuò)章或記錯(cuò)編號(hào)的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯(cuò)誤的狀況，甚至年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的信息檢索，對(duì)檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對(duì)落后，例如：在實(shí)際的檔案管理工作中，使用紙質(zhì)檔案信息的管理方法，在管理過程中缺少相應(yīng)的安全性。但是，目前我國的大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，錯(cuò)誤頻繁發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案管理工作與實(shí)際理念相違背。檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作和檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。目前，我國的檔案管理工作在類別上相對(duì)單一，僅對(duì)文書和戶籍檔案進(jìn)行有效的管理，而忽視聲像以及實(shí)物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點(diǎn)造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞的主要原因，進(jìn)而無法為事業(yè)單位日常工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。

二、提高檔案管理工作的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理方法。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理機(jī)構(gòu)為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使用相關(guān)的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實(shí)化。對(duì)此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，使其能夠熟練地掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將高新技術(shù)運(yùn)用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展方向和動(dòng)態(tài)進(jìn)行有效控制，確保檔案管理工作的實(shí)效性，從而才能更好地為事業(yè)單位的日?；顒?dòng)開展提供相應(yīng)的服務(wù)保障。

（二）對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用。檔案管理人員應(yīng)對(duì)本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分了解，并對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用，從某種意義上來講，每一項(xiàng)檔案管理工作都有自身存在的價(jià)值。此外檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到自身職責(zé)的重要性，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理、有序的編排，實(shí)現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務(wù)于事業(yè)單位，為各項(xiàng)工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還需結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立事業(yè)單位與檔案管理信息的共享平臺(tái)，使其能夠更好地進(jìn)行檔案管理咨詢工作，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問題的探討與研究，并針對(duì)存在的問題提出相關(guān)的解決措施，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識(shí)。另外檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作的的順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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檔案管理的問題及措施范文第5篇

1.社區(qū)檔案管理內(nèi)容

社區(qū)檔案管理的內(nèi)容主要包括以下六種人群的檔案：老年人健康檔案、慢性病人（高血壓和糖尿?。┙】禉n案、重性精神病患者健康檔案、孕產(chǎn)婦健康檔案、0～6歲兒童健康檔案、結(jié)核病患者健康檔案。社區(qū)醫(yī)院檔案主要由社區(qū)資料、社區(qū)醫(yī)療情況以及社區(qū)內(nèi)居民的健康狀況這三部分組合而成，①社區(qū)資料。社區(qū)資料中含有社區(qū)位置、社區(qū)的環(huán)境以及社區(qū)教育等。②社區(qū)醫(yī)療。社區(qū)醫(yī)療主要就是指社區(qū)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的種類、數(shù)量以及社區(qū)居民就醫(yī)情況等。③社區(qū)居民健康。社區(qū)居民健康包括社區(qū)居民數(shù)量、性別、年齡以及職業(yè)等。

2.社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

當(dāng)前，社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理意識(shí)淺薄。社區(qū)醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行工作的時(shí)候，沒有對(duì)工作涉及到的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的記載，對(duì)于檔案的保存也沒有概念，不能意識(shí)到檔案管理的重要性。不僅如此，對(duì)于檔案管理中的具體要求也沒有進(jìn)行全面的了解，導(dǎo)致不管是病例的書寫還是醫(yī)案的內(nèi)容都出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，尤其是對(duì)原始資料的處理更是不加以重視，在進(jìn)行資料整理的時(shí)候也是敷衍了事。第二，檔案管理人員流動(dòng)性比較大。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中的人員兼職的比較多，流動(dòng)性比較大，都沒有足夠的時(shí)間來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，也沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，在進(jìn)行短期的檔案管理中導(dǎo)致各種問題的出現(xiàn)。第三，缺少完善的檔案管理體制。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中涉及到的檔案管理方面的制度是比較少的，由于沒有完善的檔案管理體制，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不確定性。第四，對(duì)社區(qū)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容沒有進(jìn)行全面的了解，導(dǎo)致管理的范圍不明確，往往會(huì)出現(xiàn)許多應(yīng)該納入到檔案管理中的內(nèi)容卻沒有納入，致使資料的丟失。而歸納到檔案管理中的內(nèi)容也沒有進(jìn)行及時(shí)的更新，導(dǎo)致資料的陳舊。第五，檔案管理設(shè)備不先進(jìn)。居民的健康信息更新不及時(shí)。

3.社區(qū)醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 建立社區(qū)醫(yī)院檔案管理相關(guān)體制。社區(qū)醫(yī)院的檔案管理必須要建立在完善的檔案管理相關(guān)體制之上，所以，一定要建立社區(qū)醫(yī)院檔案管理相關(guān)體制。在進(jìn)行體制建立的時(shí)候要結(jié)合社區(qū)醫(yī)院自身的特點(diǎn)，通過參考相關(guān)的法律法規(guī)來進(jìn)行制度的建立。要對(duì)病案的記載、護(hù)理日記的書寫以及業(yè)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行規(guī)范，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房等管理制度，以此來保證檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有章可循。

3.2 加大資金投入。社區(qū)醫(yī)院在檔案管理方面要進(jìn)行資金的投入，購買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及信息梳理設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、自動(dòng)防火防盜O備等，只有這樣才可以真正的達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化的需求。除此之外，檔案管理部門可以把紙質(zhì)檔案的保管轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问降姆绞絹磉M(jìn)行保存，這樣也方便對(duì)個(gè)人檔案的查找，省去人工翻找的時(shí)間，在一定程度上能夠有效的提升工作的效率。

3.3 加強(qiáng)對(duì)個(gè)人檔案隱私的管理。社區(qū)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中首先要取得社區(qū)居民的信任，尤其是關(guān)于社區(qū)居民個(gè)人隱私更是要加以重視，可以設(shè)立個(gè)人隱私保護(hù)制度，倘若出現(xiàn)隱私泄露的情況時(shí)，要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰，造成的后果比較嚴(yán)重的時(shí)候，要移交到當(dāng)?shù)氐墓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行處置，通過建立個(gè)人隱私規(guī)定來確保社區(qū)居民個(gè)人隱私的安全性。

3.4 注重“活建活用”。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中的“活建”主要體現(xiàn)在檔案率要活以及檔案內(nèi)容要活這兩個(gè)方面。第一，建檔率要活。針對(duì)社區(qū)內(nèi)的高危人群以及老年人群發(fā)病情況等，來建立建檔率考核指標(biāo)，在考核期間要加強(qiáng)電話核查以及走訪核查方式來進(jìn)行，從而確保檔案的真實(shí)性。第二，檔案內(nèi)容要活。社區(qū)中大部分人都處于健康狀態(tài)，所以，針對(duì)這類人群在檔案管理中可以適當(dāng)?shù)暮喕?，而?duì)于患有心理疾病或者是傳染性疾病的人群要分門別類的進(jìn)行檔案管理?！盎钣谩敝饕w現(xiàn)在建立社區(qū)聯(lián)網(wǎng)檔案信息系統(tǒng)，要保證該系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化以及電子化，從而使社區(qū)醫(yī)護(hù)人員能夠通過檔案信息系統(tǒng)隨時(shí)在線查詢社區(qū)人員的健康狀況，不僅如此，還可以在檔案中加入新的檔案內(nèi)容。社區(qū)醫(yī)院檔案管理的主要作用便是能夠?yàn)樯鐓^(qū)人員提供服務(wù)，倘若檔案沒有進(jìn)行有效的運(yùn)用，檔案的建立自然也就失去了作用。

3.5 居民檔案的利用。社區(qū)檔案管理中一定要對(duì)居民的檔案進(jìn)行充分的利用，通過開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)來防止出現(xiàn)盲目追求建檔率所進(jìn)行的建檔行為。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的科室布局和診療流程要合理，可以把居民的檔案柜放置掛號(hào)、病案室，并派專人進(jìn)行管理，這樣不管是提取還是管理都是比較方便的，也有利于社區(qū)居民檔案利用率的提升。

3.6 制定統(tǒng)一的社區(qū)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。社區(qū)醫(yī)院檔案的管理一定要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)該歸納到檔案管理中的內(nèi)容進(jìn)行明確，這樣能夠有效的解決檔案信息不完整以及只注重形式的現(xiàn)象。除此之外，對(duì)于收入到的檔案中的文件不僅要保證文件的統(tǒng)一性，還要進(jìn)行編號(hào)的編排，這樣對(duì)于今后的查找閱讀工作能夠起到一定的協(xié)助作用，其中，需要注意的一點(diǎn)就是關(guān)于過時(shí)的檔案資料要進(jìn)行及時(shí)的銷毀，從而保證檔案資料的先進(jìn)行。

4.結(jié)語

當(dāng)前的社區(qū)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展空間還是比較大的，盡管與西方發(fā)達(dá)國家相比的話依然存在很多的不足，但是，這種現(xiàn)象主要取決于我國人口眾多，再加上醫(yī)療衛(wèi)生的制度的不完善，導(dǎo)致社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在各種各樣的問題。因此，政府部門也加大投資力度，提高檔案的利用率，從外，還要提高社區(qū)醫(yī)院檔案人員的待遇，增強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的吸引力，使大批優(yōu)秀人才主動(dòng)參加社區(qū)的檔案管理工作，以此來保障社區(qū)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：