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檔案分類方式范文第1篇

【關(guān)鍵詞】檔案分類；困惑；對策

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。檔案價(jià)值是客觀存在著的，而人們對檔案價(jià)值的認(rèn)知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當(dāng)前需要和客觀具體的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對經(jīng)驗(yàn)的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)廣泛的、日漸深人的市場經(jīng)濟(jì)條件下的檔案鑒定實(shí)踐，必然產(chǎn)生許多的不適應(yīng)性，甚至對實(shí)踐產(chǎn)生誤導(dǎo)，引出消極的結(jié)果。

一、困惑的提出

（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當(dāng)?shù)?。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結(jié)合機(jī)構(gòu)、年代結(jié)合問題、年代結(jié)合期限、類別結(jié)合機(jī)構(gòu)分類的；最為常見的是年代結(jié)合機(jī)構(gòu)參考問題分類，或年代結(jié)合問題參考機(jī)構(gòu)分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。

（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個(gè)方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎(chǔ)，或使得案卷類的特征不復(fù)存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級分類方式僅僅實(shí)現(xiàn)了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類方式，便使得原本有機(jī)聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實(shí)行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標(biāo)題等案卷級檢索標(biāo)志和檢索途徑，無法實(shí)現(xiàn)案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。

（三）檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和分類方法沒有得到認(rèn)真總結(jié)和及時(shí)推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實(shí)踐中找到合適的切入點(diǎn)，一直沒有以基層的檔案分類實(shí)踐為依托，建立在為指導(dǎo)檔案分類實(shí)踐服務(wù)的基礎(chǔ)之上。

二、走出困惑

首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環(huán)，應(yīng)當(dāng)遵循“維護(hù)歷史真實(shí)面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護(hù)檔案真實(shí)面貌，而不能由于分類規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實(shí)現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。

其次，檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發(fā)動全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規(guī)則改革，應(yīng)當(dāng)是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學(xué)系統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，才可以具備普遍實(shí)行的意義。

再者要實(shí)現(xiàn)檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn)之外，還需要理論上的整合與實(shí)踐上的踏步。在這個(gè)基本理論觀念指導(dǎo)下，檔案分類實(shí)踐應(yīng)當(dāng)是有目的的、整體推進(jìn)和分階段實(shí)施的這么一種實(shí)踐活動。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類實(shí)踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進(jìn)行某一方面的實(shí)踐，再進(jìn)行另一方面的實(shí)踐，分步實(shí)施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出方案。這就是檔案分類實(shí)踐的踏步。理論整合與實(shí)踐踏步的最終目的，是建立一個(gè)完整的、系統(tǒng)的、可以適應(yīng)全國檔案分類需要并適應(yīng)于計(jì)算機(jī)檔案管理的一個(gè)分類規(guī)則。

最后，制訂出一個(gè)檔案分類規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個(gè)分類規(guī)則，應(yīng)當(dāng)分步實(shí)施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實(shí)現(xiàn)分類工作標(biāo)準(zhǔn)化?？傊?，沒有這樣一個(gè)分類規(guī)則，全國的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化就無從談起；沒有這樣一個(gè)分類規(guī)則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實(shí)現(xiàn)；沒有這么一個(gè)分類規(guī)則，全國的檔案信息科學(xué)分類體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無從規(guī)劃。

三、結(jié)語

在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質(zhì)及檔案不一樣，每個(gè)人的工作方法和經(jīng)驗(yàn)都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發(fā)和幫助。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王桂巖.關(guān)于檔案價(jià)值鑒定的幾點(diǎn)思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（漢文哲學(xué)社會科學(xué)版），2007（01）：107-108.

[2]李飛榮.檔案鑒定理論探析[J].湖北檔案，2004（11）：10-11.

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檔案分類方式范文第2篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性

傳統(tǒng)檔案是記錄個(gè)人或者組織在社會和國家發(fā)展中的各種重要的文字文獻(xiàn)，在歷史的發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實(shí)物的方式來進(jìn)行記錄和登載。而電子檔案是利用當(dāng)前最先進(jìn)的科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進(jìn)行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進(jìn)行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。

1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異

1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間具有差異性

紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時(shí)間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進(jìn)行細(xì)致的登入，進(jìn)行相關(guān)的編號和分類處理，再進(jìn)行細(xì)致的核對和審核整理后才能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔的工作，完成后還要進(jìn)行日常的處理和看護(hù)，歸檔時(shí)間還必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。而電子檔案可以進(jìn)行隨時(shí)的登記和確認(rèn)，利用電子計(jì)算機(jī)快速的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分類管理功能可以將繁多的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門進(jìn)行管理。

1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異

電子檔案文件可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進(jìn)行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來，不僅記錄耗費(fèi)空間小記錄信息全面，而且可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案錯(cuò)誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進(jìn)行特殊記錄，但是卻較難以進(jìn)行辨別和確認(rèn)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)則只能進(jìn)行傳統(tǒng)的書面記錄，且無法進(jìn)行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實(shí)的問題。

1.3檔案文件分類和編目方式的不同

電子檔案文件在進(jìn)行分類和編目時(shí)主要還是利用了電子計(jì)算機(jī)的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時(shí)，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進(jìn)行唯一文件號的編制，根據(jù)文件號的規(guī)律進(jìn)行進(jìn)一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據(jù)分類號的歸檔號進(jìn)行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進(jìn)行錄入和分類，在管理時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行主題詞的分類歸納，分類完在進(jìn)行歸檔管理。

1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異

電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤等載體進(jìn)行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發(fā)展也促進(jìn)著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個(gè)有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個(gè)方式。

1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異

傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來進(jìn)行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費(fèi)人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，電子計(jì)算機(jī)可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時(shí)讀者還可以通過成為檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)會員進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄操作，在線上線下都可以進(jìn)行相關(guān)的檔案文獻(xiàn)操作和查詢。

1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求

不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計(jì)算機(jī)操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進(jìn)行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時(shí)還要有創(chuàng)新能力，對電子檔案的管理方式能夠進(jìn)行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。

2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面

2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)

電子檔案并不是能夠憑空進(jìn)行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來源都是來自于社會的各項(xiàng)實(shí)際活動信息的記錄，也是反應(yīng)社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進(jìn)入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過電子檔案化的手段進(jìn)行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進(jìn)行更好的記錄。

2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展

電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個(gè)功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應(yīng)的缺點(diǎn)和不足，有針對性地從服務(wù)和管理方面改善電子檔案的信息服務(wù)能力和保存能力，因此從服務(wù)手段、服務(wù)品質(zhì)、管理能力和管理效果進(jìn)行對比，電子檔案的發(fā)展都是對傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會服務(wù)的功能也將會比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的實(shí)際管理功能。

2.3電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息來源

電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進(jìn)的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞?，使得電子版的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進(jìn)步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點(diǎn)外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務(wù)功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務(wù)。

3結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，對于檔案的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來越難以適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展的社會腳步，因此電子檔案順應(yīng)時(shí)代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來風(fēng)，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運(yùn)行方式、管理方法和傳播服務(wù)中都具有極大的共性特點(diǎn)，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導(dǎo)，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強(qiáng)，力求能夠更好地為社會服務(wù)和大眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]畢大鵬.電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性與差異[J]電子技術(shù)與軟件工程，2016（01）

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檔案分類方式范文第3篇

1、電子文件的來源和電子檔案的發(fā)展

在人類進(jìn)入21世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度愈發(fā)之快，為人們的生活帶來了翻天覆地的變化，同時(shí)，高科技也逐漸滲入到了各行各業(yè)之中。檔案管理這一行業(yè)也不例外。在過去，人們主要是依靠文字記載對檔案進(jìn)行記錄，這一方式具有諸多不便之處，其一是容易損壞，一旦遇到水火，就會損壞檔案，造成無法挽回的后果。如果檔案丟失，同樣也很難找回，所以，紙質(zhì)的檔案在過去的管理環(huán)節(jié)是需要耗費(fèi)大量人力物力的。但是自從有了電子檔案這一形式，檔案管理人員的工作就清閑的不少，只要將重要的信息輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中就可以了。人們不必再擔(dān)心檔案的損壞或遺失了。同樣，在對檔案進(jìn)行查找時(shí)，也變得更加的便捷。只要在互聯(lián)網(wǎng)中輸入關(guān)鍵詞，所需要的信息就會出現(xiàn)，大大縮短了查找資料的時(shí)間。在電子信息化發(fā)展的今天，無論是企業(yè)還是各政府部門，都要使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公，如果在過去，人們很難進(jìn)行相互交流，在信息的傳送方面也具有很大的不便之處。但是在現(xiàn)代化的社會中，只要具備了互聯(lián)網(wǎng)，就能將信息在短時(shí)間內(nèi)傳送出去，使各部門之間的信息傳送變得更加快捷，這是科學(xué)技術(shù)為人們帶來的便利，這一便利在電子檔案管理中得到最大化的發(fā)揮。

我們要認(rèn)識到電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理各具優(yōu)勢，同時(shí)，其優(yōu)勢也是相互之間的劣勢所在。例如紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性，但是電子檔案卻受到網(wǎng)絡(luò)信號等影響，不具有穩(wěn)定性，如果發(fā)生斷電的情況，人們就很難通過計(jì)算機(jī)查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發(fā)明了光盤等信息化的產(chǎn)物，通過將檔案存儲其中，就能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)。這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們帶來的便利之處。在電子檔案的管理過程中，歸檔是一項(xiàng)重要的工作，過去要想將檔案進(jìn)行歸檔，一般需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，有些檔案存在關(guān)聯(lián)性，對檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠有效的對檔案進(jìn)行資源的整合，可以將檔案進(jìn)行編目，同時(shí)也能夠加快檔案整理的時(shí)間，形成具有實(shí)際價(jià)值的檔案資源。綜上所述，我們應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)或各個(gè)部門必然要進(jìn)行的信息資源的管理，在長期發(fā)展的過程中，電子檔案必將會成為相關(guān)部門主要的工作重心，通過對檔案進(jìn)行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實(shí)性以及可靠性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2、電子檔案的分類

由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實(shí)體的屬性聯(lián)系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。但考慮到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況及所產(chǎn)生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號和檔案分類號劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經(jīng)營管理文件、生產(chǎn)管理文件、財(cái)務(wù)審計(jì)文件、人事勞資文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、科研文件、基本建設(shè)文件和設(shè)備設(shè)施文件。同時(shí)，考慮到我國現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長期的調(diào)研和實(shí)踐而制定出來的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價(jià)值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據(jù)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定相應(yīng)的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統(tǒng)性和合理性。

3、電子檔案在管理工作中的影響

過去，檔案管理人員主要管理的是紙質(zhì)的文件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責(zé)任心。但是在計(jì)算機(jī)得到發(fā)展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過磁盤錄入的方式對檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案由此發(fā)展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時(shí)也促進(jìn)了電子信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。人們通過對檔案進(jìn)行有效的管理，逐漸形成了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時(shí)效率也得到了進(jìn)一步提高。所以說電子檔案的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了重要的意義。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

檔案分類方式范文第4篇

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案管理；管理流程；規(guī)范化

農(nóng)村檔案是國家檔案的重要組成部分，是建設(shè)社會主義新農(nóng)村的真實(shí)記錄。真實(shí)而完備的檔案記錄，對推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)農(nóng)村社會穩(wěn)定等方面都起著積極而重大作用。本文就如何規(guī)范農(nóng)村檔案管理流程進(jìn)行了粗淺的探析。

一、健全農(nóng)村檔案收集制度，確保檔案信息真實(shí)、完整

首先，完善檔案收集制度，是檔案收集工作開展和順利實(shí)施的基本保障。根據(jù)檔案制度細(xì)則，檔案收集人員可以清楚地知道哪些信息材料應(yīng)當(dāng)作為檔案內(nèi)容歸檔，哪些可不必入檔。根據(jù)檔案的意義，農(nóng)村檔案的收檔標(biāo)準(zhǔn)是：具有真實(shí)數(shù)據(jù)性、具有保存價(jià)值，對新農(nóng)村建設(shè)、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、農(nóng)民發(fā)展具有數(shù)據(jù)支持、考證依據(jù)的文件、資料等都應(yīng)該入檔保存。當(dāng)前，隨著社會主義新農(nóng)村建設(shè)的不斷推進(jìn)，農(nóng)村檔案內(nèi)容也有了新的內(nèi)容變化。所以，農(nóng)村檔案的重心轉(zhuǎn)向了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的現(xiàn)代化、農(nóng)村社會的新面貌、農(nóng)村基層建設(shè)的新方向及農(nóng)村管理的新策略上。比如，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營檔案、村容村貌整治檔案、村兩委選舉檔案等等。

具體來說，農(nóng)村檔案內(nèi)容主要有兩個(gè)來源：第一，來自村支部、村委會、婦委會、民兵組織等自治機(jī)構(gòu)內(nèi)容已經(jīng)完備的檔案。該類檔案隨著新農(nóng)村建設(shè)的不斷深入，會不斷有內(nèi)容需要添加到檔案記錄中去。所以，農(nóng)村檔案室必須有專人負(fù)責(zé)，隨時(shí)將新的檔案內(nèi)容入檔，確保重大事件都有檔案記載。第二，村辦企業(yè)和村民檔案。該類檔案是本村的特色檔案。其次，完善的收集制度為檔案工作人員采取合適的收集方式指明了道路。傳統(tǒng)的檔案收集方式一般為定期接收。這種被動的接受方式，使很多有價(jià)值的、需收檔的文件、資料被遺漏，有的因收檔不及時(shí)，造成了真實(shí)性的降低，失去了存檔的意義。所以，檔案征集應(yīng)該發(fā)揮檔案部門的積極性和主動性，采取多種方式采集檔案內(nèi)容，使得盡量多的有參考價(jià)值、借鑒意義的原始材料收歸檔案，為社會主義新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、細(xì)致農(nóng)村檔案分類，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的有序化

檔案整理時(shí)一項(xiàng)繁瑣而細(xì)致的工作，也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要是完成檔案內(nèi)容的分類，使整個(gè)檔案內(nèi)容依據(jù)一定的內(nèi)在聯(lián)系，有機(jī)排序，成為完成的邏輯性強(qiáng)的整體。傳統(tǒng)的檔案室所保存的文件存在著門類不全、雜亂無序的狀態(tài)，給以后的查閱工作帶來了極大的麻煩，以至于檔案不能很好地被利用，所以，檔案的分類歸檔勢在必行。依據(jù)農(nóng)村機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系等，可將檔案分為以下幾類：文書類、科技類、會計(jì)類、聲像類、實(shí)物類、村民類等。各類檔案的入檔具體內(nèi)容如下：文書類內(nèi)容為黨和群眾的工作要點(diǎn)、村民自治規(guī)則、社會保障、計(jì)劃生育、村農(nóng)建設(shè)等內(nèi)容；科技類內(nèi)容主要為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的設(shè)備儀器、村內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、農(nóng)業(yè)研究史料等；會計(jì)類檔案內(nèi)容主要為賬簿、報(bào)表、憑證等；聲像類內(nèi)容為照片、錄音帶、光碟等；實(shí)物類內(nèi)容為獎(jiǎng)狀、近期、印章、禮品等；村民類內(nèi)容為各農(nóng)戶的大事要事等。

依據(jù)以上的分類整理細(xì)則，檔案工作人員可以有針對性地將這些內(nèi)容按要求分類、保存，并隨著時(shí)間的推移，不斷將相應(yīng)類別的內(nèi)容添加到相應(yīng)的門類中去，很容易就可將工作做得井然有序，為以后的查閱工作提供了很大的方便。

三、革新農(nóng)村檔案保管思路和途徑，確保檔案安全性

優(yōu)質(zhì)的檔案保管工作，是確保檔案載體的安全和信息完整性的重要保障。檔案保管在檔案管理中具有重大意義，它為檔案管理工作提供了工作對象，沒有保管好的檔案，管理也就失去了意義。受傳統(tǒng)思想的影響，農(nóng)村地區(qū)對檔案的重視度不夠，又因檔案人數(shù)有限、經(jīng)費(fèi)不足及管理水平有限等因素，檔案保管的條件更要得到重視，因?yàn)闄n案保管質(zhì)量的好壞直接決定了檔案保管工作的成功與否，也關(guān)系到檔案的后期利用。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在農(nóng)村的檔案室一般都較為簡陋：一臺電腦、幾個(gè)檔案柜子，甚至有些檔案只是被對方在墻角等做簡單的存放?？梢?，改善農(nóng)村檔案保管工作迫切需要被重視，有關(guān)部門應(yīng)改善檔案保存環(huán)境，將檔案保管中作作為檔案管理的重點(diǎn)來抓。

做好檔案保管工作，需要注意以下幾點(diǎn)。第一：按檔案的價(jià)值、唯一性程度等因素進(jìn)行評估，實(shí)行分級管理。這樣就能使最為珍奇的資料被重點(diǎn)保管，保障了該資料較長的使用價(jià)值。由于農(nóng)村檔案室條件簡陋、保管設(shè)備落后，可以考慮將重要檔案做本地備份異地保管措施，一方面避免了避免了惡劣自然環(huán)境及人為原因造成的損壞問題。另一方面也警醒檔案保管人員要安全管理，自覺提高防范安全隱患的意識。對于檔案保管的技巧，筆者建議各村檔案管理人員可創(chuàng)辦檔案協(xié)會，通過協(xié)會活動交流、探討最佳的檔案保管措施和方法。

四、多措并舉，提高農(nóng)村檔案利用率

檔案利用是檔案管理工作的最終目的。傳統(tǒng)的檔案管理，只重視保管過程，不重視價(jià)值利用。所以，我們要重視檔案對社會主義新農(nóng)村建設(shè)的意義，并采取多種方法，使檔案發(fā)揮其最大的服務(wù)能效。由于農(nóng)村檔案室規(guī)模小、檔案內(nèi)容相對粗糙、影響力不大等因素的限制，對農(nóng)村檔案室的利用工作相對較難。為使農(nóng)村檔案發(fā)揮更大的服務(wù)作用，筆者提出幾點(diǎn)提高檔案利用率的方法：第一，農(nóng)村檔案工作人員要主動提供檔案服務(wù)。由于農(nóng)民們沒有使用檔案的習(xí)慣，所以他們積極有利用檔案的需求，也不可能想到通過到檔案室查閱信息解決問題。這就需要檔案工作人員通過主動的服務(wù)態(tài)度，主動為農(nóng)民和社會機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。第二，提高村民的檔案利用意識。在農(nóng)村，農(nóng)民對檔案知識了解有限，以至于他們想不到用檔案解決問題。所以，檔案工作人員應(yīng)走進(jìn)村民中，通過正式或非正式的走訪方式普及檔案知識，讓村民了解檔案的用途。同時(shí)，檔案工作人員還要不斷完善檔案查閱、外借、復(fù)印等利用方式，并做好相應(yīng)的記錄，歸納總結(jié)各類檔案的利用率，并有針對性地提高檔案工作效率，切實(shí)將農(nóng)村檔案工作與農(nóng)民的需求有機(jī)結(jié)合起來，提高檔案的利用價(jià)值。

總之，農(nóng)村檔案管理工作是一項(xiàng)意義重大且流程復(fù)雜的重要工作，所以，檔案工作必須健全管理制度，確保檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性、價(jià)值性，并對其合理分類、妥善保管，以實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案最大的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

檔案分類方式范文第5篇

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗(yàn)

1 什么是專門檔案

專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。

專門檔案是一個(gè)群體概念，不是說某一個(gè)檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨(dú)立性。

2 專門檔案分類的優(yōu)勢

專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強(qiáng)烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。

同時(shí)，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨(dú)分類、單獨(dú)存儲，同時(shí)其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。

3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作

3.1 要掌握靈活性

管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時(shí)，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時(shí)候可以選擇按照出版時(shí)間加以分類，也可以選擇按照出版地點(diǎn)加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日報(bào)》可以和同時(shí)間的《人民日報(bào)》一同歸檔，也可以按照地域和同一時(shí)間的《揚(yáng)子晚報(bào)》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實(shí)要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。

另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨(dú)放置，避免消磁。同時(shí)因?yàn)槁曄駲n案的瞬時(shí)性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時(shí)歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞荨τ诟泄獠牧虾痛挪牧系慕栝唵栴}上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。

3.2 要重視完整性

專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案偵查、檢察機(jī)關(guān)提訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時(shí)間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財(cái)會、驗(yàn)收等方方面面，其參與部門之多、時(shí)間之長、工程之復(fù)雜等都非?？简?yàn)機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點(diǎn)，在后期的核查及糾錯(cuò)將會出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。

對于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜?，在記中還應(yīng)當(dāng)對檔案生產(chǎn)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)督。

3.3 要強(qiáng)調(diào)時(shí)效性

不同的專門檔案有不同的管理方式?，F(xiàn)實(shí)社會中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時(shí)效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時(shí)限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價(jià)值，這時(shí)我們可以將超時(shí)的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨(dú)立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。

對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時(shí)效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時(shí)間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時(shí)也要注意保質(zhì)期限。

如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。