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電子檔案信息范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案信息 電子化現(xiàn)狀必要性

前言：檔案信息電子化就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。

1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀

我國檔案管理應(yīng)用信息電子化得時(shí)間不是很久，在應(yīng)用上仍存在著很多問題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設(shè)備的型號(hào)完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴(yán)重阻礙了信息電子化的進(jìn)程和發(fā)展。

1.2 無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

我國的檔案管理部至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，我國現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無法到達(dá)用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。

1.3 基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎(chǔ)工作必須達(dá)到一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但由于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多種原因，我國檔案信息管理自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，都是各自的系統(tǒng)適應(yīng)各自的工作或者適應(yīng)某一個(gè)專業(yè)，無法全面的實(shí)施、推廣。

1.4 管理方法意識(shí)有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應(yīng)檔案信息電子化的發(fā)展要求。

1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實(shí)現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對計(jì)算機(jī)知識(shí)達(dá)到一定的水平，從我國目前的電子信息化發(fā)展來看，需要的是專業(yè)型的復(fù)合知識(shí)人才，實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發(fā)展

隨著電子信息不斷的進(jìn)入各個(gè)行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個(gè)沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機(jī)讀文件是一個(gè)很大的進(jìn)步。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會(huì)上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設(shè)備提高應(yīng)用信息的利用率。

3.2 提高信息的時(shí)效性

相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時(shí)效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.3 經(jīng)費(fèi)限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經(jīng)費(fèi)是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費(fèi)。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時(shí)擴(kuò)大了社會(huì)的影響，增加了服務(wù)的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國際化接軌的進(jìn)程

檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業(yè)都應(yīng)該意識(shí)到他是社會(huì)發(fā)展的總方向，要做高提前的應(yīng)對措施，適應(yīng)這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時(shí)候可以做到最好的應(yīng)對。

4.檔案信息電子化的建議

面對檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

具體的操作就是通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 正確面對電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整

我國對檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質(zhì)要緊跟時(shí)代的步伐，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。這是適應(yīng)檔案信息電子化得根本對策，必然途徑。

電子檔案信息范文第2篇

[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

電子檔案信息范文第3篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；互補(bǔ)共存

21世紀(jì)以來，我國的信息技術(shù)進(jìn)入了迅速發(fā)展的階段，隨之而來的是電子信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的廣泛運(yùn)用，而在檔案管理方面，信息技術(shù)也帶來了相當(dāng)大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案?，F(xiàn)今社會(huì)正處于一個(gè)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案之間的互補(bǔ)共存顯得尤為重要。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的異同

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的相同點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴(yán)重影響紙張的保存質(zhì)量，使字跡模糊、紙張發(fā)霉等，容易導(dǎo)致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現(xiàn)各種程度的損壞，同樣會(huì)造成資料或信息的嚴(yán)重丟失。所以說無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子信息檔案，都應(yīng)該選擇一個(gè)非常合適的保管環(huán)境，保障資料的安全，同時(shí)也應(yīng)該用其它方式來做好資料的備份。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案兩者的差異

1.在載體方面兩者的差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實(shí)物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)，這種資料信息是可以隨時(shí)復(fù)制與轉(zhuǎn)存的。

2.在檔案保管方面兩者的差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點(diǎn)，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發(fā)的墨水，同時(shí)做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計(jì)算機(jī)設(shè)備及電子技術(shù)存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應(yīng)該對數(shù)據(jù)傳送過程進(jìn)行嚴(yán)格地控制保管，如建立安全的服務(wù)器、設(shè)置安全權(quán)限、數(shù)據(jù)加密等，以免造成資料數(shù)據(jù)的流失。

二、傳統(tǒng)檔案與電子檔案互補(bǔ)共存的必然性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩(wěn)定的性，同時(shí)極具法律效力，在各種機(jī)構(gòu)中都有著非常權(quán)威的地位，在這一點(diǎn)上，與電子檔案相比，有著非常大的優(yōu)勢，所以在發(fā)展電子檔案的同時(shí)也更應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理水平。

電子檔案極易復(fù)制與傳輸?shù)倪@一特點(diǎn)，使電子檔案資料有更好的開放性，同時(shí)電子檔案極易篩選，相關(guān)工作從開始到結(jié)束的一系列過程都通過電腦來實(shí)現(xiàn)，使檔案管理人員的工作時(shí)間能夠得到一個(gè)更為合理地利用，在對信息的調(diào)用上，也擺脫了傳統(tǒng)地域上與時(shí)空上的限制，極大地提高了相關(guān)人員的效率。從這一點(diǎn)上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個(gè)必然趨勢。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案各有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的工作中，檔案管理人員需要揚(yáng)長避短，將兩者進(jìn)行合理地搭配，找到一個(gè)互補(bǔ)共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。

三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案如何實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)共存

（一）做好傳統(tǒng)檔案與信息檔案的轉(zhuǎn)化工作

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進(jìn)行互相轉(zhuǎn)化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達(dá)到不同的利用效果；同樣的，紙質(zhì)檔案也可以通過掃描或計(jì)算機(jī)輸入的方式，快速地轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉(zhuǎn)化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個(gè)合適的臨界點(diǎn)。

（二）培養(yǎng)全面的檔案管理人才

傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發(fā)展方向下，也要求有一批緊跟時(shí)展步伐，專業(yè)的全面型的檔案管理人才。現(xiàn)階段，我國檔案相關(guān)工作人員想要適應(yīng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展，就必須積極的學(xué)習(xí)新的知識(shí)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)學(xué)習(xí)消化新的信息技術(shù)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方法的同時(shí)，也能熟練掌握電腦知識(shí)及相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備的使用，具備全面的管理水平，擔(dān)負(fù)起將傳統(tǒng)檔案與電子檔案完美結(jié)合的重任。

（三）對電子檔案運(yùn)行過程科學(xué)控制

電子檔案的運(yùn)行都是通過電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復(fù)制的特點(diǎn)，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全意識(shí)，加大所有相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全管理力度，設(shè)立一套對電子檔案運(yùn)行全過程的記錄監(jiān)管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉(zhuǎn)換，一直到存儲(chǔ)，都要對其進(jìn)行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩(wěn)定與正常運(yùn)行。

（四）現(xiàn)代檔案實(shí)行雙套制

想要達(dá)到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存，必須有一個(gè)比較完善的檔案管理方案。傳統(tǒng)檔案與電子檔案在收集的方式、時(shí)間以及其保護(hù)、利用、儲(chǔ)存等方面都不相同；同時(shí)，傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間是可以互相轉(zhuǎn)換的，所以我們必須建立兩套相互聯(lián)系又互相獨(dú)立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運(yùn)行、分別存儲(chǔ)，所以在管理時(shí)一定要使兩者之間可以聯(lián)系，要建立兩個(gè)方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據(jù)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點(diǎn)，我們可以實(shí)行保險(xiǎn)又簡單的雙套制，可以相互聯(lián)系的兩套不同的管理制度。

四、結(jié)語

在社會(huì)發(fā)展中，傳統(tǒng)檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發(fā)展。為此，相關(guān)的檔案管理工作人員必須做好傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達(dá)到一個(gè)最為合理的共存關(guān)系，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)用的效用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙暉.城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析[J].城建檔案，2012（07）.

電子檔案信息范文第4篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案；開放利用；信息安全保障；問題與對策

引言

電子檔案是一種基于數(shù)字化技術(shù)所建立的一種信息管理平臺(tái)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化的技術(shù)與平臺(tái)，不僅可以提高信息數(shù)據(jù)的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因?yàn)闄n案開放利用的現(xiàn)象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具備顯著意義。

1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題

1.1電子檔案信息安全問題

網(wǎng)絡(luò)安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)直接體現(xiàn)：①電子檔案信息的長效性，數(shù)字檔案對于網(wǎng)絡(luò)的依賴性較為明顯，如果網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，則電子檔案內(nèi)的信息也會(huì)隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長效性，就務(wù)必提升網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會(huì)導(dǎo)致電子檔案內(nèi)的信息完整性遭受破壞，出現(xiàn)被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實(shí)性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因?yàn)槿魏蔚臋n案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容，這也是開放性利用的環(huán)境下電子檔案信息安全的主要問題。

1.2影響電子檔案信息安全的主要因素

就當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，應(yīng)當(dāng)電子檔案信息安全的主要因素主要有三個(gè)方面。①網(wǎng)絡(luò)的安全性。網(wǎng)絡(luò)本身的不安全性必然會(huì)導(dǎo)致電子檔案內(nèi)信息安全性遭受破壞和影響；②外部環(huán)境的安全性。例如電子檔案的硬件設(shè)備在發(fā)生故障時(shí)，必然會(huì)導(dǎo)致電子檔案的信息發(fā)生丟失、停運(yùn)以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時(shí)性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時(shí)性，在許多領(lǐng)域中檔案的更新和修改速度有待提升。

2電子檔案開放利用中信息安全保障改進(jìn)對策

通過上述關(guān)于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現(xiàn)的問題可以發(fā)現(xiàn)，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環(huán)境之下提高電子檔案的管理質(zhì)量，并從根本上著手，優(yōu)化國家的信息網(wǎng)絡(luò)安全性，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)的安全屏障[2]。例如采用以下幾個(gè)方面的措施：①構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，例如在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中構(gòu)建各種安全管理技術(shù)，例如路由安全技術(shù)、訪問控制技術(shù)、密碼技術(shù)、安全管理技術(shù)、系統(tǒng)漏洞技術(shù)、病毒查殺技術(shù)以及防火墻技術(shù)等；②構(gòu)建安全可靠的檔案基礎(chǔ)，尤其是提高計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的防火防水防震動(dòng)等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進(jìn)電子檔案管理理念，從根本上提高對檔案管理的重視程度。意識(shí)是行動(dòng)的導(dǎo)向，為了持續(xù)創(chuàng)新和完善電子檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的功能，確保檔案管理可以推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，提高數(shù)字化檔案管理意識(shí)成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并構(gòu)建行之有效的管理制度進(jìn)行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標(biāo)和方式，管理措施、管理內(nèi)容以及管理要求等，明確每一個(gè)電子檔案信息安全管理部門的職責(zé)以及任務(wù)，例如法律法規(guī)支撐、環(huán)境與設(shè)備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護(hù)技術(shù)支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標(biāo)。

3總結(jié)

綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動(dòng)檔案發(fā)展，并且顯著優(yōu)化檔案的儲(chǔ)存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發(fā)展方向。但是，我國當(dāng)前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務(wù)必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，提高信息安全保障效果，推動(dòng)電子檔案長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]吳新麗，常樂，江丹.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].青年與社會(huì)，2014，23（2）：150.

電子檔案信息范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案；風(fēng)險(xiǎn)；管理；安全

人事檔案隨著人事制度的改革，其工作也發(fā)展到了網(wǎng)絡(luò)化和信息化的階段，基于電子化的認(rèn)識(shí)，檔案的管理模式發(fā)生了從管檔案到提供服務(wù)的過渡轉(zhuǎn)變。同時(shí)，信息化的環(huán)境下各種各樣的危險(xiǎn)因素和隱患都會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息的泄露、篡改等，影響到人事檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。有鑒于此，本文主要對人事檔案在信息時(shí)代的安全策略進(jìn)行研究。

一、電子檔案信息的基本特征

電子檔案信息屬于檔案信息,除了網(wǎng)絡(luò)化特征的共享性、流動(dòng)性之外，還具有檔案信息的基本特點(diǎn)：

（一）本源性特征。電子檔案信息是基于人類生活和生產(chǎn)中的記錄信息，其具有十分顯著的本源特征。這也是電子檔案信息和非檔案信息的本質(zhì)區(qū)別。

（二）回溯性特征。信息檔案中的記錄內(nèi)容是對已經(jīng)產(chǎn)生的一些歷史、活動(dòng)等信息的記載，這個(gè)過程作為一種記錄性的內(nèi)容具有明顯的回溯特征。相對于紙質(zhì)檔案，其回溯功能更為簡便。

（三）聯(lián)系性特征。電子檔案信息中便顯出時(shí)間、形式、來源、內(nèi)容上的關(guān)聯(lián)，盡管是以文件單體的形式形成，但卻是以文件組合的形式而存在和運(yùn)動(dòng)的。因而，具有顯著的聯(lián)系特征。

（四）分散性特征。在微觀上，電子檔案的形成有著階段性、過程性的特點(diǎn)，在時(shí)間和內(nèi)容上被分散和分割。因而，在整體上看信息內(nèi)容雜亂、零散。在宏觀上電子檔案的形成數(shù)量和內(nèi)容上多樣化、層次不一，職能不同，檔案的形成具有分散性和廣泛性。除此之外，電子檔案還具有網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)軟硬件的依賴性特征，存儲(chǔ)的高密度特征、信息構(gòu)成的復(fù)雜性特征等。

二、電子人事檔案信息的安全需求

人事檔案是反映個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷和工作實(shí)踐的信息記載，也是一個(gè)人技術(shù)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力和思想品質(zhì)的反映，無論是國有的企事業(yè)單位的錄用還是民營公司的招聘中，都無一例外的會(huì)對個(gè)人的檔案信息進(jìn)行查閱。人事檔案信息依賴于計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、軟件和硬件以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因而對互聯(lián)網(wǎng)具有較大的依賴性，而互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放式的平臺(tái)，安全保障是重點(diǎn)?？偟膩碚f，人事電子檔案的安全需求在以下幾點(diǎn)：

（一）實(shí)體安全保護(hù)。實(shí)體安全保護(hù)指的是電子人事檔案的存儲(chǔ)的載體，也就是計(jì)算機(jī)的硬件平臺(tái)，系統(tǒng)設(shè)備和相關(guān)的物理設(shè)施。實(shí)體安全是電子人事檔案的前提，實(shí)體的安全若無法保證，整個(gè)電子檔案的安全就無從談起。

（二）軟件安全保護(hù)。軟件安全保護(hù)主要是保障電子檔案信息在一定的軟件環(huán)境下的安全操作，使檔案信息避免被篡改、復(fù)制或是惡意的破壞。主要包括軟件的自身安全、存儲(chǔ)安全、通信安全以及使用運(yùn)行安全等。

（三）信息內(nèi)容的安全。這里主要指的是電子檔案信息的數(shù)據(jù)安全。這是電子檔案安全中的最重要的內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)的完整性保護(hù)、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)、檔案數(shù)據(jù)的完整有效性等。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)主要是針對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)面臨的威脅和網(wǎng)絡(luò)的脆弱性而采取的防護(hù)措施。

三、影響電子人事檔案安全的因素

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子人事檔案的管理存在著許多的隱患和潛在的危險(xiǎn)，主要影響因素表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）電子人事檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施落后。這里主要包括計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信系統(tǒng)和電力分配系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)對信息的安全至關(guān)重要。但是，實(shí)踐中當(dāng)前的硬件設(shè)施條件無法匹配完全管理的需要，使得人事檔案的信息管理工作任務(wù)繁重，許多設(shè)備常常故障運(yùn)行、運(yùn)行環(huán)境較差、設(shè)備的兼容性較差、信息保存的環(huán)境惡劣，導(dǎo)致人事系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不可讀取、丟失或被毀壞，嚴(yán)重威脅到電子人事檔案的安全。

（二）電子人事檔案的軟件系統(tǒng)環(huán)境薄弱。在最初的軟件環(huán)境的構(gòu)建中就忽視了一些漏洞的存在，存在嚴(yán)重的漏洞風(fēng)險(xiǎn)，加上軟件自身的安全缺陷和設(shè)計(jì)初期的遺留問題，給電子人事檔案留下了致命的短板。此外，網(wǎng)絡(luò)管理人員在人事檔案的流轉(zhuǎn)中未能發(fā)揮作用，對信息的基本加密、傳送和存儲(chǔ)處理等控制措施沒有安全配置，導(dǎo)致了人事信息受到安全威脅。

（三）人事信息的管理不善。檔案的安全管理法規(guī)和制度尚未健全，加之管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任心等因素的影響都將給人事信息的管理帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）不法分子的惡意攻擊。由于主觀和客觀上的原因，導(dǎo)致了許多不法分子惡意的攻擊、損毀、竊取和篡改人事信息的案例，網(wǎng)絡(luò)黑客頻繁地攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，破壞數(shù)據(jù)庫。主觀上的盜取信息這無疑是最為嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、保證電子人事檔案安全的對策

無論是實(shí)體的安全還是虛擬的安全，當(dāng)前電子人事檔案的管理上和技術(shù)上都存在著一些明顯的缺陷和不足。為了應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)，保證電子人事檔案的安全，應(yīng)從以下幾個(gè)方面展開對策：

（一）強(qiáng)化人事檔案的安全意識(shí)。無論是檔案的管理人員、系統(tǒng)的平臺(tái)維護(hù)人員還是信息的使用人員，都應(yīng)樹立科學(xué)的檔案安全意識(shí)，將防御和防治結(jié)合起來，以防為主，防治結(jié)合的方針要嚴(yán)格貫徹，提升人員的責(zé)任感、安全感。認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，開展安全教育，將檔案安全貫徹到每個(gè)人的頭上。

（二）建立檔案信息安全的保障體系。簡單地從每一個(gè)環(huán)節(jié)上保障安全是不夠的，需要聯(lián)動(dòng)地將每個(gè)環(huán)節(jié)都聯(lián)系起來，建立一個(gè)整體性的保障體系措施。因而需要從戰(zhàn)略角度來構(gòu)建保障體系，考慮法律制度、法規(guī)條文、組織管理、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施等，將技術(shù)措施、管理措施、法律約束融合為一體，讓保障體系在根本上保障信息安全，確保信息的不泄密、不損壞、不丟失。

（三）完善相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化信息標(biāo)準(zhǔn)主要是針對數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行規(guī)范、信息的使用規(guī)范做出一定的約束限制，避免因?yàn)橹饔^上的失誤導(dǎo)致信息的安全風(fēng)險(xiǎn)，通過多種形式制定適合于自身的保護(hù)和保密制度，將技術(shù)和法規(guī)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)人事工作的安全協(xié)調(diào)，共同防護(hù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）建立安全保障機(jī)制。前面的措施主要的都是防范措施，一旦發(fā)生了信息的泄露或是發(fā)生了安全風(fēng)險(xiǎn)，如何來積極應(yīng)對也應(yīng)提前規(guī)劃布局。人事信息的管理部門應(yīng)完善和出臺(tái)適用自身信息安全的預(yù)警系統(tǒng)和響應(yīng)機(jī)制，對可能發(fā)生的危機(jī)和后果進(jìn)行提前預(yù)判和估計(jì)，做好應(yīng)急準(zhǔn)備，完善防范手段，提升安全處置能力。建立人員的管理制度、技術(shù)管理制度、病毒防護(hù)制度等。加強(qiáng)日常安全風(fēng)險(xiǎn)排查活動(dòng)，進(jìn)行必要安全風(fēng)險(xiǎn)的演練，開展各式各樣的安全培訓(xùn)活動(dòng)，提升防護(hù)和防治技能。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的電子化的趨勢給檔案館帶來了一定的改變和沖擊，檔案信息的收集和管理也出現(xiàn)了一些新的問題，其中最為突出的當(dāng)屬信息的安全問題。研究電子檔案的信息安全是對傳統(tǒng)檔案管理研究的拓展，這對檔案學(xué)的相關(guān)研究和發(fā)展理論有著一定的推動(dòng)作用。在未來的實(shí)踐中，檔案安全應(yīng)作為主要的研究方向，進(jìn)一步從多角度、多維度展開深入研究。

參考文獻(xiàn)：

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